Pienkilpailutus laadun perusteella

Yhtenä Alueellinen teknologiakartta -hankkeen tavoitteena on luoda Päijät-Hämeen yrityksille alusta, joka edesauttaa yritysten välisen yhteistyön syntymistä. Alustan toteuttaja valittiin pienkilpailutuksella. Tarjouspyynnön valmistelu oli yllättävän haastavaa, sillä alusta ei ole standardituote, jonka kilpailutuksen ratkaisee pelkkä hinta. Projektiryhmä toivoi ennen kaikkea toteutuksen laadun määräävän kilpailutuksen voittajan.

Tarjouspyyntö on laadittava niin, että sen perusteella annetut tarjoukset ovat keskenään vertailukelpoisia (Salminen 2021). Tämän takia laatua ei voi arvostella mielipiteen perusteella, vaan etukäteen määritettyjen parametrien avulla.

Tarjouspyynnön sisältö

Itse tarjouspyyntöön sisälsi lyhyen esittelyn tarjouspyynnön kohteesta (Teknologiakartta alustasta) ja sen toivotusta valmistumisajasta. Lisäksi ilmoitettiin haluttu hinnan ilmoitustapa (kiinteä kokonaishinta) ja asiat, mitä tarjouksen ei haluttu sisältävän (mm. domain-nimi ja palvelinkustannukset). Tarjouspyynnössä kerrottiin hinnan lisäksi laadun olevan tarjouksien arviointiperusteena, minkä vuoksi tarjouksien liitteeksi pyydettiin referenssejä sekä projektisuunnitelma. Tarjouspyynnössä viitattiin kaikkiin seuraavista liitteistä; Teknologiakartan rautalankamalli, tarjousten arviointikriteerit, JYSE (julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot) palveluiden toimitusehdot sekä toteutuksen vaatimukset.

Ensimmäiseksi tarjouspyyntöä varten hahmoteltiin Teknologiakartta-alustan ominaisuudet. Tämä oli keskeisin asia tarjouspyynnössä. Projektiryhmä valmistikin teknologiakartasta ns. rautalankamallin, joka kuvasi alustan käyttötarkoituksen sekä kaikki sen keskeisimmät toiminnot.

Tarjouspyyntöön sisällytettiin vaatimuksia, jotka kaikkien tarjoukseen vastanneiden piti hyväksyä. Tarjoajan tuli siis hyväksyä nämä ehdot ollakseen tarjouskilpailussa mukana. Näillä vaatimuksilla varmistettiin muun muassa alustan saavutettavuus, yhden vuoden takuu ja tietoturvan toteutuminen. Varsinaisia alustan ominaisuuksia vaatimukset eivät sisältäneet.

Arviointikriteerit olivat yksi tärkeimmistä asioista tarjouspyyntöä suunniteltaessa. Niiden piti varmistaa, että paras hinta−laatu-suhteen tarjoava toimittaja tulisi valituksi. Tarjouksien osa-alueista päätettiin antaa pisteitä, ja parhaat pisteet saanut tarjous voittaisi tarjouskilpailun.

Pisteytettävien osa-alueiden määrittäminen oli kuitenkin yllättävän haastavaa. Pisteitä ei voinut antaa mielipideasioista, vaan kaikkien pisteytettävien asioiden tuli olla subjektiivisesti todettavissa. Lopulta päätettiin, että hinnalla oli 40 %:n painoarvo ja laadulla 60 %:n painoarvo. Hinnassa tarkasteltiin niin kokonaishintaa kuin tuntihintaakin. Laatu arvioitiin projektisuunnitelman sekä neljän erilaisen referenssityypin perusteella. Projektisuunnitelman sisältö oli annettu tarjouspyynnössä, ja pisteitä otettiin pois puuttuvasta sisällöstä. Samoin referenssityypin puuttuminen vähensi pisteitä.

Alusta julkaistaan tammikuussa 2022. Sen tarkoituksena on auttaa päijäthämäläisiä yrityksiä löytämään toisensa ja parantaa yhteistyötä alueella.  Parantuva yhteistyö rikastuttaa koko alueen elinkeinoelämää, ja siitä hyötyvät toimijat sekä asukkaat.

Lähteet

Salminen, J. 2021. Tarjouspyynnön laatiminen. Asianajotoimisto Legistum Oy. [Viitattu 16.12.2021]. Saatavissa: https://julkinenhankinta.fi/tarjouspyynto-ja-sen-laatiminen/

Linkit

LAB. 2021. Alueellinen teknologiakartta. Projekti. [Viitattu 10.12.2021]. Saatavissa: https://lab.fi/fi/projekti/alueellinen-teknologiakartta

Kuvat

Kuva 1. Wouters, D. 2018. Kolmio laatu aika kustannukset. Pixabay. [Viitattu 10.12.2021]. Saatavissa: https://pixabay.com/images/id-3125882/

Kuva 2. Socha, A. 2017. Asteikko kysymys merkitys saldo valinta valita. Pixabay. [Viitattu 10.12.2021]. Saatavissa: https://pixabay.com/images/id-2635397/