Tilitoimistossa on edelleen paljon mappiasiakkuuksia, jotka sisältävät tehotonta ja manuaalista tiedonsiirtoa paperilta ohjelmistoon. Sähköistymiskampanjoita on vedetty jo vuosikausia. Miksi osa mikroyrityksistä pitää edelleen kiinni paperisista aineistoista?
Apuna yhteiskäytölliset pilviohjelmistot
Sähköinen taloushallinto on mahdollistettu Suomessa lakisääteisesti jo vuonna 1997. Sen jälkeen taloushallinnon alalla on tapahtunut paljon digitalisaation saralla. Nyt ollaan menossa älykkäässä taloushallinnossa, jossa hyödynnetään robotiikkaa ja automaatiota ihmisen apuna taloushallinnon prosesseissa. (Kaarlejärvi & Salminen 2018.)
Taloushallinnon ohjelmistot ovat kehittyneet vauhdilla. Nimenomaan mikroyritysten taloushallintoa on helpotettu yhteiskäyttöisillä pilviohjelmistoilla. Pilviohjelmistot ovat edullisia ja helppokäyttöisiä ja toiminnoiltaan monipuolisia. Ostolaskut, myyntilaskut ja muut prosessit pystytään hoitamaan yhdestä ohjelmasta käsin ja yhdessä tilitoimiston kanssa.
Kiire ja kustannukset pääsyyt paperiaineistoissa pysymiseen
Vironen (2023) tutki opinnäytetyössään syitä, miksi osa tilitoimiston mikroyritysasiakkaista haluaa edelleenkin pitää kirjanpitoaineistonsa paperisena. Pääsyiksi osoittautui kirjanpitokustannusten nousun pelko ja se, ettei ole ehtinyt paneutua koko sähköiseen taloushallintoon (Taulukko 1). Nämä kaksi tekijää ovat tutkimuksen mukaan suurimmat muutosta estävät tekijät, sillä 55 % vastaajista valitsi jommankumman näistä tekijöistä.
Mappiaineistoja suosivien mikroyrittäjien harmiksi monet suuret tahot, kuten EU ja Verohallinto, vievät myös yritysten taloudenhoitoa digitaaliseen suuntaan verkkolaskudirektiivillä ja tulevaisuudessa reaaliaikaisella arvonlisäverolla (Rantalainen 2023; Verohallinto 2020).
Mikä avuksi muutoksessa?
Muutosjohtamisesta puhutaan yleensä organisaatioiden sisäisissä muutoksissa, mutta samoja malleja voi soveltaa myös asiakkaisiin. Jo aiheesta keskustelu ja asiakkaan ymmärryksen lisääminen käytännön tasolla voisivat auttaa kohti muutosta. Asiakkaan voi olla vaikea hahmottaa sähköisen taloushallinnon etuja, jos ei tiedä, mikä muuttuu ja miten.
Palvelupaketti, jossa tilitoimisto kehittää asiakkaalle ymmärrettävän polun paperiaineistosta älykkääseen taloushallintoon, voisi toimia monen muutosvastarintaa kokevan mikroyrittäjän muutosprosessissa. Lisäksi asian läpikäyminen keskustellen ja ohjelmistoon tutustuminen yhdessä voisivat auttaa. Kyse on tilitoimiston tarjoamasta palvelusta, ja asiakkaan on tiedettävä, mitä hän on ostamassa ja mitkä ovat eri vaihtoehtojen hintaerot.
Kirjoittajat
Emmi Vironen on joulukuussa 2023 valmistuva tradenomiopiskelija (AMK), joka työelämässä kohtasi taloushallinnon sähköistymisen haasteet.
Marianne Viinikainen työskentelee taloushallinnon lehtorina LAB-ammattikorkeakoulussa ja toimii BI-asiantuntijana Kehitä tietojohtamista kokeilemalla -hankkeessa.
Lähteet
Kaarlejärvi, S. & Salminen, T. 2018. Älykäs Taloushallinto, automaation aika. Helsinki: Alma Talent.
Rantalainen. 2023. Sähköinen taloushallinto. Viitattu 5.12.2023. Saatavissa https://www.rantalainen.fi/taloushallinto/sahkoinen-taloushallinto/
Verohallinto. 2020. Tavoitteena reaaliaikainen alv-raportointi. Viitattu 5.12.2023. Saatavissa https://www.vero.fi/tietoa-verohallinnosta/uutishuone/verotuksen_muutoksia/alv-raportoinnin-tulevaisuus/lasku–ja-kuittikohtainen-raportointi/
Vironen, E. 2023. Tilitoimiston pienten asiakkaiden taloushallinnon sähköistämisen edistäminen : Rantalainen Oy Lahti. Opinnäytetyö. LAB-ammattikorkeakoulu, liiketalous. Viitattu 5.12.2023. Saatavissa https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2023121336839
