Lean on organisaation toimintastrategia, jossa ydinajatus on tuottaa arvoa asiakkaalle ja tehdä se maksimoimalla virtaus- ja resurssitehokkuutta. Virtaustehokkuutta on asiakkaan tarpeen syntymästä sen täyttämiseen kuluvan ajan minimointi. Esimerkkejä virtaustehokkuudesta ovat asiakkaalle, eli tässä tapauksessa virtausyksikölle, vakuutustarjouksen muodostaminen ja sopimuksen solmiminen heti vakuutusyhtiön edustajaan yhteyden ottamisen aikana tai asiakkaan tilaaman tuotteen (virtausyksikön) toimitus mahdollisimman lyhyessä ajassa.
Resurssitehokkuus tarkoittaa kaikkien arvoa tuottavien resurssien, eli esimerkiksi tuotantolaitteiden tai henkilöstön, hyödyntämistä. Resurssitehokasta voisi olla esimerkiksi potilaan, eli virtausyksikön, kierrättäminen useiden asiantuntijoiden vastaanotolla ennen diagnoosin muodostamista. Toimintastrategiassa korostuu lisäksi lisätyön ja hukan, eliminointi, oman organisaation tilanteen läpikotainen tuntemus ja jatkuva toiminnan parantaminen. Lean saatetaan tiivistää pelkästään menestyvien yritysten käyttämiksi menetelmiksi ja työkaluiksi, mutta monet leanin ydinajatukset jäävät näin kapean määritelmän ulkopuolelle. (Modig & Åhlström 2014.)
Liiketoimintaprosessien hallinta ja automaatio
Prosessi on joukko tehtäviä ja tapahtumia. Niiden läpi jalostuu tai kulkeutuu virtausyksikkö, eli henkilö, materiaalia tai dataa. Kun tehtävien ja tapahtumien suorittamisen tarkoituksena on liiketoiminnallisen tavoitteen täyttyminen, on kyseessä liiketoimintaprosessi. Prosessiin sisältyvät tehtävät voivat olla niin ihmisen kuin koneenkin suoritettavaksi tarkoitettuja.
Aiempia esimerkkejä toistaen liiketoimintaprosessi voi olla esimerkiksi asiakkaan tilaaman tuotteen toimitus tai potilaan diagnoosin tuottaminen. Liiketoimintaprosessien hallinnan, eli lyhenteeltään BPM:n, tavoitteena on muun muassa analysoida, hallinnoida ja kehittää liiketoimintaprosesseja tehokkaammiksi ja tuottavammiksi. Yksi keino liiketoimintaprosessien tehostamiseksi on automaatio, josta käytetään englanninkielistä lyhennettä BPA. Liiketoimintaprosessien automaatio tarkoittaa yleensä prosessien vaiheiden siirtämistä koneen tehtäväksi. (Modig & Åhlström 2014; Freund & Rücker 2019, 1; Red Hat 2022; IBM.)
Miten BPA ja BPM voivat tukea lean-matkaa
Liiketoimintaprosessien hallinta ja automaatio voivat olla leania toimintatapaa tukevia keinoja organisaation prosessien tehokkuuden parantamiseen. Prosessien automatisoinnin tuloksena toistuvien tehtävien automatisointi vapauttaa ihmisten aikaa esimerkiksi suunnittelutehtäviin, ja automatisoitujen prosessien valvonta saattaa paljastaa pullonkauloja.
Usein jo liiketoimintaprosessien kuvaaminen voi tuoda esiin turhia vaiheita tai kehityskohteita prosesseissa. Koskisen (2024) opinnäytetyössä tutkittiin, millaisia hyötyjä liiketoimintaprosessin automaation työkaluista on automatisoinnissa, mitä automaatioon käytettävän prosessimoottorin käyttöönotto vaatii sekä liiketoimintaprosessien kuvaamiseen käytettäviä BPMN-, CMMN- ja DMN-kuvaustapoja.
Kirjoittajat
Tomi Koskinen on LAB-ammattikorkeakoulun opiskelija IoT:stä tekoälyyn (insinööri YAMK) -koulutuksessa. Hän työskentelee Keskinäisessä Työeläkeyhtiö Varmassa IT-asiantuntijana.
Minna Asplund, TkL, toimii LAB-ammattikorkeakoulussa yliopettajana ja koordinaattorina IoT:stä tekoälyyn (insinööri YAMK) -koulutuksessa.
Lähteet
Freund, J. & Rücker, B. 2019. Real-Life BPMN. 4th Edition.
IBM. What is business process management (BPM). Viitattu 26.10.2024. Saatavissa https://www.ibm.com/topics/business-process-management
Koskinen, T. 2024. Liiketoimintaprosessin automatisointi. YAMK-opinnäytetyö. LAB-ammattikorkeakoulu, tekniikan ala. Lahti. Viitattu 26.10.2024. Saatavissa https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2024102826931
Kvalifik. 2020. Person holding orange flower petals. Unsplash. Viitattu 28.10.2024. Saatavissa https://unsplash.com/photos/person-holding-orange-flower-petals-5Q07sS54D0Q
Modig, N., Åhlström, P. 2014. Tätä on Lean. E-kirja. Rheologica Publishing. Adlibris.
Red Hat. 2022. What is business process automation. Viitattu 26.10.2024. Saatavissa https://www.redhat.com/en/topics/automation/what-is-business-process-automation
