Digitalisaation vaikutukset yritysfuusiossa

Ketterät digistepit (LAB 2022) on Euroopan aluekehitysrahaston ja Päijät-Hämeen liiton rahoittama LAB-ammattikorkeakoulun ja LUTin yhteisesti toteuttama projekti, jossa autetaan päijäthämäläisiä yrityksiä kehittämään strategiaansa digitaalisuuden näkökulmasta. Yksi tilanteista, joissa oman digitaalisen strategian ymmärtämisen merkitys nousee esiin, on yrityskauppa. Näissä tilanteissa korostuu myös se, että digitaalinen strategia ei saisi olla erillinen laajemmasta yrityksen strategiasta, vaan osa sitä.

IT-migraatiolla tarkoitetaan kahden osapuolen datan ja ohjelmistojen siirtämistä eri systeemien ja ympäristöjen välillä. IT-migraatio tulee usein ajankohtaiseksi yrityksen sisäisen muutostyön tai yritysfuusion yhteydessä. Muutoksen työmäärä organisaatiolle riippuu täysin tehtävän työn laajuudesta, mutta projektiin liittyvät ominaispiirteet ja valmistelut eivät juurikaan muutu projektista toiseen. (RedHat 2021.)

IT-migraation tavoitteena on saavuttaa jotain uutta ja parempaa. Ainakin osa organisaatiosta joutuu ottamaan käyttöön järjestelmiä, jotka ovat heille uusia, mikä vaatii usein koulutuksia ja tilanteesta riippuen myös laitehankintoja, mutta IT-migraatio tarjoaa myös mahdollisuuksia. Esimerkiksi viestintäkanavien yhtenäistäminen tehostaa organisaation toimintaa tai migraatio voi olla tilaisuus tehdä uusia valintoja käytössä olevien digitaalisten työkalujen suhteen, jotta käytössä olevat työkalut palvelevat parhaiten organisaation laajempaa strategiaa.

Kuva 1. Digitalisaation kasvavat vaikutukset luovat uusia haasteita yrityskaupassa (geralt 2016)

IT-migraatio käytännössä

Valmistautuminen IT-migraation kaltaiseen projektiin on välttämätöntä. Järjestelmät ja niissä säilytettävät tiedot ovat usein niin keskeinen osa tämän päivän liiketoimintaa, että niiden menettäminen edes väliaikaisesti saattaa aiheuttaa välittömästi tai välillisesti merkittäviä tulonmenetyksiä. Tällöin on hyvä välttää turhat riskit ja ennakoida mahdollisia ongelmia riittävästi. Osaavan projektiryhmän luominen ja tarvittavan tiedon kerääminen tehtävästä prosessista ennen projektin aloittamista edesauttavat onnistumisessa. (Data4 2021.)

Projektiryhmän on hyvä tunnistaa omat vahvuudet ja harkita tarvittaessa ulkoista konsultaatiota. Konsultaation tai projektiryhmän osaamisen pohjalta pystytään luomaan aikataulutus ja tunnistamaan mahdolliset riskit, joita projektin aikana saattaa vastaan tulla. Migraatiota voi myös simuloida ennen varsinaista tapahtumaa, jotta voidaan tunnistaa mahdollisia ongelmakohtia. (Data4 2021.)

Projektin edetessä on hyvä kuitenkin muistaa, että uudistustyö saattaa vaikuttaa yksittäisestä osastosta koko organisaatioon. Toiminnassa on siis hyvä priorisoida tärkeysjärjestys ja muistaa vuorovaikutus projektin ulkopuolisen henkilöstön kanssa. Tiedottaminen tapahtuvista muutoksista niin asiakkaille kuin henkilökunnallekin auttaa pienentämään uudistustyöstä ilmeneviä negatiivisia vaikutuksia organisaation ilmapiirissä ja asiakkaiden kokemuksissa.

Kirjoittajat

Otto Kuittinen opiskelee LAB-ammattikorkeakoulussa ja toimi osana organisaation IT-migraatioprojektia.

Aki Vainio opettaa tietojenkäsittelyä LAB-ammattikorkeakoulussa, toimii asiantuntijana digitaalisuuteen liittyvissä projekteissa ja tuntee hyvin sen jännityksen, jonka arkaluontoisten tietojen migratoimiseen liittyvät riskit aiheuttavat.