SWAP!-vaatteidenvaihtotapahtuman opit ja neuvot tapahtuman järjestämiseen

Oletko järjestämässä vaatteidenvaihtotapahtumaa alueellasi? Jos vastaus on kyllä, nappaa tästä meidän vinkkimme talteen.

Mikä on SWAP!-vaatteidenvaihtotapahtuma? Lue aiempi artikkelimme, jossa tapahtumasta kerrotaan:

Linkki artikkeliin Vaatteidenvaihtotapahtuma on vastuullinen tapa päivittää vaatekaappia

Tapahtuma järjestettiin osana ETKATEX Etelä-Karjalan poistotekstiilit kiertoon -hanketta, joka on EU:n ja Etelä-Karjalan liiton osarahoittama.

Linkki ETKATEX-hankkeen nettisivuille

Tapahtumaa kannattaa aloittaa suunnittelemaan jo hyvissä ajoin. Kannattaa miettiä ajoitusta, eli esimerkiksi sitä, milloin tekstiilejä vastaanotetaan ja kuinka kauan tapahtuma kestää. (Korhonen ym. 2015, 11.) Tapahtuman kululle kannattaa asettaa selkeät ajat. Järjestämässämme tapahtumassa oli vaatteiden tuonnille ilmoitettu aikaikkuna, mutta tästä joustettiin, sillä vaatteita tuotiin ennen ja jälkeen ilmoitetun ajan. Tapahtuma siis alkoi aikaisemmin kuin oli suunniteltu. Tässä korostuu suunnittelun tärkeys, sillä muutokset aikataulussa eivät haitanneet.  

Kaikille osapuolille jaettiin selkeät tehtävät itse tapahtuman suunnittelussa ja tapahtumapäivänä. Tapahtuman kulusta tulee mahdollisimman sujuvaa, kun kaikilla on selkeät roolit. (Korhonen ym. 2015, 11.) Noin 100 osallistujan tapahtumassa riittää, että pari henkilöä on vastaanotossa ja punnitsemisessa ja pari laittamassa vaatteita esille.

Selkeät opasteet ja niiden riittävä määrä ovat tärkeitä. Kävijät eivät löydä välttämättä perille, jos tapahtuma sijaitsee esimerkiksi kampuksella kauempana pääsisäänkäynnistä. Opasteiden sijainti kannattaa myös miettiä tarkkaan. Niiden pitää olla selkeästi nähtävillä ja helposti ymmärrettävissä. Opastus ennen tapahtumaa on hyvä aloittaa esimerkiksi nettisivuilla ja tilan opastauluilla.

Vaatteidenvaihtotapahtumissa ei käytetä rahaa vaan SWAP!-seteleitä. Lappeenrannan kampuksen tapahtumassa yksi seteli vastasi yhtä vaatetta. Tästä joustettiin, sillä monet löysivät enemmän kuin yhden vaatteen. Näin vaatteita saatiin kiertoon enemmän, mikä oli tapahtuman pääidea.

Huomioitavaa tapahtumaa järjestettäessä

Aikataulujen huolellinen suunnittelu on tärkeää, mutta samalla on oltava valmis joustamaan, sillä kaikkea ei voida ennakoida. Purkamis- ja siivousvaiheeseen kannattaa varata reilusti aikaa, sillä rekkien purkaminen, henkareiden järjestäminen ja jäljelle jääneiden vaatteiden lajittelu vievät odotettua enemmän aikaa. Huolellinen valmistelu helpottaa tapahtuman purkamista.

Käytännön järjestelyihin kannattaa panostaa. Henkareita, rekkitelineitä ja pöytiä on hyvä varata riittävästi, sillä ne saattavat täyttyä nopeasti. Pohjakassaksi on suositeltavaa varata muutamia vaatteita, jotta tapahtuma ei ala täysin tyhjillä rekeillä.  Jäljelle jääneille käyttökelpoisille tekstiileille on hyvä olla suunnitelma, mihin ne viedään. Hyviä vaihtoehtoja ovat esimerkiksi kierrätysmyymälät ja hyväntekeväisyys. (Tampereen kaupunki 2024.) Likaiset ja rikkinäiset tekstiilit tulee kerätä omaan kasaan ja viedä lopuksi poistotekstiilikeräykseen.

Sijainti on avainasemassa. Selkeät kyltit ja opasteet ovat tarpeen, jotta kävijät löytävät perille, ja niitä pitää olla runsaasti. Opasteissa kannattaa huomioida kansainvälisyys. (Korhonen ym. 2015, 21.) Kaupungin järjestämissä tapahtumissa on suositeltavaa valita keskeinen sijainti, joka on helposti saavutettavissa sekä julkisilla kulkuvälineillä että autolla (Määttä ym. 2021, 10).

Kuva 2. Lappeenrannan tapahtuman mainos ja ohjeistus kampuksen televisiossa. (Kuva: Maria Jäppinen)

Tapahtuman markkinointi on avainasemassa yleisön tavoittamisessa, ja viestintäsuunnitelman laatiminen on kannattavaa. Mainostamista kannattaa tehdä eri kanavissa, jotta tieto levittyy mahdollisimman laajalle. (Korhonen ym. 2015, 15.). Kampuksilla mainonta televisioissa ja opiskelijoiden käyttämissä sovelluksissa tavoittaa tehokkaasti kohderyhmänsä. Henkilökunta voidaan puolestaan tavoittaa esimerkiksi intranetin ja sähköpostien kautta. Meidän tapahtumassamme mainoskielinä toimivat englanti ja suomi.  Tapahtumaa kannattaa mainostaa hyvissä ajoin, esimerkiksi noin kuukautta etukäteen Save the Date -ilmoituksella, ja viikkoa ennen myös ohjeistuksen kera. Mitä suurempi tapahtuma ja laajempi kohdeyleisö, sitä aikaisemmin mainostaminen pitää aloittaa. Jos tapahtuma on kaupunginlaajuinen, suosittelemme ottamaan yhteyttä paikalliseen mediaan ja kaupungin viestintäyksikköön, jotta tieto saavuttaisi mahdollisimman monia kaupungin asukkaita. Lisäksi markkinoinnissa on todella oleellista pitää ohjeistus samana ja selkeänä.

Tällaiset tapahtumat herättävät paljon kiinnostusta. Tampereella SWAP!-vaatteidenvaihtotapahtuma on järjestetty jo useamman kerran. Vaatteidenvaihtotapahtumilla on tärkeä merkitys, sillä ne auttavat nostamaan käytettyjen vaatteiden arvoa ja siten kiertotalousajattelua. (Tampereen kaupunki 2024.)

Lähteet

Korhonen, H., Korkalainen, K., Pienimäki, T. & Rintala, S. 2015. Tapahtumanjärjestäjän opas. Laurea-ammattikorkeakoulu. Viitattu 7.10.2024. Saatavissa https://www.theseus.fi/bitstream/handle/10024/105211/58.pdf?sequence=1

Määttä, I., Mononen S., Kosunen, T. & Haakana, S. 2021.  Lahdessa tapahtuu – Tapahtumanjärjestäjän opas. Lahden kaupunki. Viitattu 7.10.2024. Saatavissa https://www.lahti.fi/tiedostot/tapahtumajarjestajan-opas/

Tampereen kaupunki. 2024. SWAP!-tapahtumassa vaatekaappien nukkuvat helmet vaihdetaan uusiin lempivaatteisiin. Uutinen 16.10.2024. Viitattu 7.10.2024. Saatavissa https://www.tampere.fi/ajankohtaista/2024/10/16/swap-tapahtumassa-vaatekaappien-nukkuvat-helmet-vaihdetaan-uusiin

Linkit

Linkki 1. Jäppinen, M. & Aho, S. 2024. Vaatteidenvaihtotapahtuma on vastuullinen tapa päivittää vaatekaappia. LAB Focus 28.6.2024. Viitattu 22.10.2024. Saatavissa https://blogit.lab.fi/labfocus/vaatteidenvaihtotapahtuma-on-vastuullinen-tapa-paivittaa-vaatekaappia/

Linkki 2. LAB-ammattikorkeakoulu. ETKATEX Etelä-Karjalan poistotekstiilit kiertoon. Viitattu 22.10.2024. Saatavissa https://lab.fi/fi/projekti/etkatex-etela-karjalan-poistotekstiilit-kiertoon