Pilvipalvelu sekä mobiiliteknologia ovat muuttaneet palkanlaskentatyötä merkittävästi. Esimerkiksi työajanseurannan digitalisoitumisen myötä työajankirjaus on tullut helpommaksi työntekijöille ja palkanlaskijoille, sillä työaikatiedot siirtyvät integraatioiden avulla työajanseurantajärjestelmästä suoraan palkanlaskentajärjestelmään. Palkanlaskennan esijärjestelmän myötä voidaan hallita kaikkia henkilö- ja sopimustietoja yhdessä paikassa. (Lahti & Salminen 2014, 32.)
Järjestelmäkehitys ja integraatiot ajureina
Integraatioiden avulla saavutetaan etuja, sillä tietojen käsin siirtäminen toisesta ohjelmasta toiseen jää pois. Mikäli liiketoiminnan halutaan menestyvän, tarvitaan kustannustehokkuutta ja skaalautuvuutta. Turhista työvaiheista ja tietojen käsin siirtämiseltä vältytään integraatioiden myötä. Palkanlaskennan ohjelmistojen integraation myötä, tieto liikkuu virheettömästi ja reaaliaikaisesti ohjelmistojen välillä säästäen yrityksen kallisarvoisia resursseja. (Flashnode 2024.)
Palkanlaskennan ohjelmistojen integroinnin hyötynä on se, että integraatio työskentelee ympäri vuorokauden ja lisää kannattavuutta. Lisäksi kyseessä on tietoturvallinen tapa toimittaa palkkatietoja. Suurimpina hyötyinä integraatiot vähentävät manuaalista työtä, virheiden riski vähenee ja hallinnollinen työ, kuten palkkamateriaalin arkistointi vähenee. Integraatiot selkeyttävät palkanlaskennan prosesseja, kun palkka-aineistoa ei tarvitse erikseen toimittaa palkanlaskijalle, sillä se saapuu palkkaohjelmistoon automaattisesti. Integraatiot ovat tietoturvallisia, niiden välillä tiedot liikkuvat ja säilyvät tallessa tietoturvallisesti. (Netvisor 2023.)
Palkanlaskijan työnkuva on muuttunut
Palkanlaskijan työnkuva on muuttunut merkittävästi digitalisaation myötä. Aiemmin työ tapahtui pääosin fyysisesti toimistolla, johon palkka-aineisto toimitettiin paperisena. Digitalisaation myötä palkanlaskenta onnistuu paikkariippumattomasti, ja palkanlaskijat kokevat etätyön tuoman mahdollisuuden positiivisena. Palkanlaskennan rutiinityöt ja varsinainen palkanlaskenta on siirtynyt palkanlaskennan järjestelmien integraatioiden hoidettavaksi. Palkanlaskennan automatisoinnista puhutaan, kun palkanlaskenta on järjestetty siten, että palkanlaskijan tekemä manuaalinen työ vähenee merkittävästi tai poistuu lähes kokonaan. Tietokoneohjelmistoja käytetään palkanlaskennan automatisointiin ja ohjelmistoihin saadaan lisättyä haluttuja palkanlaskennan sääntöjä, kuten työehtosopimuksen tietoja (Kaarlejärvi & Salminen 2018, 11–13).
Suomalaisen (2024) opinnäytetyössä ilmeni, että palkanlaskentaan käytettyjen resurssien määrä saadaan pienenemään, mikäli hyödynnetään esijärjestelmää ja toiminnanohjausjärjestelmää, jotka nopeuttavat palkanlaskentaprosessia. Palkanlaskennan digitalisaation suurimpana tavoitteena on automatisoida toimialan työtapoja, ja automatisointiin on vaikuttanut merkittävästi teknologian kehitys. Tulevaisuudessa palkanlaskentaohjelmiin pystytään lisäämään tekoälyn käyttöönotto, jonka avulla automatisaatioaste kasvaa. Tekoälyllä pystytään lisäksi valvomaan erilaisia palkanlaskennan kirjausketjuja ja vertaamaan niitä aiemmin tehtyihin kirjauksiin ja virhemarginaali pienenee.
Ongelmanratkaisua ja vuorovaikutusta
Automaatioiden käyttöönoton myötä palkanlaskijoille jää vielä tärkeä työnkuva; vaikka valtaosa palkanlaskijan työkuormasta voidaan automatisoida, ihmistä tarvitaan silti mukaan palkanlaskennan prosessiin. Palkanlaskijan työnkuva muuttuu ja monipuolistuu. Asiantuntijoille vapautuu aikaa ammattitaidon laajentamiseen ja tiedon syventämiseen, ja lisäksi sosiaaliset taidot, ongelmanratkaisutaidot sekä vuorovaikutustaidot saavat isomman merkityksen.
Moderni palkanlaskenta ja sen tuoma automaatio vähentää toistuvia rutiinitöitä, jolloin palkanlaskija voi keskittyä mielekkäämpiin ja paremmin palveleviin sekä tuottavampiin töihin. Palkanlaskijan työnkuva modernissa palkanlaskennassa sisältää esimerkiksi laajan asiantuntijaroolin ja konsultoinnin, palkkaprosessien oikeellisuuden varmistamisen, poikkeustilanteiden selvittäminen, lainsäädännön muutosten päivittämisen ohjelmistoihin, järjestelmäasiantuntijuuden ja asiakaspalvelun. (Heeros 2024.)
Kirjoittajat
Kaisa Suomalainen on opiskellut LAB-ammattikorkeakoulussa liiketalouden ylempää ammattikorkeakoulututkintoa. Hän työskentelee päällikkönä henkilöstö- ja taloushallinnon palveluita tarjoavassa yrityksessä.
Jukka Sirkiä, KTT, DI, toimii LAB-ammattikorkeakoulun liiketoimintayksikössä lehtorina ja hankeasiantuntijana.
Lähteet
Colibrie. 2024. AI-luotu, tiedot, analyysi, kartoittaa. Pixabay. Viitattu 24.8.2024. Saatavissa https://pixabay.com/fi/illustrations/ai-luotu-tiedot-analyysi-kartoittaa-8974297/
Flashnode. 2024. Flashnode automatisoi ohjelmistojen välisen tiedonsiirron. Viitattu 30.5.2024. Saatavissa https://www.flashnode.com/
Heeros. 2024. Moderni palkanlaskenta – kannattava investointi vai palkanlaskijan uhka? Viitattu 18.5.2024. Saatavissa https://www.heeros.com/blogi/palkanlaskijan-rooli-modernissa-palkkahallinnossa
Kaarlejärvi, S. & Salminen, T. 2018. Älykäs taloushallinto: automaation aika. Helsinki: Alma Talent Oy.
Lahti, S. & Salminen, T. 2014. Digitaalinen taloushallinto. Helsinki: Alma Talent Oy.
Netvisor. 2023. Palkanlaskennan integraatiot ja niiden hyödyt. Viitattu 22.5.2024. Saatavissa https://netvisor.fi/blog/palkanlaskennan-integraatiot-ja-niiden-hyodyt/
Suomalainen, K.2024. Miten järjestelmät ja digitalisaatio vaikuttavat palkanlaskennan palveluntuotantoon. Opinnäytetyö. Liiketalouden koulutusohjelma YAMK. LAB-ammattikorkeakoulu. Lappeenranta. Viitattu 20.8.2024. Saatavissa https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2024091125054
