Neuvottelumenettely – silloin kun ei ole valmista ratkaisua hankintaan

Julkisissa hankinnoissa kolme käytetyintä hankintamenettelyä ovat suhteellisen yksinkertainen avoin menettely, monivaiheinen rajoitettu menettely ja joustava neuvottelumenettely (Kemppinen 2024a; 2024b). Neuvottelumenettely käynnistyy hankintailmoituksen julkaisemisella, johon kaikki halukkaat toimittajat voivat pyytää hankintayksiköltä oikeutta osallistua (Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1397/2016).

Neuvottelumenettelyn käyttöön liittyy joitain lainsäädännön asettamia rajoituksia.  Hankintayksiköllä on oikeus käyttää neuvottelumenettelyä, jos:

• Hankinta edellyttää jo olemassa olevien ratkaisujen mukauttamista
• Hankintaan liittyy erilaista suunnittelua ja innovatiivisia ratkaisuja
• Hankinta on monimutkainen ja edellyttää neuvotteluja ennen hankintapäätöksen tekemistä
• Hankinnan kohteen kuvausta ei ole mahdollista laatia riittävän tarkasti
• Muilla hankintamenettelyillä aiemmin tehdyissä kilpailutuksissa ei ole saatu tarjouksia, niitä ei ole voitu hyväksyä tai ne eivät ole vastanneet tarjouspyyntöä (Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1397/2016).

Neuvottelumenettelyn toteuttaminen vaatii hankintayksiköltä paljon etukäteissuunnittelua. Hankintayksikö määrittelee neuvottelujen sisällön, aikataulun ja prosessin vaiheet. Hyvin toteutettuna neuvottelumenettelyssä onnistutaan vakuuttamaan yhteisymmärryksessä hankinnan tavoitteista ja vastaanottamaan vertailukelpoisia tarjouksia (Eskola ym. 2017).

Tämänkaltaisia hankintoja voivat olla esimerkiksi saneerauskohteet, joissa kustannuksia on ehkä vaikea määritellä etukäteen kohteen haasteellisuuden vuoksi (Minilex 2024).

Erikoistietämystä tarvitaan niin tekijöiltä kuin tilaajiltakin

Prosessina neuvottelumenettely on yleensä hitaampi kuin avoin tai rajoitettu menettely. Se voi osoittautua myös muita menettelyjä kalliimmaksi, koska se vaatii kaikilta osapuolilta enemmän aikaa ja suuremman työpanoksen (Eskola ym. 2017).

Neuvottelumenettelyssä voidaan rajoittaa ehdokkaiden määrää, jotka kutsutaan neuvotteluihin. Ehdokkaita on kuitenkin kutsuttava neuvotteluihin vähintään kolme, jos menettelyyn soveltuvia ehdokkaita ole vähemmän tarjolla (Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1397/2016).

Neuvottelumenettelyssä korostuu tarjoajien tasapuolinen kohtelu. Mikäli prosessin aikana tulee muutoksia, niistä on informoitava kaikki tarjoajia ja tarjoajille on varattava riittävästi aikaa muuttaa omia tarjouksiaan hankinnan vaatimusten mukaiseksi (Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1397/2016).

Hankintamenettely päätetään ilmoituksella tarjoajille ja lähettämällä kilpailutuksessa mukana oleville lopullinen tarjouspyyntö, jonka pohjalta tarjoukset tulee jättää (Eskola ym. 2017).

Neuvottelumenettelystä tekee poikkeavan muihin hankintamenettelyihin erityisesti se, että hankintayksikkö kutsuu osallistujat neuvotteluihin. Tämä vaatii hankintayksiköltä hyvää markkinatuntemusta, jotta kaikki potentiaaliset tarjoajat tulevat huomioiduiksi neuvottelumenettelyä käynnistettäessä.

Lähteet

Beeki. 2012. Schumacher, D. Talo, peruutus, kunnostus. Pixabay. Viitattu 26.8.2024. Saatavissa https://pixabay.com/fi/photos/talo-peruutus-kunnostus-22324/

Eskola ym. 2017. Julkiset hankinnat. Helsinki: Alma Talent Oy. Viitattu 19.8.2024. Saatavissa https://verkkokirjahylly-almatalent-fi.ezproxy.saimia.fi/teos/DAGBHXCTDG#/kohta:3/piste:b1246  

Kemppinen, J. 2024a. Avoin menettely julkisissa hankinnoissa. LAB Focus. LAB-ammattikorkeakoulu. Viitattu 26.8.2024. Saatavissa https://blogit.lab.fi/labfocus/avoin-menettely-julkisissa-hankinnoissa/

Kemppinen, J. 2024b. Rajoitettu menettely – kun palveluntarjoajia on paljon. LAB Focus. LAB-ammattikorkeakoulu. Viitattu 26.8.2024. Saatavissa https://blogit.lab.fi/labfocus/rajoitettu-menettely-kun-palveluntarjoajia-on-paljon/

Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1397/2016. Finlex. Viitattu 26.8.2024. Saatavissa https://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2016/20161397#Pidm46111191429856  

Minilex. 2024. Neuvottelumenettely poikkeuksena kilpailuttamisvelvollisuudesta. Viitattu 26.8.2024. Saatavissa https://www.minilex.fi/a/neuvottelumenettely-poikkeuksena-kilpailuttamisvelvollisuudesta