Hyvin toteutettu työpaja on arvokas työkalu yhteiskehittämiseen. Työpajan onnistuminen vaatii selkeän tavoitteen, huolellisen suunnittelun ja taitavan toteutuksen. Työpajaprosessi voidaan jakaa kolmeen merkitykselliseen vaiheeseen: ennen työpajaa, työpajan aikana ja työpajan jälkeen. Jokaisella vaiheella on oma tärkeä roolinsa kokonaisuuden onnistumisessa.
Ennen työpajaa – pohjatyön merkitys (40 %)
Valmisteluvaiheessa luodaan vahva perusta työpajalle. Ensimmäiseksi on tärkeää kirkastaa työpajan tavoite ja varmistaa, että kaikilla osapuolilla on riittävä yhteinen ymmärrys siitä. Tämä edellyttää vuorovaikutusta työpajan tilaajan kanssa. Valmisteluvaiheessa tulee myös omaksua ja analysoida taustatiedot, jotka edistävät työpajan läpivientiä ja joita tulee hyödyntää työpajan suunnittelussa. Valmistelussa huolellinen suunnittelu on tärkeää. Suunnittelussa on päätettävä työpajan raamit: missä, milloin ja miten se toteutetaan. Lisäksi tulee varmistaa aineellisten ja aineettomien resurssien optimaalisuus. Tähän voidaan katsoa lukeutuvan tilat, tarvikkeet, työkalut ja menetelmät. Työkaluja ja menetelmiä on tarjolla valtavasti. ”Me, We, Us” on osallistava ja yhteisöllinen menetelmä, joka tukee haasteiden käsittelyä, ratkaisujen ideointia ja yhteistyön vahvistamista. Menetelmä korostaa yksilön, ryhmän ja yhteisen näkökulman merkitystä, ja sen tavoitteena on löytää yhdistäviä näkemyksiä. Sen avulla voidaan rakentaa yhteistä ymmärrystä ja saavuttaa käytännönläheisiä, konkreettisia ratkaisuja. Helppokäyttöisyytensä ansiosta ”Me, We, Us” soveltuu sujuvasti live-, virtuaali- ja hybridifasilitointiin.
Etäajassa virtuaaliset työpajat ovat myös yleisiä. Niiden suunnittelussa on huomioitava, että osallistujilla on riittävät tekniset valmiudet ja osaaminen käyttää työpajan työskentelyalustaksi valittua alustaa, kuten Miroa. Työpajoihin on käytettävissä lukuisia erilaisia työkaluja ja menetelmiä. Merkityksellistä on valita työkalu, jota osataan ja uskalletaan käyttää ja joka tukee työpajan tavoitteiden saavuttamista.
Työpajaan virittäytyminen alkaa jo ensimmäisestä kutsusta, joten ole tarkka viestinnässä. Viesti selkeästi työpajan tavoitteista ja käytännöistä.
Työpajan aikana – yhteistyön mahdollistaminen (25 %)
Työpajan aikana olennaista on luoda avoin ja turvallinen tila, jossa osallistujat voivat työskennellä yhdessä luovasti ja rakentavasti. Työpaja alkaa parhaiten innostavalla ja informatiivisella aloituksella, joka selkeyttää osallistujille tavoitteet ja odotukset.
Fasilitaattorin tehtävä on ohjata prosessia läsnä olevasti ja mahdollistaa osallistujien aktiivinen työskentely. Työpajan tulee olla joustava, sillä tilanteet voivat muuttua, ja ennakoimattomiin tarpeisiin on hyvä varautua. Aikataulun suunnittelussa on tärkeää jättää riittävästi tilaa luovalle työskentelylle ja keskusteluille. Fasilitaattorin on huolehdittava siitä, että sekä rationaalinen tieto että tunteet saavat tilaa, sillä molemmat ovat olennaisia osia onnistuneessa yhteiskehittämisessä.
Työpajan jälkeen – tulosten jalkauttaminen (35 %)
Työpajan päätyttyä varsinainen työ jatkuu, sillä tulosten hyödyntäminen ja jalkauttaminen ovat ratkaisevia lopputuloksen kannalta. Työpajassa syntynyt materiaali tulee kiteyttää ja dokumentoida selkeästi, jotta se palvelee jatkotoimien suunnittelua. Tulosten analysointi auttaa ymmärtämään, miten niitä voidaan hyödyntää käytännössä. Jatkotoimet ja tulosten implementointi arkeen ovat olennainen osa prosessia. Työpajan arvo jää vajaaksi, ellei sen tuotoksia hyödynnetä konkreettisesti. Tämä edellyttää, että osallistujilla ja organisaatiolla on selkeä suunnitelma siitä, miten työpajan sisältö tuodaan osaksi arjen toimintaa.
Vaikka työpajat ovat suosittuja ja yleisesti käytettyjä, kaikki eivät välttämättä tunne niiden toimintalogiikkaa. Selkeä ja ymmärrettävä viestintä työpajan tarkoituksesta ja tavoitteista on siksi ensiarvoisen tärkeää. Työpajoja ei tule sekoittaa kokouksiin tai tiedotustilaisuuksiin, vaikka niissä voikin käyttää työpajallisia elementtejä. Tarkka ja oikea viestintä tilaisuuksista auttaa osallistujia asennoitumaan ja osallistumaan optimaalisesti ja näin ollen oikeasta työpajasta syntyy aito lisäarvo. Tuloksellisen työpajan ytimessä ovat selkeä tavoite, huolellinen valmistautuminen ja osallistujien sitouttaminen. Kun nämä osa-alueet huomioidaan, työpaja voi toimia voimakkaana kehittämisen ja innovoinnin välineenä. Onnistuneita työpajoja!
Kirjoittaja
Marjut Suokas työskentelee LAB-ammattikorkeakoulussa TKI-asiantuntijana. Hänellä on vahva osaaminen kehittämistyötä ja työpajojen fasilitoinnista. Marjutin ammatillinen ydinkompetenssi koostuu laajalti muotoiluajattelun hyödyntämisestä johtamisen- ja liiketoiminnan kehittämisessä.
Lähteet
Perkins, P. 2017. Assorted notepads. Viitattu 24.11.2024. Saatavissa https://unsplash.com/photos/assorted-notepads-ETRPjvb0KM0
