Viime vuosien varrella lukemattomat suunnitellut tapahtumat ja tapaamiset ovat muuttuneet virtuaalisiksi. Tämä tarkoittaa, että katsojat voivat valita, mihin verkkotapahtumiin osallistuvat. Jos tapahtuma ei ole houkutteleva, osallistujat voivat poistua nopeasti paikalta ja tämä vastaa huoneesta poistumista. Virtuaalitapahtumat, kuten fyysiset tapahtumat, vaativat hyvää markkinointia. Jos ei ole kohdennettua ja tehokasta julkisuutta, se vaikuttaa osallistumiseen. Virtuaalitapahtumilla on rajoituksia, joita fyysisillä tapahtumilla ei ole. Kun fyysiset tapahtumat voivat houkutella osallistujia ainutlaatuisilla kohteilla ja verkostomahdollisuuksilla, virtuaalisten tapahtumien on perustuttava sisältöön. (Kraneis & Rantala 2018, 144‒145.)
Artikkeli pohjautuu TBZ esports Oy:lle toteutettuun opinnäytetyöhön (Lötjönen 2021), jossa käsitellään erilaisia tapahtumamuotoja ja niiden osa-alueita.
Markkinoijien ja suunnittelijoiden on kohdistettava sisältöä niille markkinasegmenteille, jotka antavat parhaan vastauksen. Lisäksi virtuaalitapahtumien suunnittelijoiden on päätettävä, kuinka sisältöä tarjotaan. Kasvokkain tapahtuvissa tilaisuuksissa järjestetään workshop-tyylisesti useita sisältövaihtoehtoja samanaikaisesti.
Vuorovaikutuksessa yleisöön
Yleisölle on oltava tarjolla aktiviteetti, johon osallistutaan aktiivisesti. Vuorovaikutus osallistujien ja virtuaalista tapahtumaa pitävän isännän tai juontajan välillä on tärkeätä pitää yllä. Teknisten ongelmien varalta on suositeltavaa käyttää useampia suoratoistopalveluita. Jos videossa tai äänessä ilmenee teknisiä ongelmia, voivat osallistujat siirtyä muihin palveluihin ja jatkaa toimintaa suunnitellusti.
Esityksen tai lähetyksen luomisessa ei ole mitään järkeä, jos kukaan ei halua katsoa sitä. Yksi fyysisien tapahtumien isännöinnin suurimmista eduista on, että voidaan luoda energistä jännitystä ja yhteenkuuluvuuden tunnetta yleisön kanssa yhdessä paikassa. On monia mahdollisuuksia osallistua, luoda kontakteja ja kommunikoida. Lisäksi yleisön kynnys poistua paikalta on pienempi. Virtuaalisten tapahtumien tapauksessa näin ei ole. Kasvokkain tapahtuvissa tapahtumissa on lukemattomia tapoja pitää yleisön sitoutuneena. Mutta voidaanko näitä verrata virtuaalisiin aktiviteetteihin? (Catani 2017.)
Tässä voi auttaa vahva ja luova sisällönkehitystiimi. Lisäämällä reaaliaikaisia ja valmiita videoita virtuaalisiin tapahtumiin voimistuu vuorovaikutus ja osallistuminen ihmisten välillä. Interaktiivisuuden vuoksi voidaan tehdä reaaliaikaisia yleisöäänestyksiä ja kyselyjä. Yleisöllä on oltava mahdollisuus reagoida, vastata ja osallistua esitykseen tavoilla, jotka voivat jopa vaikuttaa lopputulokseen. Katsojien saaminen vaikuttamaan lopputulokseen tulisi olla ensisijainen tavoite. Vaikka yleisö olisi kaukana, jos voimme saada heidät tuntemaan olonsa osallisiksi, meillä on paremmat mahdollisuudet ymmärtää ja toimia saatujen tietojen perusteella.
Data on ainoa tapa todistaa virtuaalisen tapahtuman onnistuminen. Virtuaalitapahtuman onnistuminen riippuu tapahtuman ja liiketoiminnan tavoitteiden koordinoinnista, keskeisten suoritusindikaattoreiden määrittämisestä tapahtuman onnistumisen määrittelemiseksi ennen tapahtumaa sekä tapahtumatietojen analysointiin ja näkemysten tarkistamiseen tapahtuman jälkeen.
Kirjoittajat
Jose Lötjönen on LAB-ammattikorkeakoulusta valmistunut markkinoinnin tradenomi.
Sampo Kokkonen toimii tiimivalmentajana ja markkinoinnin lehtorina LAB-ammattikorkeakoulussa.
Lähteet
Catani, J. 2017. Onnistunut yritystapahtuma. Helsinki: Alma Talent Pro.
Kraneis, S. & Rantala, K. 2018. Kaikki e-urheilusta. Suomen Urheilumuseosäätiön julkaisuja 55. Helsinki: Suomen Urheilumuseosäätiö.
Lötjönen, J. 2021. Fyysinen ja virtuaalinen E-urheilutapahtumajärjestäminen. Opinnäytetyö. LAB-ammattikorkeakoulu. Lappeenranta. Viitattu 7.12.2021. Saatavissa: https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2021112622051
