Ohjelmistorobotiikka tilitoimistoissa − käyttökohteet ja haasteet

Ohjelmistorobotiikka – Robotic Process Automation, RPA – kasvattaa suosiotaan tilitoimistoissa. Robotiikan käyttökohteita on tilitoimistoissa paljon, mutta haasteilta ei ole vältytty.

Tilitoimistoissa hyödynnettävä automaatio on lisääntymässä nopeasti, ja monet tilitoimistoissa suoritettavista prosesseista ovatkin automatisoitavaksi sopivia.

Kayan ym. (2019) mukaan taloushallinnon ja laskentatoimen toiminnot ovat aina paineistetut pysymään uusien teknologioiden mukana. Monet aikaa vievät, manuaaliset työvaiheet voidaan korvata robotilla, jolloin tilitoimiston työntekijät voivat keskittyä strategisempiin rooleihin.

Jurvasen (2021) opinnäytetyössä suoritetussa kyselytutkimuksessa selvisi seuraavanlaisia ohjelmistorobotiikan käyttökohteita tilitoimistoissa:

kirjanpito ja tilinpäätös
palkkahallinto
ostolaskujen käsittely
myyntilaskujen käsittely
matka- ja kululaskujen käsittely
maksuliikenne ja kassanhallinta
käyttöomaisuuskirjanpito
raportointi
verotiliotteiden nouto
asiakasrekisterin sovittaminen toiminnanohjausjärjestelmien ja asiakkuudenhallintajärjestelmien välillä.

Esimerkiksi ostolaskuprosessissa robotti hoitaa prosessin manuaaliset työvaiheet, jolloin ihmisen tarvitsee vain tarkastaa lasku ja hoitaa maksatus (Efima 2021). Kaarlejärven ja Salmisen (2018, 68) mukaan myös kauden katkojen aikaista työkuormaa saadaan tasattua siirtämällä osa töistä robotille. Katkojen aikana tilitoimistoissa työmäärä on hetkellisesti suurempi ja aika loppuu helposti kesken, kun lopputuloksenkin on oltava laadukas.

Haasteet vaikeuttavat käyttöönottoja

Opinnäytetyössä (Jurvanen 2021) saatiin selville monia ohjelmistorobotiikkaan liittyviä haasteita, joista merkittävimmäksi nousi käyttöönottoon ja hallinnointiin kuluva aika. Robotin käyttöönottoon, henkilökunnan koulutukseen ja robotin oppimiseen kuluu liikaa aikaa. Ohjelmistorobotiikan käyttöönotossa oleellista on myös valita oikeanlainen prosessi automatisoitavaksi. Tämä on opinnäytetyön mukaan osoittautunut myös ongelmakohdaksi, eli käyttöönotettavaksi on valittu vääränlainen prosessi, minkä takia robotiikan tuomia hyötyjä ei ole saatu irti.

Vääränlaisen prosessin automatisointi voi myös osaltaan aiheuttaa ylimääräisen ajan kulumisen. Myös ohjelmistorobotiikan käyttöönottoon liittyvän osaamisen puute nousi tutkimuksessa esiin haasteena.

Kuva 1. Tilitoimistoissakin uudesta teknologiasta ollaan kiinnostuneita, mutta kovin moni tilitoimisto ei ole ohjelmistorobotiikkaa ryhtynyt hyödyntämään. (nattanan 23, 2017)

Hyödyt irti haasteet huomioiden

Ohjelmistorobotiikkaa hyödyntämällä saadaan tehostettua prosesseja, vähennettyä manuaalisen työn määrää ja minimoitua inhimilliset virheet. Mahdolliset ohjelmistorobotiikkaan liittyvät haasteet on hyvä huomioida ennen käyttöönottoa, jotta prosessi etenisi mahdollisimman sujuvasti.

Kirjoittajat

Johanna Jurvanen on laskentatoimen tradenomiksi valmistuva opiskelija LAB-ammattikorkeakoulusta. Hän laati opinnäytetyönsä RoboCamp-hankkeen (LAB 2021) toimeksiantona. Opinnäytetyössä tutkitaan ohjelmistorobotiikan käyttöönoton ongelmakohtia. Tavoitteena on poistaa esteitä ja mahdollistaa ohjelmistorobotiikan laajempi käyttö tilitoimistoissa.

Marianne Viinikainen työskentelee taloushallinnon lehtorina LAB-ammattikorkeakoulussa. Hän toimii myös taloushallinnon osuudesta vastaavana projektipäällikkönä RoboCamp-hankkeessa (LAB 2021), jossa edistetään ohjelmistorobotiikan osaamisen kehittämistä Etelä-Karjalan alueella.

Lähteet

Efima. 2021. Robotiikan ensiaskeleet – Opas ohjelmistorobotiikan hyötyihin ja aloitukseen. Ladattava opas. [Viitattu 1.12.2021]. Saatavissa: Opas ohjelmistorobotiikkaan — Efima.

Jurvanen, J. 2021. Ohjelmistorobotiikan käyttöönottoon liittyvät ongelmakohdat tilitoimistoissa. AMK-opinnäytetyö. LAB-ammattikorkeakoulu, liiketalouden ala. Lappeenranta. [Viitattu 16.12.2021]. Saatavissa: https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2021121425924

Kaarlejärvi, S. & Salminen, T. 2018. Älykäs taloushallinto – Automaation aika. E-kirja. Alma Talent. Nextory.

Kaya, C., Türkyılmaz, M. & Birol, B. 2019. Impact of RPA Technologies on Accounting Systems. Muhasebe ve Finansman Dergisi, (82). [Viitattu 4.12.2021]. Saatavissa: https://www.researchgate.net/profile/Burcu-Birol/publication/332123847_RPA_Teknolojilerinin_Muhasebe_Sistemleri_Uzerindeki_Etkisi/links/60153d7e92851c2d4d0337d3/RPA-Teknolojilerinin-Muhasebe-Sistemleri-Uezerindeki-Etkisi.pdf.

LAB. 2021. RoboCamp. Robotiikalla kilpailukykyä Etelä-Karjalaan. Hanke. [Viitattu 1.12.2021]. Saatavissa: https://robocamp.fi/.