Näin syntyi selkeä asukastyytyväisyyden raportointimalli Power BI:llä

Kiinteistötoimialaa ja asumispalveluiden tuottajia haastavat tutut megatrendit: muuttoliike kaupunkeihin ja kaupunkirakenteiden tiivistyminen, monipaikkaisuus, palveluiden lisääntyminen, digitalisaatio ja asukkaiden entistä yksilöllisemmät tarpeet. (Rakli 2025.) Asiakastyytyväisyyskyselyt ovat nousseet keskeiseksi työkaluksi kiinteistöalan tiedolla johtamisessa. Jotta kyselytiedoista saadaan kaikki hyöty irti, tarvitaan tehokkaita, visuaalisia ja helposti ylläpidettäviä raportointiratkaisuja.

Hollolan Asuntotalot Oy kehitti keväällä 2025 asukastyytyväisyyskyselyn raportointia yhdessä LAB-ammattikorkeakoulun asiantuntijoiden kanssa. Kehitä tietojohtamista kokeilemalla -hankkeessa (LAB 2025) toteutettiin ketterä tiedolla johtamisen pilotti, jossa yhdistettiin eri vuosien aineistot Power BI -tietomalliksi ja luotiin visuaalinen ja helppokäyttöinen työväline asukastyytyväisyyden raportointiin ja analysointiin. Työväline palvelee sekä strategista päätöksentekoa että arjen kiinteistönhoitoa.

Yhtenäinen tietomalli vertailukelpoisuuden perustana

Dataprojekteissa tarvittava tieto on usein hajallaan useissa eri lähteissä. Näin ollen tiedot täytyy yhdistää ja muuntaa yhteismitallisiksi, mikä on tyypillisesti koko projektin aikaa vievin ja kustannuksiltaan suurin osa. Ilman tätä vaihetta dataa ei voida kuitenkaan hyödyntää tarkoituksenmukaisesti. (Sivula et al. 2023.)

Hollolan Asuntotalot on toteuttanut vuodesta 2019 lähtien asukkaille suunnattuja asiakastyytyväisyyskyselyjä kahden vuoden välein. Aiemmin kyselyt tehtiin Qualtrics-järjestelmällä, mutta vuoden 2025 alusta siirryttiin Microsoft Formsiin. Kyselyn sisältö pysyi kuitenkin lähes samana, mikä mahdollisti aineistojen yhdistämisen.

Kehitystyön ensimmäinen vaihe olikin koota eri vuosien Excel-aineistot yhteen ja rakentaa niiden pohjalta yhtenäinen tietomalli. Tämä mahdollisti sen, että eri vuosien tuloksia ja eri kiinteistökohteita voitiin vertailla suoraan keskenään. Aineistot toimitettiin LABin asiantuntijoille Excel-muodossa ja niiden pohjalta laadittiin tietomalli Power BI:ssä.

Visuaalinen raportointi tukee päätöksentekoa

Seuraavaksi työssä keskityttiin visuaalisten raporttien rakentamiseen Power BI Desktopilla. Raporttien tavoitteena oli tehdä kyselyn tuloksista helposti ymmärrettäviä ja käyttökelpoisia niin johdon, hallituksen kuin operatiivisen henkilöstön näkökulmasta. Raporteissa käytettiin selkeitä pylväs-, taulukko- ja mittarikuvaajia, joiden avulla voitiin havainnollistaa esimerkiksi eri kiinteistöjen ja asuntotyyppien välisiä eroja tai kehitystä aikajanalla.

Tietomallin ja raporttien rakenne suunniteltiin siten, että uusi kyselydata voidaan jatkossa lisätä työvälineeseen ilman suurta manuaalista työtä. Tämä tehostaa raportointia ja nopeuttaa seuraavien asukastyytyväisyyskyselyjen käsittelyä.

Lopputulos: helppokäyttöinen ja päivitettävä työväline

Projektin tuloksena Hollolan Asuntotalot sai käyttöönsä visuaalisen raportointimallin, jonka avulla asukastyytyväisyyskyselyn tuloksia voidaan analysoida monipuolisesti. Raportointi ei enää nojaa irrallisiin Excel-taulukoihin tai manuaalisiin yhteenvetoihin, vaan tulokset ovat jatkossa selkeässä, ajantasaisessa ja helposti jaettavassa muodossa Power BI Servicessä.

Kehitystyö vaati määrittelypalaverin jälkeen kaksi työpalaveria. Projektin toteuttamiseen asiantuntijoilta meni yhteensä noin viikon työaika. Pilotti ei aiheuttanut yritykselle kustannuksia, mutta se oli De minimis -tuen alaista toimintaa. Projektissa tunnistettiin myös riskejä, kuten aikataulupaineet ja testauksen rajallisuus, mutta näihin pystyttiin varautumaan hyvällä suunnittelulla ja yhteistyöllä.

Pilotin tulokset ovat lupaavia. Yhtenäinen, visuaalinen ja joustavasti päivitettävä raportointityökalu on nyt osa Hollolan Asuntotalojen arkea ja valmis tukemaan yhtiön kehittymistä asiakaslähtöisempään suuntaan.

Lähteet

LAB. 2025. Kehitä tietojohtamista kokeilemalla. Hanke. LAB-ammattikorkeakoulu. Viitattu 30.5.2025. Saatavissa https://lab.fi/fi/projekti/kehita-tietojohtamista-kokeilemalla

Lisaphotos195. 2023. Keittiö, Ruokailualue, Pesuallas. Pixabay. Viitattu 30.5.2025. Saatavissa https://pixabay.com/fi/photos/keitti%C3%B6-ruokailualue-pesuallas-8323933/

Rakli. 2025. Asumisen tulevaisuus. Viitattu 30.5.2025. Saatavissa https://www.rakli.fi/asumisen-tulevaisuus/

Sivula, A., Aho, M. & Laukkanen, M. 2023. Datasta liiketoimintaan: 10 tehokasta työkalua. Alma Talent. Viitattu 30.5.2025. Saatavissa https://bisneskirjasto-almainsights-fi.ezproxy.saimia.fi/teos/FAEBIXETEB#kohta:Datasta((20)liiketoimintaan/piste:tZO