Vakioidut prosessit tehostavat liiketoimintaa

Kiristyvä kilpailu vaatii yrityksiltä kykyä luoda arvoa asiakkaalle ketterästi ja samalla kustannustehokkaasti. Kaupan alan yritykset ovat ratkaisseet kustannustehokkuutta osana liiketoimintastrategioitaan jo vuosikymmenien ajan. Monella toimialalla, myös kaupan alalla, on kuitenkin riski, että aikaa kuluu työhön, joka ei tuota asiakkaalle arvoa.

Strategiat toteutuvat prosessien kautta ja muutos tarkoittaa sitä, että toiminta muuttuu prosesseissa (Laamanen & Tinnilä 2009, 13). Organisaatiolla on olemassa toimintojen ketju, jonka avulla luodaan arvoa asiakkaalle ja tässä prosessissa syntyy organisaation operatiivinen tulos (Laamanen & Tinnilä 2009, 10). On hyvä myös tiedostaa, että prosessit ovat organisaatiossa aina olemassa, vaikka niitä ei olisikaan määrämuotoisesti kuvattu (Kaario & Peltola 2008, 71).

Prosessin parantaminen tarkoittaa, että toimintatapaa muutetaan prosessissa. Parempia tuloksia ei voi saada, jos toiminta prosessissa ei muutu. (Laamanen & Tinnilä 2009, 14.) Muutos parantaa suorituskykyä vain, jos toiminta toteutuu prosessissa uudella parempia tuloksia tuottavalla tavalla. Tehokas kehittäminen kohdistuu prosessiin. Prosessien avulla voidaan luoda organisaatioon kehittämisen infrastruktuuri ja oppivan organisaation malli. (Laamanen & Tinnilä 2009, 39.)

Prosessijohtamisen tavoitteena on analysoida, parantaa, kontrolloida ja hallita liiketoimintaprosesseja. Tällainen systemaattinen ja organisoitu lähestymistapa tähtää tuotteiden ja palveluiden laadun parantamiseen, yhdenmukaistamiseen sekä yhtenäisiin toimintatapoihin. Prosessijohtaminen keskittyy organisaatiolle strategisesti tärkeisiin toimintoihin eli ydinprosesseihin. Keskeistä on hallita prosesseja ja tarkkailla niitä; oikein toteutettuna prosessointi auttaa organisaatiota järjestämään liiketoimintansa tehokkaammin. (Korhonen & Rajala 2011, 53.)

Töiden paremmalla organisoinnilla parempaa tulosta

Okker (2022) tutki opinnäytetyössään Pirkanmaan Osuuskaupan tavoitteellisen myynninjohtamisen projektin onnistumista. Tutkimus lähti liikkeelle lean-toimintamalliin perehtymällä. Mallista poimittiin teorioiksi prosessien vakioiminen, viestintä ja jatkuva kehittäminen. Työssä todettiin näiden kaikkien teorioiden tukevan toisiaan: prosessikuvaukset ovat tehokasta viestintää ja prosessien kehittäminen keino kehittää liiketoimintaa.

Tutkimuksessa todettiin, että suunnitellut säännöllisesti toistuvat prosessit voisivat tuoda ratkaisun miehityksen suunnitteluun, tuotteiden saatavuuteen ja aikataulutukseen. Kun tilaukset ja työmäärän suunnittelu kulkevat käsi kädessä organisaation odotusten ja ohjeistusten kanssa, saadaan tehoa aikataulutukseen, tuotteiden määriin, viestintään ja miehitykseen.

Myös päivittäin käytetyt työohjeet nopeuttavat ohjeistusta ja itse toimintoja. Esimerkiksi vakioidut työohjeet ja päiväsuunnittelupohja voisivat helpottaa töiden suunnittelua ja ohjausta. Suunnitellut ja vakioidut prosessit helpottaisivat viestintää, yhtenäistäisivät toimintoja ja toisivat tehokkuushyötyä, ja näitä käyttämällä resurssien suunnittelu helpottuisi. (Okker 2022.)

Lähteet

Carsonwyatt. 2016. Pixabay. Viitattu 15.12.2022. Saatavissa https://pixabay.com/fi/users/carsonwyatt-3651177/

Kaario, K. & Peltola, T. 2008. Tiedonhallinta, Avain tietotyön tuottavuuteen. Porvoo: WS Bookwell.

Korhonen, N. & Rajala, R. 2011. Viestinnän prosessointi. Helsinki: Talentum.

Laamanen, K. & Tinnilä, M. 2009. Prosessijohtamisen käsitteet. Espoo: Redfina Oy.

Okker, S. 2022. Tavoitteellinen myynninjohtaminen Pirkanmaan Osuuskaupassa. Opinnäytetyö restonomi YAMK. LAB-ammattikorkeakoulu, liiketalouden ala. Lappeenranta. Viitattu 20.11.2022. Saatavissa https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2022121930994