Ostolaskujen käsittely yrityksissä kannattaa automatisoida mahdollisimman pitkälle, koska ostolaskuprosessi vie eniten talousosaston resursseja. Käsittely aiheuttaa työtä myös muulle organisaatiolle, koska laskut pitää tarkastaa ja hyväksyä ennen kuin ne voidaan laittaa maksuun.
Automatisoinnin aloittaminen
Laskujen automatisoinnin aloittaminen vaatii, että laskut tulevat yritykseen oikeassa muodossa. Paperilaskuja on vaikea automatisoida. Onneksi niitä tulee yrityksille nykyisin vähän. Suomessa on tullut 1.4.2020 voimaan laki, jonka mukaan yrityksillä on oikeus saada laskunsa sähköisenä, jos ne sitä pyytävät ja jos laskun lähettäjän tilikauden liikevaihto ylittää 10 000 euroa (Laki hankintayksiköiden ja elinkeinonharjoittajien sähköisestä laskutuksesta 241/2019 § 2). Monilla yrityksillä on myös käytössä skannauspalvelu, jossa paperilaskut voidaan skannata sähköisiksi, jolloin laskulta saadaan poimittua sen perustiedot suoraan ohjelmaan. Tämä helpottaa laskujen käsittelyn automatisointia.
Soikkelin (2023) opinnäytetyössä perehdyttiin ostolaskujen käsittelyprosessin tehostamiseen. Jos toimittajalta tulevat laskut tiliöidään aina samalle tilille, voidaan toimittajalle asettaa oletustili, jolloin tämä tili nousee automaattisesti kyseisen toimittajan laskuille. Toimittajatietoihin kannattaa lisätä myös kumppanikoodi ja alv, jos toimittaja toimittaa vain yhden alv-kannan alaisia tuotteita. Nämä nousevat myös automaattisesti laskuille.
Varsinainen automatisointi on helpointa aloittaa usein toistuvista laskuista, jotka kohdistuvat vain yhdelle kustannuspaikalle. Tällaisia ovat usein esim. sähkö- ja vesilaskut. Näille on helppo tehdä automaatiosäännöt, jotka lisäävät tiliöintiriveille oikean kirjanpidon tilin ja kustannuspaikan, tiliöivät laskun ja laittavat sen kiertoon oikeille henkilöille. Järjestelmä voi myös tehdä laskun asiatarkastuksen valmiiksi. Tällöin manuaalisesti tehtäväksi jää vain laskun hyväksyntä ja maksuun laitto. Toki nekin voidaan haluttaessa automatisoida.
Laskurivien jako eri kustannuspaikoille
Laskurivit voidaan jakaa eri kustannuspaikoille tekemällä jaolle vyörytyssääntö, jos kustannukset jakautuvat aina samalla tavalla kustannuspaikkojen kesken. Tämä vyörytyssääntö voidaan myös lisätä laskun automaatiosäännölle.
Vyörytyssääntöä voidaan käyttää myös tilanteessa, jossa lasku jakautuu monelle eri kustannuspaikalle tai monelle eri toiminnolle, vaikka jakoprosentti ei olisikaan aina sama. Vyörytyksen avulla laskulle saadaan luotua oikea määrä rivejä, joilla on valmiina oikeat tiedot. Tällöin riittää, kun korjaa summat oikeiksi.
Ohjelmistorobotiikka ja tekoäly
Jos varsinaisen ostolaskujen käsittelyohjelman tarjoamat mahdollisuudet käsittelyn automatisointiin eivät riitä, voidaan avuksi ottaa ohjelmistorobotiikka tai tekoäly. Monet yritykset tarjoavat nykyisin näihin pohjautuvia laskujen käsittelyyn tarkoitettuja ohjelmia. Tällaisia ovat esim. Netvisor Flow, FabricAI ja Snowfox.AI.
Kirjoittajat
Sari Soikkeli opiskelee liiketalouden tradenomiksi (AMK) LAB-ammattikorkeakoulussa ja työskentelee taloushallintoalalla.
Marianne Viinikainen työskentelee taloushallinnon lehtorina LAB-ammattikorkeakoulussa ja toimii BI-asiantuntijana Kehitä tietojohtamista kokeilemalla -hankkeessa.
Lähteet
Cobanams. 2016. Schüler, M. Laskin, pöytä, lasku. Pixabay. Viitattu 2.12.2023. Saatavissa https://pixabay.com/fi/photos/laskin-p%C3%B6yt%C3%A4-lasku-tehd%C3%A4-ty%C3%B6t%C3%A4-1156121/
Kaarlejärvi, S. & Salminen, T. 2018. Älykäs taloushallinto: automaation aika. Helsinki: Alma Talent Oy.
Laki hankintayksiköiden ja elinkeinonharjoittajien sähköisestä laskutuksesta 241/2019. Finlex. Viitattu 2.12.2023. Saatavissa https://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2019/20190241
Soikkeli, S. 2023. Ostolaskujen käsittelyprosessin tehostaminen Case: Efetta Oy. Opinnäytetyö. LAB-ammattikorkeakoulu. Viitattu 2.12.2023. Saatavissa https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2023120433863
