Luottokorttilaskun kuittirumba hallintaan – kolme askelta

Luottokorttilaskun käsittelyprosessi on usein työläs ja aikaa vievä prosessi – etenkin, jos yrityksessä ei ole nykyaikaisia työvälineitä prosessin tueksi. Prosessissa aikaa vieviä vaiheita ovat erityisesti kuittien kokoaminen ja täsmäyttäminen sekä tiliöintirivien yksityiskohtainen läpikäyminen.

Digitaaliset ratkaisut mahdollistavat prosessin sujuvoittamisen, nopeuttamisen ja reaaliaikaistaminen, mikä tuo joustoa työtehtävien hoitoon ja vapauttaa aikaa muuhun työhön. Tässä blogissa esitellään kolme askelta kohti tehokasta luottokorttilaskun käsittelyprosessia.

Nykyinen prosessi ja sen pullonkaulat

Ensimmäisenä askeleena kartoitetaan yrityksen nykyinen toimintatapa. Käydään läpi, kuka tekee mitäkin ja millaisia järjestelmiä on käytössä. (Kaarlejärvi & Salminen 2018.) Usein prosessin visualisointi ja kuvaaminen prosessikaaviolla auttaa hahmottamaan ja tunnistamaan paitsi turhia, myös manuaalisesti suoritettavia työvaiheita. Nykytilan prosessikuvaus osoittaa nykyiseen prosessiin liittyvät ongelmat ja haasteet, joiden pohjalta on helpompaa määritellä tarvittavat kehitystoimet.

Shekhar (2025) tutki opinnäytetyössään luottokorttilaskun käsittelyprosessin tehostamista. Tutkimus osoitti, että luottokorttilaskun käsittelyyn liittyvä ongelmallinen kuittirumba aiheutuu usein siitä, että kuitteja joudutaan kokoamaan useista eri lähteistä. Yrityksellä voi olla useita luottokorttia käyttäviä työntekijöitä, jotka toimittavat kuitteja, minkä lisäksi kuitit voivat olla useassa eri muodossa, kuten paperikuitteina tai PDF-tiedostoina.

Sopivan ratkaisun valinta

Nykytilan kuvauksen ja sen haasteiden selvittämisen jälkeen valitaan sopiva ratkaisu. Tämä sisältää uusien ohjelmistojen ja teknologioiden kartoituksen, kilpailutuksen sekä ratkaisu- ja toimittajavalinnan (Kaarlejärvi & Salminen 2018). Nykypäivänä tarjolla on useita samankaltaisia ratkaisuja, ja valinta niiden kesken ei välttämättä ole helppoa. Apuna voi käyttää vertailutaulukoita, jotka auttavat hahmottamaan eri ratkaisujen ominaisuuksia ja niiden eroja. Kuviossa 3 on esimerkki vertailumatriisista, jossa eri toimittajien ominaisuuksia on pisteytetty. Kokonaispistemäärä osoittaa vahvimman vaihtoehdon.

Valintaa tehdessä on tärkeää huomioida, että valittava ratkaisu sisältää vähintään seuraavat teknologiat:

• Sujuvat integraatiot eri järjestelmiin, kuten luottokorttiyhtiöön sekä käytössä olevaan taloushallinnon järjestelmään.
• eKuitti-integraatio eli rakenteisessa muodossa olevien digitaalisten kuittien siirtyminen automaattisesti ohjelmistoon on ehdoton vaatimus.
• OCR-teknologia (Optical Character Recognition), joka poimii automaattisesti ohjelmistoon toimitetusta kuitista sen perustiedot, kuten päivämäärän, ostopaikan, hinnan, verokannan ja maksutavan.

Käyttöönotto

Kolmantena askeleena on valitun ohjelmiston käyttöönotto. Olennaista on henkilöstön huolellinen kouluttaminen ja osallistaminen sekä selkeä roolien ja vastuiden asettaminen. Lisäksi uutta prosessia tulee seurata ja kehittämistarpeita arvioida säännöllisesti. (Kaarlejärvi & Salminen 2018.)

Tehokas kuittien ja kulujen hallinta säästää yrityksen resursseja. Kun kuitit ja kulut tulee käsitellyksi ajallaan, työntekijöiden ja kirjanpitäjän ei tarvitse käyttää aikaa puuttuvien tositteiden etsimiseen, mikä mahdollistaa keskittymisen ydintehtäviin. (Bezala 2025.)

Shekhar (2025) arvioi, että kulujenhallintasovelluksen käyttöönoton myötä luottokorttilaskun käsittelyyn liittyvä kuittirumba helpottuu huomattavasti. Kuitit voidaan toimittaa suoraan sovellukseen ottamalla kuva paperikuitista, välittämällä sähköpostikuitti eteenpäin sovellukseen tai lisäämällä tiedosto. Lisäksi eKuitit siirtyvät sovellukseen automaattisesti. Sovellus myös täsmäyttää kuitit luottokorttitapahtumiin sekä muistuttaa käyttäjiä puuttuvista kuiteista. Näin kirjanpitäjän tai laskun käsittelijän rooli kuittien kerääjänä ja muistuttelijana jää pois. Sovellus myös tallentaa toimitetusta kuitista perustiedot OCR-teknologian avulla, jolloin turha tietojen syöttäminen vähenee. 

Lähteet

Bezala. 2025. Tehokkuutta yritysten kulujen hallintaan. Blogikirjoitus 20.3.2025. Viitattu 22.9.2025. Saatavissa https://bezala.com/fi/ajankohtaista/tehokkuutta-yritysten-kulujen-hallintaan

Kaarlejärvi, S. & Salminen, T. 2018. Älykäs taloushallinto – Automaation aika. E-kirja. Helsinki: Alma Talent Oy.

Kaboompics. 2021. A close-up shot of a person using a calculator. Pexels. Viitattu 22.9.2025. Saatavissa A Close-Up Shot of a Person Using a Calculator · Free Stock Photo

Shekhar, E. 2025. Luottokorttilaskun käsittelyprosessin tehostaminen: kulujenhallintasovellusten vertailu, Case: Zoined Oy. Opinnäytetyö (AMK). LAB-ammattikorkeakoulu. Viitattu 22.9.2025. Saatavissa https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2025120131015