Usein pienet yritykset perustavat oman liiketoimintansa yrittäjän erikoisosaamisen varaan, jota sitten tarjotaan maksaville asiakkaille niin paljon kuin kysyntää riittää. Tämän takia kuuleekin usein yrittäjän sanovan lausahdukset ”Yrittäjä ei vapaapäivää näe!” tai ”Yrittäjä ei lomia pidä!” Pienikin kehittämistyö voi kuitenkin olla yrittäjälle merkityksellinen, kun hän yrittää kasvattaa liiketoimintaansa, tehostaa viikoittaisia työtehtäviään tai yksinkertaisesti löytää aikaa itselleen ja harrastuksilleen.
Vaaditaan muutakin kuin erikoisosaamista
Yrityksen pyörittämiseen liittyy paljon muutakin kuin oman erikoisosaamisen tarjoaminen. Viikoittaisiin työtehtäviin kuuluu hallinnollisia rutiinitehtäviä, kuten asiakkaiden laskutus. Yrittäjän erikoisosaamisen ulkopuolella lukeutuvat työt yrittäjä hoitaa usein iltaisin. Yleistä on myös, että yrittäjä antaa laskujen kerääntyä ja käyttää ”vapaapäivänsä” laskuttamiseen. Tämä johtaa suoritteiden viivästymiseen ja hidastaa rahan kotiuttamista. Pienikin kehitystyö yrittäjän hallinnollisiin rutiinitehtäviin voi vapauttaa yrittäjälle arki-illan tai viikonloppupäivän omaan käyttöön sekä nopeuttaa rahan saamista yrityksen käyttöön.
Manuaalisen työn ongelma
Yrityksen palkattua laskentatoimen opiskelijan tekemään toimistotyöt kesäksi 2020 huomasi opiskelija nopeasti altistuvansa huolimattomuusvirheille johtuen monista manuaalisen työn vaiheista. Virheet johtivat lisätöihin ja asioiden selvittelyyn asiakkaiden kanssa, mikä entisestään hidasti prosessin etenemistä. Hyvä puoli tilanteessa oli, että opiskelijalle ei olisi ollut tarjolla kehittämistyötä, jos yrittäjällä ei olisi ollut tarjota tälle ongelmaa ratkaistavaksi. Ja näin syntyi opinnäytetyö aiheesta Manuaalisten asiakirjojen päivittäminen taloushallinnon prosessissa.
Valmiit pohjat laskuille ja lähetteille
Taulukkolaskentaohjelmaan tehdyt lasku- ja lähetepohjat tarjoavat yrittäjälle mahdollisuuden selviytyä viikoittaisista rutiinitöistä nopeasti sekä virheettömästi. Aiheessa kiinnostavaa on erityisesti sen tiedostaminen, miten monta manuaalista työvaihetta ja virhettä pystyy ohittamaan hyödyntämällä taulukkolaskentaohjelmasta löytyviä kaavoja.
Asiakkaiden yksilöllisten asiakirjojen tekemistä helpottavat pohjatiedostot sisältävät oman välilehden laskuille, lähetteille sekä tuotetiedoille. Tiedostoista löytyy kaikki tarpeellinen tieto haettavaksi edellä mainituille asiakirjoille (kuva 2). Tuotetiedot-välilehti sisältää tuotteiden koodit, nimet, hinnat sekä tässä tapauksessa pinnoitteen, jotka haetaan asiakirjoille PHAKU-funktiolla.
Vain pienellä asiakirjojen kehittämistyöllä vältyttiin manuaalisen työn virheiltä ja onnistuttiin säästämään yrittäjältä aikaa ja työntekijöiden resursseja. Vapautunutta aikaa voidaan tulevaisuudessa kohdentaa muun muassa liiketoiminnan kehittämiseen tai työntekijöiden hyvinvointiin.
Kirjoittajat
Joonas Eteläaho on laskentatoimen tradenomiksi valmistuva opiskelija LAB-ammattikorkeakoulusta. Hän on ollut kehittämässä pinnoitusyritykselle lähete- sekä laskupohjia hyödyntäen taulukkolaskentaohjelma Numbersia. Hän on kirjoittanut aiheesta opinnäytetyön, joka sopii myös muille lähete- ja laskutusasiakirjojen laatimisen tehostamista kaipaaville yrityksille.
Marianne Viinikainen on taloushallinnon lehtori LAB-ammattikorkeakoulussa, ja hän on ohjannut opinnäytetyön.
Lähteet
Eteläaho, J. 2021. Manuaalisten asiakirjojen päivittäminen taloushallinnon prosessissa : case : Yritys X. Opinnäytetyö. LAB-ammattikorkeakoulu. [Viitattu 28.5.2021]. Saatavissa: http://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2021052812044
Kuvat
Kuva 1. Bilodeau 2021. Bilodeau, Ed. Engireening. Creative Commons. [Viitattu 28.5.2021]. Saatavissa: https://api.creativecommons.engineering/v1/thumbs/2de7dd5e-c145-4a02-991d-4462b30c43d2
Kuva 2. Eteläaho, J. 2021.
