Ostolaskuprosessi tehostuu automaation avulla

Termi automaatio on kuuma puheenaihe. Sitä käytetään usein sateenvarjoterminä kuvaamaan samankaltaisia, mutta silti eri asioita. Prosessiautomaatio, ohjelmistorobotiikka ja tekoäly ovat työkaluja, joiden tarkoitus on loppujen lopuksi sama: helpottaa ihmisten työskentelyä. Usein kuitenkin automaatiota käytetään joko maailmanlopun enteenä tai sädekehällisenä pelastajana. Miten sitä hyödynnetään ostolaskujen käsittelyssä?

Ostolaskuprosessi on yksi eniten aikaa vievä taloushallinnon osa-alue, ja edelleenkin siihen kuuluu usein manuaalisia työvaiheita. Ensinnäkin laskut voi tulla yritykseen paperisena, jolloin ne muutetaan sähköiseen muotoon. Toiseksi laskujen hyväksyntään kuuluu monivaiheinen kierto, jossa eri tahot tarkastavat laskun tietojen oikeellisuuden. Nämä on mahdollista korvata automaatiolla.

Ostolaskuohjelmaan voi sisällyttää automaatiosäännön, jonka perusteella koko prosessi voidaan automatisoida laskun vastaanottamisesta sen maksamiseen. Esimerkiksi toimittajan perusteella ohjelma voi tiliöidä laskun oikein tallennetuista tiedoista ja siirtää sen ostoreskontraan odottamaan laskun eräpäivää.

Tehokas prosessi?

Ei ole sattumaa, ettei automaatiosääntöjä hyödynnetä enempää, sillä käyttöönottoon vaadittava projekti on monimutkainen toteuttaa. On myös ymmärrettävää pohtia sellaisen toimenpiteen toteuttamista, joka mahdollisesti tekisi kollegan työpanoksesta turhan. Tuttu ja turvallinen tekeminen on todettu hyväksi, joten miksi muutoksia pitäisi tehdä?

Koska ostolaskuprosessi on resursseja kuluttava tekijä, ovat sen tehokkuusmahdollisuudet myös moninaisia. Mistä sitten tunnistaa tehokkuuden piirteitä? Prosessista on selvitettävä sen työvaiheet, jotka puretaan auki käsittelijän näkökulmasta. Ostolaskuprosessi voi koostua eri vaiheista riippuen käytettävän automaation ja teknologian tasosta. Lopuksi tutkitaan pullonkaulat ja kehityskohteet.

Automaatio luo mahdollisuuksia

Opinnäytetyön (Fredriksson 2021) kohdeorganisaatiossa ostolaskuprosessissa turvaudutaan vielä pitkälti manuaaliseen tekemiseen. Yksinkertaistetusti prosessissa laskun käsittelijä saa laskun, johon hän lisää esimerkiksi tiliöintitiedot. Seuraavaksi lasku etenee hyväksyntäkiertoon, jossa asiatarkastaja vertaa vastaanotettua hyödykettä tilaukseen. Oikeellisuuden tultua todetuksi lasku välitetään lopulliseen hyväksyntään.

Prosessissa hyödynnetään myös automaatiota, sillä ostolaskuohjelmisto pystyy tunnistamaan toimittajalle annetun kohdisteen, jolle on valmiiksi lisätty tiliöintitiedot. Kun ohjelmisto tunnistaa laskun tiedot oikeiksi automaatiosäännön perusteella, pystyy se automaattisesti hyväksymään laskun ja viemään kirjanpitoon. Kohdisteeseen perustuvan automaation lisäksi kohdeorganisaatioon hyötyisi historiatietoihin perustuvasta automaatiosta, jossa lasku käsitellään saman toimittajan aiempien laskutietojen avulla.

Loppupeleissä ei ole kyse siitä, että automatisoinnin jälkeen työntekijä ristii kätensä pään taakse, vaan tehokkuus piilee siinä, mitä automaatio vapauttaa hänet tekemään.

Lähteet

Fredriksson, T. 2021. Talousjärjestelmän käyttöönotto ja kehityskohteet: LUT Talous. AMK-opinnäytetyö. LAB-ammattikorkeakoulu, liiketalouden ala. Lappeenranta. [Viitattu 16.12.2021]. Saatavissa: https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2021120924725

Kuvat

Kuva 1. jackmac34. 2016. Macou, J. Arkistokaappi Laskut Kirjanpito Arkistot. Pixabay. [Viitattu 16.12.2021]. Saatavissa: https://pixabay.com/fi/photos/arkistokaappi-laskut-kirjanpito-1205044/