Vilkkuuko sininen valo tietokoneen ruudulla, kilkuttaako tietokone jatkuvasti viesti-ilmoituksista? Jos näin on, olet kohdannut digihälyn, joka pitää taltuttaa!
Työpaikkoja uhkaa uudenlainen, vakava ongelma, joka liittyy niin sanottuun digitaaliseen työpäiväkokemukseen eli työn tekemiseen digitaalisesti. Työpäivistä on tullut hälyisiä ja stressaavia. (Luoma-aho 2021; Harju 2021.) Ihmisen tietoinen tajunta kykenee käsittelemään vain pieniä lukumääriä ja pienen määrän asioita kerrallaan, oli sitten kyse tavaroista, valinnoista tai viesteistä. Suuret määrät ahdistavat, ja rajattomat mahdollisuudet ja valinnanvapaus helposti hämmentävät meitä. (Te Velde-Luoma 2010.)
OP Vähittäisasiakkaat Oyj:n varallisuudenhoitoyksikössä on havahduttu digitaalisen työpäivän tuomiin haasteisiin. Korona-ajan myötä yksikön lähes kaikki viestintä on siirtynyt Microsoft Teamsiin. Varallisuudenhoitoyksikössä on monenlaisia työtehtäviä ja niiden hoitamiseksi on perustettu useita eri Teams-ryhmiä. Käsiteltävän informaation määrä on suuri. Työntekijän ei tarvitse olla pois työstä kuin muutama päivä, niin lukemattomia viestejä on kymmenittäin eri Teams-ryhmissä. Henkilöstön informaatioähky on välillä käsinkosketeltavaa. (Ihamäki 2021.)
Tähän digitaalisen työpäivän haasteeseen tartuttiin YAMK-opinnäytetyössä (Ihamäki 2021). Ongelman kartoitus aloitettiin henkilöstölle suunnatulla sähköisellä kyselyllä, jonka tuloksia syvennettiin teemahaastatteluilla. Keskeinen havainto oli viestien ja ilmoitusten aiheuttama digihäly, jonka aiheuttajiksi tunnistettiin ohjeistuksen ja koulutuksen puute, epäselvät vastuut sekä sekava kanavarakenne ja käyttötavat. Teams-chatin käyttöä oli selkeytettävä.
5S-menetelmä, ratkaisupuu ja pelikirja
Varallisuudenhoitoyksikön ongelmaa päätettiin lähestyä Leanin 5S-menetelmällä, jota on tuotantoteollisuuden lisäksi sovellettu myös palvelualoilla. Oli siis edessä sortteeraus, systematisointi, siivous, standardisointi ja seuranta. 5S-menetelmää käytettiin innolla ja ennakkoluulottomasti Teams-chatin siivoamiseen ja selkeyttämiseen. Ratkaisut kuvattiin ratkaisupuun muotoon. (Ihamäki 2021.)
Varsinaiseksi kehitystyökaluksi koottiin visuaalinen pelikirja, joka sisältää kuvauksen digitaalisen työpäivän parantamisprosessista ja käytännön ohjeita niin työntekijöille kuin chat-vastaaville. Pelikirjan laatimisessa otettiin huomioon ratkaisupuun oksilla roikkuvat haasteet. Tavoitteena on poistaa työn tekemiseen liittyvät päällekkäisyydet ja selkeyttää chatin rakennetta. Pelikirja määrittää vastuut, vakioi toiminnot ja ylläpitää chatin käyttötapojen kehitystä. Pelikirja antaa avaimet parempaan digitaaliseen työpäiväkokemukseen. (Ihamäki 2021.)
Kirjoittajat
Merja Ihamäki työskentelee finanssialalla. Hän valmistuu LAB-ammattikorkeakoulun Digitaaliset ratkaisut -koulutusohjelmasta tutkintonimikkeellä restonomi (YAMK) jouluksi 2021.
Sari Suominen toimii johtamisen ja yrittäjyyden lehtorina LAB-ammattikorkeakoulun liiketoimintayksikössä Lahdessa.
Lähteet
Harju, I. 2021. Viestiviidakossa. Helsingin Sanomat. [Viitattu 18.11.2021]. Saatavissa: https://www.hs.fi/talous/art-2000008294636.html
Ihamäki, M. 2021. Microsoft Teams -chatin käytön kehittäminen osana digitaalista työpäiväkokemusta. CASE: Varallisuudenhoitoasiakkaat operaatiot OP. YAMK-opinnäytetyö. LAB-ammattikorkeakoulu, Uudistava johtaminen. Lahti. [Viitattu 18.11.2021]. Saatavissa: https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2021112321353
Luoma-Aho, V. 2021. Digihälyn taltuttajat. Helsingin Sanomat. [Viitattu 18.11.2021]. Saatavissa rajoitetusti: https://www.hs.fi/visio/art-2000008210800.html
Te Velde-Luoma, A. 2010. Kaaoksen kesyttäjä – Tavarat, paperit ja aika haltuun. Helsinki: Avain.
Kuvat
Kuva 1. Jordan, B. 2020. Scrabble, scrabble pieces, lettering. Unsplash. [Viitattu 18.11.2021]. Saatavissa: https://unsplash.com/photos/D9Rs61Lfn30
Kuva 2. Juarez, L. 2017. The present moment is filled with joy and happiness. If you are attentive, you will see it. ― Thich Nhat Hanh. Unsplash. [Viitattu 18.11.2021]. Saatavissa: https://unsplash.com/photos/DFtjXYd5Pto
