Automaatio on muuttamassa monia työelämän osa-alueita, ja sen potentiaali matka- ja kuluhallinnassa on valtava. Vaikka automaation hyödyntäminen yrityksissä on vielä alkuvaiheessa, on automaatioon perustuvien ratkaisujen käyttöönotto tärkeää. Ne voivat nimittäin merkittävästi tehostaa prosesseja ja parantaa käyttäjäkokemusta.
Wikströmin (2024) opinnäytetyössä tutkittiin, miten matka- ja kuluhallintatoimintojen käyttäjäkokemusta voitaisiin kehittää kohdeyrityksessä. Tutkimus perustui henkilöstölle suunnattuihin kyselyihin, joista nousi esiin useita osa-alueita käyttäjäkokemuksen kehittämiseksi. Erityisesti korostui tarve automatisoidummille toiminnoille.
Tässä blogitekstissä käsitellään, miksi ja miten yritykset voivat hyötyä automaation integroinnista matka- ja kuluhallintaansa. Tekstissä keskitytään matkalaskujärjestelmissä vakiintuneeseen eKuittiin sekä automaation luottamuksen tärkeyteen.
Automaatio tehostaa matka- ja kuluhallintaa
Yritysten on Wikströmin (2024) mukaan keskityttävä automaation hyödyntämisessä tiettyihin, ennalta valittuihin kohteisiin olemassa olevien toimintojen kehittämiseksi. Tämä on erityisen tärkeää matka- ja kuluhallinnan prosesseissa, joissa automaation integrointi on äärimmäisen tärkeää yrityksen toimintojen tehostamiseksi. Vaikka automatisoinnin mahdollisuudet ovat rajattomat näissä toiminnoissa, on jokaisen yrityksen tunnistettava omat erityiset kehityskohteensa.
eKuitti – askel kohti vastuullisempaa tulevaisuutta
Paperikuittien käsittely on yksi manuaalisimmista osista matka- ja kuluhallintaa. Monissa yrityksissä noudatetaan samaa käytäntöä kuin valtiolla: matkalaskuun tulee aina liittää tositteet eli kuitit, kun niitä on saatavilla (Valtiovarainministeriö 2023). eKuitti tarjoaa vaihtoehdon, joka automatisoi paperikuitit kokonaan. Se mahdollistaa kuittitietojen automaattisen siirron ja yhdistämisen tilitapahtumiin, mikä vähentää manuaalista työtä ja virheiden riskiä (Valtiokonttori 2024).
Ekologisesti eKuitti on kestävä valinta, sillä se vähentää paperinkulutusta ja kuittitulostimista syntyvää jätettä. Vuonna 2020 Suomessa tulostettiin yli 1,7 miljardia paperikuittia, ja maailmanlaajuisesti määrä on noin 300 miljardia (Toimitus 2020).
Luottamuksen rakentaminen automaation ympärille
Luottamusta automatisoituihin prosesseihin auttaa se, että henkilöstö ymmärtää niiden merkityksen. Kun kaikki näkevät selkeästi, miksi muutoksia tehdään ja mitä niillä tavoitellaan, luottamus automaation tuomiin hyötyihin kasvaa. Tämä on perusta, jonka varassa yritykset voivat turvallisesti siirtyä kohti tehokkaampia automatisoituja työskentelytapoja. Näin ollen on elintärkeää, että yrityksissä investoidaan aikaa ja resursseja osaamisen ja luottamuksen kehittämiseen.
Yritysten on aika suunnata kohti automatisoidumpaa tulevaisuutta, jossa manuaaliset prosessit jäävät historiaan ja uudet, tehokkaat ratkaisut otetaan käyttöön täysimääräisesti.
Kirjoittajat
Heidi Wikström valmistuu keväällä 2024 LAB-ammattikorkeakoulun liiketoiminnan digitaaliset ratkaisut (YAMK) -koulutuksesta tutkintonimikkeellä tradenomi (ylempi AMK).
Sariseelia Sore työskentelee LAB-ammattikorkeakoulussa lehtorina ja koordinaattorina liiketoiminnan digitaaliset ratkaisut (YAMK) -koulutuksessa.
Lähteet
eTasku. 2024. Materiaalipankki tilitoimistojen vapaaseen käyttöön. Viitattu 19.5.2024. Saatavissa https://www.etasku.fi/materiaalipankki/
Toimitus. 2020. Paperikuittien haitat: Onko aika hyvästellä tulostettavat kuitit? Mobile Transaction. Viitattu 19.5.2024. Saatavissa https://fi.mobiletransaction.org/paperikuittien-haitat/
Valtiokonttori. 2024. eKuitti säästää aikaa ja rahaa. Viitattu 19.5.2024. Saatavissa https://www.valtiokonttori.fi/ekuitti/
Valtiovarainministeriö. 2023. Valtion matkustussääntö 2024. Viitattu 19.5.2024. Saatavissa https://vm.fi/valtion-matkustussaanto#/
Wikström, H. 2024. Käyttäjäkokemuksen kehittäminen osana matka- ja kuluhallintatoimintoja: Case Yritys X. Opinnäytetyö. LAB-ammattikorkeakoulu. Lahti. Viitattu 19.5.2024. Saatavissa https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2024060420684
