Etelä-Karjalan tapahtumaklusteri (LAB 2024) -hankkeessa olimme mahdollistamassa ensimmäistä kertaa järjestettyä Etelä-Karjalan tapahtumafoorumia – ”tapahtumaa tapahtumista tapahtumatoimijoille” eli Tapahtuma ³. Tarkoituksena oli verkostoitumismahdollisuuden lisäksi korostaa tapahtumakentän merkityksellisyyttä vetovoimatekijänä sekä käsitellä ajankohtaisia tapahtumakentän puheenaiheita. Hankkeen lisäksi tapahtumaa olivat mahdollistamassa yhteistyössä tiimi LAB-ammattikorkeakoulun restonomiopiskelijoita, Kulttuuritila Nuijamies sekä Lappeenrannan kulttuurin unelmavuosi 2024 -hanke.
Foorumissa kuultiin mielenkiintoisia puhujia käytännönläheisistä ja ajankohtaisista aiheista. Esitysten jälkeen iltapäivän kruunasi Riitta Aittokallion vetämä työpaja projektijohtamisesta ja hyvinvoinnista. Tapahtumatuotannoissa, kuten yleensäkin projekteissa, usein hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. Tapahtumien järjestämisessä on tosin hyvin tyypillistä, että muutoksia ja yllätyksiä tulee. Miten tapahtuman projektijohtamisella voi edistää työhyvinvointia?
Työtaakan jakautuminen ja tauotus
Usein johtaminen ja työhyvinvointi liitetään työtyytyväisyyteen, vaikka nykypäivänä työhyvinvoinnin tulisi olla ennemmin tavoite kuin keino työntekijöiden tehokkuuden nostamiseen (Inceoglu ym. 2018). Aittokallio (2024) alusti myös työpajaansa, että työhyvinvointi projektiluontoisessa työssä on muutakin kuin työterveyden tarjoaminen. Hyvässä tapahtumatuotannossa työtaakkaa jaetaan ja jakautumista seurataan. Tämän lisäksi tiimille voi myös laatia palautumissuunnitelman osaksi tuotantosuunnitelmaa. Taukojen pitäminen ja huolehtiminen, että kaikki pääsevät tauolle, ovat kenties ilmeisimpiä keinoja hyvinvoinnin ylläpitämiseen. Tauot eivät ole tärkeitä ainoastaan fyysisten tarpeiden täyttämiseen, vaan palautumista on myös sosialisointi, mahdollisuus omaan aikaan ja mielen rentouttaminen joko aktivoimalla ajattelua johonkin muuhun tai rauhoittumalla (Saito ym. 2024).
![[Alt-teksti: henkilö pitämässä esitystä salissa.]](https://blogit.lab.fi/labfocus/wp-content/uploads/sites/8/2024/12/1026_2024_Hyvinvoiva-tiimi-onnistunut-tapahtuma-1024x576.jpg)
Työpajaosuudessa pohdittiin pienissä ryhmissä eri pöytiä kierrellen tapahtumien tuotannossa työhyvinvoinnin tukemista valikoitujen aiheiden kautta. Tuotannossa ja sen johtamisessa olisi tärkeää määritellä tärkeimmät tavoitteet ja luokitella ne tärkeyden sekä kiireellisyyden mukaan. Kun tiedetään, mikä on tärkeintä, tiimi voi keskittyä tehokkaammin ja välttää turhaa multitaskausta eli monen asian tekemistä yhtä aikaa (Aittokallio 2024). Johtajan tulisi osata kieltäytyä tehtävistä, jotka eivät edistä tapahtuman ydintavoitteita. Tapahtuman järjestämisessä on lisäksi hyvä varautua ja suunnitella resurssien käyttö realistisesti, sillä liian optimistiset suunnitelmat uuvuttavat tekijöitä.
Tiimin jäsenten motivaatiota ja jaksamista tukee myös avoin sekä selkeä viestintä. Näin minimoidaan päällekkäinen työ sekä ehkäistään epävarmuutta omasta roolista. Kun tapahtuma lähestyy, stressitasot usein nousevat, ja hyvinvoinnin merkitys työn laadulle saattaa unohtua. Silti pienillä, mutta tärkeillä asioilla voidaan saavuttaa paljon: huolehditaan selkeästä työnjaosta ja vastuiden määrittelystä, varaudutaan mahdollisiin haasteisiin ja pidetään huoli riittävistä tauoista. Näin luodaan perusta sujuvalle yhteistyölle ja onnistuneelle tapahtumalle.
Kirjoittaja
Maria Murto toimii LAB-ammattikorkeakoulussa liiketalousyksikössä TKI-asiantuntijana, ja hän työskentelee asiantuntijana Etelä-Karjalan tapahtumaklusteri -hankkeessa (LAB 2024).
Lähteet
Aittokallio, R. 2024. Hyvällä projektijohtamisella hyvinvointia koko tiimille. Esitys Tapahtuma ³ – Etelä-Karjalan tapahtumafoorumissa 20.11.2024.
Inceoglu, I., Thomas, G., Chu, C., Plans, D., & Gerbasi, A. 2018. Leadership behavior and employee well-being: An integrated review and a future research agenda. The Leadership Quarterly, 29 (1), 179–202. Viitattu 27.11.2024. Saatavissa https://doi.org/10.1016/j.leaqua.2017.12.00
LAB. 2024. Etelä-Karjalan tapahtumaklusteri. Hanke. LAB-ammattikorkeakoulu. Viitattu 27.11.2024. Saatavissa https://lab.fi/fi/projekti/etela-karjalan-tapahtumaklusteri
Saito, H., Lee, A., Bui, H. T., & Baum, T. 2024. Fostering employee well-being and workplace recovery in the hospitality industry: The role of supportive break times at work. Journal of Hospitality and Tourism Management, 61, 91–100. https://doi.org/10.1016/j.jhtm.2024.09.006
