Yrityksen elinkaarivalmennus ELIVA -hankkeessa (LAB 2023) on rakennettu pohjaa LAB-ammattikorkeakoulun opetuksen elinkeino- ja työelämäintegraation toimintamalleille. Hankkeen avulla on tuettu Etelä-Karjalan yritysten kasvua, innovaatioita sekä uudistumista yrityksen elinkaareen sulautuvalla yrityspalvelumuodolla. Hankkeen aikana on pyritty edistämään yrityksiä niiden elinkaaren eri vaiheissa hyödyntäen LAB-ammattikorkeakoulussa olevaa asiantuntija- ja opiskelijaresurssia.
Osana hanketta on pidetty yrittäjille valmennuksia, joiden yhteydessä on korostettu yrityksen dokumentaation merkitystä toiminnan ja mahdollisen tulevaisuudessa tapahtuvan myynnin kannalta. Valmennuksien yhteydessä heräteltiin yrittäjiä pohtimaan muun muassa yrityksen dokumentaation merkitystä erityisesti yrityksen myyntikuntoon valmistelun yhteydessä.
Yrityksen tiedonhallintatoimintojen ja dokumentaation perustana tulisi olla riittävän yksinkertainen toimintaan räätälöity tietojärjestelmäarkkitehtuuri, jossa asiakirjatieto pystytään tuottamaan helposti ja nopeasti osana yritystoimintaa. Tehokkaalla asiakirjahallinnolla pystytään säästämään aikaa ja suuntaamaan resursseja yrityksen kannalta tuottavaan toimintaan (Hummasti 2014).
Kolme ryhmää
Yrityksen dokumentit voidaan karkeasti jakaa yhtiötä käsitteleviin dokumentteihin, työnantajadokumentaatioon ja yrittäjän henkilökohtaisiin dokumentteihin. Yhtiötä käsitteleviin dokumentteihin voidaan lukea esimerkiksi perustamisasiakirjat, taloushallinnon asiakirjat, sopimukset, asiakasrekisterit ja vakuutukset. Työnantajadokumentaation kuuluvat vastaavasti kaikki yrityksen työnantajarooliin liittyvät asiakirjat.
Kolmantena kokonaisuutena ovat yrittäjän henkilökohtaiset dokumentit, esimerkiksi edunvalvontavaltuutus, testamentti ja avioehtosopimus.
Hyvä dokumentaatio helpottaa yrityskauppoja
Kun yritys ryhtyy suunnittelemaan omistajanvaihdosta, niin myytävän yrityksen dokumentaatio yrityksen keskeisistä toiminnoista luo pohjan yrityksen myynnille. Sen avulla ostaja voi arvioida, mitä hän on ostamassa ja missä kunnossa ostettava yritys on. Mitä paremmin dokumentaatio on laadittu, sitä helpompi myyjän selvittää ostajalle hänen haluamansa tiedot. Laadukas dokumentaatio on myös keskeinen apuväline yrityksen kauppahinnan määrittelyssä. Hyvän dokumentaation pohjalta on helpompi perustella myytävän yrityksen hinnan muodostuminen ostajalle.
Valmennustilaisuudessa yrittäjien kanssa käytyjen keskustelujen perusteella muodostui kuva, että yrittäjät olivat valmiita ryhtymään toimiin oman yrityksensä dokumentaation ajantasaistamiseksi. Tilaisuuteen osallistuneiden yrittäjien kommenteista kävi ilmi, että asiakirjahallintoon ja dokumentaatioon on syytä panostaa, koska se antaa hyvän kuvan, kuinka yritystä on hoidettu. Sitä kautta hyvin hoidetun yrityksen on helpompi löytää ostaja tulevaisuudessa.
Jarmo Kemppinen, KTM, toimii LAB-ammattikorkeakoulussa Liiketoiminta-yksikössä yritysjuridiikan lehtorina sekä asiantuntijana ELIVA-hankkeessa (LAB 2023).
Lähteet
200degrees. 2016. Kirjanpitäjä, laskenta, laskeminen. Pixabay. Viitattu 12.4.2023. Saatavissa https://pixabay.com/fi/vectors/kirjanpit%c3%a4j%c3%a4-laskenta-laskeminen-1794122/
Hummasti, M 2014. Asiakirjahallinta ja asiakirjahallinnon kehittäminen. Case: Raahen Tiili Oy. Opinnäytetyö. Oulun ammattikorkeakoulu, liiketalouden koulutusohjelma. Viitattu 22.3.2023. Saatavissa https://www.theseus.fi/bitstream/handle/10024/84722/Milja_Hummasti.pdf;jsessionid=80863C670184CCEC26EB4A1F3C5279E6?sequence=1
LAB. 2023. Yrityksen elinkaarivalmennushanke ELIVA. Viitattu 22.3.2023. Saatavissa https://www.lab.fi/fi/projekti/yritysten-elinkaarivalmennushanke-eliva
