Kirjanpidon opiskelun aloittanut kuulee usein puhuttavan täsmäytyksistä ja tilien täsmäämisestä. Termi toistuu usein, ja kirjanpidon ammattilaiset tavoittelevat tilien täsmäämistä, mutta mitä täsmäyttäminen oikein on, ja miksi se on kirjanpidon kannalta tärkeää?
Aukoton kirjausketju eli audit trail
Kirjanpitolain mukaan kirjanpito tulee toteuttaa aukottomasti siten, että liiketapahtumat, tositteet ja kirjaukset osakirjanpidosta pääkirjanpitoon ja edelleen tilinpäätökseen sekä päinvastoin pystytään helposti todentamaan. Sama pätee verottajalle ja muille viranomaisille tehtäviin raportteihin ja ilmoituksiin. (Kirjanpitolaki 1336/1997, 2: 6 §.) Tämä edellyttää dokumentointia, ja täsmäytys onkin suositeltu toimenpide audit trail -vaatimuksen toteuttamiseksi (Kirjanpitolautakunta 2021, 19).
Täsmäytys on kirjanpidon summien vertailua ja oikaistavien erojen etsimistä pääkirjanpidon ja osakirjanpitojen välillä sekä eri järjestelmien kesken. Säännöllisin täsmäytyksin varmennetaan kirjanpidon lukujen oikeellisuus ja täydellisyys sekä kirjanpidon luotettavuuden säilyminen. (Kerbs 2020, 96.) Käteistä käytettäessä tulisi käteiskassa laskea säännöllisesti ja täsmätä kirjanpitoon. Myös pankkitilin saldon on täsmättävä kirjanpidon pankkitilin saldon kanssa. (Kirjanpitolautakunta 2021, 19).
Täsmäytys on tärkeää, sillä täsmäytyksin varmistetaan kaikkien kirjanpitoon kuuluvien liiketapahtumien kirjaaminen oikein kirjanpitoon ja tilinpäätöksen eheyden säilyminen (Kerbs 2020, 96). Jos täsmäytystä ei ole tehty, voi asia johtaa esimerkiksi väärin perustein maksettuihin veroihin. Virheet vaativat oikaisua, jotta tilinpäätös saadaan päätökseen. Virheiden selvittäminen vie runsaasti energiaa ja yrityksen resursseja, ja siksi säännöllinen kuukausittain tehty täsmäytys on ensiarvoisen tärkeää.
Täsmäytysten dokumentointi
Porkka (2023) selvitti opinnäytetyössään kirjanpidon täsmäytysprosessin yhtenäistämistä ja täsmäytysten kehittämismahdollisuuksia kunta-alan talous- ja henkilöstöhallintoa sekä IT:tä hoitavassa yrityksessä. Kirjanpidon täsmäytysten työkaluksi laadittiin kaikille yhtenäinen täsmäytysdokumentti, joka todentaa tehdyt täsmäytykset työntekijöille sekä tilintarkastajille. Täsmäytysdokumentin tavoitteena on yhtenäistää täsmäytysprosessia ja parantaa tiedonkulkua ja läpinäkyvyyttä sekä helpottaa sijaistamista, kun tehdyt täsmäytykset löytyvät selkeästi ja yhtenäisesti dokumentoituina kaikkien asiakkaiden osalta.
Täsmäytys on keskeinen osa kirjanpitoa, sillä sen avulla kirjanpidon ammattilainen näyttää oman osaamisensa ja tietää tehneensä virheetöntä työtä. Erilaisten sähköisten järjestelmien yleistyessä myös niissä saattaa esiintyä häiriöitä, joista syntyvät virheet selviävät täsmäytysprosessissa. Täsmäytykseen käytetty aika palkitsee tilinpäätöksen yhteydessä, kun vältytään aiempien virheiden työläiltä selvitysprosesseilta. Kokemuksen karttuessa myös erojen löytäminen helpottuu. Täsmäytyksen tulisikin olla osa kirjanpitäjän arkirutiinia, minkä avulla voidaan luottaa siihen, että kirjanpito on oikein.
Kirjoittajat
Outi Porkka valmistui tradenomiksi LAB-ammattikorkeakoulusta toukokuussa 2023.
Tatu Saarinen työskentelee lehtorina Liiketoiminta-yksikössä LAB-ammattikorkeakoulussa.
Lähteet
Grzeskiewicz, L. 2015. Kirjanpito, raportti, luottokortti, maksu, lataa. Pixabay. Viitattu 26.4.2023. Saatavissa https://pixabay.com/fi/photos/kirjanpito-raportti-luottokortti-761599/
Kerbs, T. 2020. Juoksevasta kirjanpidosta tilinpäätökseen käytännönläheisesti. Helsinki: Kauppakamari.
Kirjanpitolaki 1336/1997. Finlex. Viitattu 26.4.2023. Saatavissa https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1997/19971336
Kirjanpitolautakunta. 2021. Kirjanpitolautakunnan yleisohje kirjanpidon menetelmistä ja aineistoista 20.4.2021. Viitattu 25.5.2023. Saatavissa https://kirjanpitolautakunta.fi/documents/8208007/11087193/final+2021-04-20+KILA-menetelm%C3%A4ohje+(1).pdf/d19100d1-1b6d-e652-3be0-a22a1a157291/final+2021-04-20+KILA-menetelm%C3%A4ohje+(1).pdf?t=1619681814561
Porkka, O. 2023. Kirjanpidon täsmäytyksen yhtenäinen toimintamalli. AMK-opinnäytetyö. LAB-ammattikorkeakoulu, liiketalouden ja logistiikan ala. Lahti. Viitattu 26.4.2023. Saatavissa https://www.theseus.fi/bitstream/handle/10024/795472/Porkka_Outi.pdf?sequence=2&isAllowed=y
