Loppukäyttäjä mukaan digitaalisen asiakastietojärjestelmän kehittämiseen

Ohjelmistojen suunnittelija on haastavan ja epäkiitollisenkin tehtävän edessä päivittäin miettiessään asiakkaidensa työrutiineja sekä heidän tarvitsemiaan digitaalisia työvälineitä. Mistä saataisiin lisää tietoa siitä, millainen ohjelmisto palvelisi parhaiten asiakasyritysten tarpeita?   

Kaipion ym. (2015) artikkelissa todetaan, että sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmien suunnittelusta vastaavat tahot toteuttavat ohjelmoinnin usein ilman loppukäyttäjien osallistamista prosessiin. Tarve järjestelmäuudistukselle on noussut usein työn tehostamistarpeesta ja loppukäyttäjien tyytymättömyydestä aiempaan järjestelmään. Tietojärjestelmien kitkaton toiminta on ensiarvoisen tärkeää, sillä niiden käyttö vie Kyytsösen ym. (2020) mukaan noin 20 % terveydenhuoltoalan työntekijän työajasta. Ohjelmistosuunnittelijoille annetaan kuitenkin usein vain kohdeyrityksessä luotu summittainen resepti tarvittavasta ohjelmistosta, ja loppukäyttäjät pääsevät vasta valmiin ohjelman ääreen. Tästä voi pahimmillaan seurata, että lopputulos ei vastaakaan sitä, millaisen ohjelman yritys oli toivonut.

Halua ja kykyä yhteiskehittämiseen olisi

Kaipion ym. (2015) mukaan loppukäyttäjät sivuutetaan usein, sillä yhteistyö heidän kanssaan on koettu vaikeaksi ja heidän tahtotilaansa kehittämistä kohtaan epäillään. Halukkuutta ja kyvykkyyttä yhteiskehittämiseen kuitenkin löytyisi. Sepän (2024) YAMK-opinnäytetyönä toteuttamassa Fysios Mehiläisen järjestelmäuudistusta tarkastelevassa tutkimuksessa kerättiin teemahaastatteluiden avulla loppukäyttäjiltä kehittämisehdotuksia käyttöönotettuun järjestelmään.

Haastatteluista nousi esiin useita konkreettisia kehittämisehdotuksia, joita käyttäjät olivat miettineet melko pitkälle ja joiden tarpeen he osasivat perustella hyvin loogisesti. Kehittämisideoita ei kuitenkaan saatu vietyä käyttäjiltä kehittäjille asti. Haastatteluissa selvisi, että kehittämisideoiden eteenpäin vienti ontui pääosin siitä syystä, etteivät haastateltavat tienneet, mitä kanavaa pitkin kehittämisideoita voisi syöttää eteenpäin ja osin siksi, etteivät he uskoneet idean esittelyn johtavan minkäänlaiseen muutokseen. (Seppä 2024.) Samaan päätelmään kehittämisideoiden eteenpäin viemisestä ovat tulleet myös Martikainen ym. (2018).

Loppukäyttäjien osallistaminen olisi kuitenkin erittäin tärkeää etenkin sosiaali- ja terveydenhuollossa, jonka päivittäisten rutiinien hienosäädöstä ohjelmakehittäjät tietävät vain vähän. Pahimmillaan toiveet voivat mennä ristiin jopa yhden ammattiryhmän sisällä. Esimerkiksi tuki- ja liikuntaelinterapiaa vastaanotolla tekevä fysioterapeutti tarvitsee asiakastietojärjestelmältä erilaisia toiminnallisuuksia kuin neurologista fysioterapiaa kotikäynneillä tekevä (Vuorinen 2023). Loppukäyttäjien osallistaminen kehittämiseen vaikuttaisi todennäköisesti käyttäjätyytyväisyyden lisääntymiseen sosiaali- ja terveydenhuollossakin positiivisesti.

Lähteet

Kaipio, J., Lääveri, T. & Tyllinen, M. 2015. Menettelyprosessi käytettävyys‐ ja loppukäyttäjänäkökulman   integroimiseksi tietojärjestelmähankintaan: Tapaus Apotti. Finnish Journal of eHealth and eWelfare. 2020–7 (2-5). Viitattu 18.9.2024. Saatavissa https://journal.fi/finjehew

Kyytsönen, M., Hyppönen, H., Koponen, S., Kinnunen, U-M., Saranto, K., Kivekäs, E., Kaipio, J., Lääveri, T., Heponiemi, T. & Vehko, T. 2020. STM. Tietojärjestelmät sairaanhoitajien työn tukena eri toimintaympäristöissä: Kokemuksia tuotemerkeittäin. Finnish Journal of eHealth and eWelfare. 2020–12 (3). Viitattu 27.7.2024. Saatavissa https://journal.fi/finjehew

Martikainen, S., Kotila, J., Kaipio, J. & Lääveri, T. 2018. Lääkärit ja hoitajat parempien tietojärjestelmien kehitystyössä. Kyvykkäät ja innokkaat käyttäjät aliedustettuina. Finnish Journal of eHealth and eWelfare. 2018–05, Vol.10 (2–3). Viitattu 15.8.2024. Saatavissa https://journal.fi/finjehew

Seppä, M. 2024. Kokemuksia DH-asiakastietojärjestelmän perehdytyksestä Fysios Mehiläisessä. YAMK-opinnäytetyö, LAB-ammattikorkeakoulu. Viitattu 22.9.2024. Saatavissa https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2024092625709

Vuorinen, M. 2023. Lähiesihenkilö. Fysios Mehiläinen. Haastattelu. 24.5.2023.