Niin opinnoissa kuin työelämässäkin tarvitsemme aikatauluttamisen taitoja. Hyväksi aikatauluttajaksi opitaan kokeilemalla, harjoittelemalla ja sitten muokkaamalla itselle toimivista tavoista rutiineja.
Opinnot ja työelämä saattavat koostua nykyisin hyvinkin pirstaloituneesta työkuormasta, ja on hyvin yleistä, että fokus katoilee, kun täytyy siirtyä tehtävästä toiseen. Lisäksi pirstaloitumisen takia päivät saattavat olla täynnä kuormittavaa päätöksentekoa. Päivästä toiseen, tunnista toiseen päätät uudelleen ja uudelleen, mihin työtehtävään tartut seuraavaksi. (Dartmouth’s Academic Skills Center 2022)
Mitä aikatauluttaminen oikeastaan tekee – se ohjaa pilkkomaan suuria kokonaisuuksia pienemmiksi, helpommin hallittaviksi osakokonaisuuksiksi sekä vapauttaa sinut jatkuvasta päätöksenteosta. Jos olet jo tiettynä suunnitteluhetkenä käyttänyt aikaasi aikataulun luomiseen, olet silloin valmiiksi tehnyt päätökset siitä, mihin energiaasi suuntaat minäkin hetkenä.
Löydä oma tyylisi
Aikataulun teossa tyyli on vapaa, mutta pakollinen. Aikatauluja voi tehdä puhelimen kalenteriin tai paperiseen kalenteriin. Niitä voi tehdä tuntitasolla tai to-do -listana päiville. Erilaisille ihmisille sopivat erilaiset tyylit. Jos taas koko projektin aloittaminen on ongelma, jolloin puhutaan prokrastinaation pulmasta, siihenkin löytyy ratkaisuja (Liukko 2022).
Oppijana kehittymisen opintojaksolla (Campusonline.fi-portaalissa seuraavan kerran keväällä 2023) on huomattu, kuinka moni opiskelija on hyötynyt suuresti aikataulun teosta. Yllättäen aikataulu ei olekaan tuntunut käsiä sitovalta työkalulta vaan päinvastoin se on vapauttanut. Kun tietää olevansa aikataulussa, eivät tulevat tehtävät tunnu painolastina hartioilla joka sekunti.
Aikataulussa pysyminen ei silti aina ole helppoa. On monia syitä, miksi aikataulu sakkaa. Elämässä voi tulla sairastumisia, muuttoja, uupumusta tai pakollisia hoidettavia asioita. Siksi aikatauluun kannattaa lisätä bufferia, tiettyjä hetkiä, jotka on varattu mahdolliselle kiinnikuromiselle.
Aikataulun on tarkoitus helpottaa elämääsi. Jos se aiheuttaa ylimääräistä stressiä, niin se saattaa olla tehty liian tiukaksi tai liian yksityiskohtaiseksi. Kaikille ei sovi tunnin tarkkuudella suunnittelu. Aikatauluttaminen opettaa ennakointia sekä työtehtäviin liittyvien tuntimäärien arviointia. Aikataulussa pysyminen voi jopa antaa isoja onnistumisen kokemuksia ja parantaa minäpystyvyyden tunnetta ja itsensä johtamisen taitoja.
Kommentteja 2021 oppijana kehittymisen opintojaksolta:
”Konkreettisen aikataulun vuoksi kiire ei päässyt yllättämään missään vaiheessa ja vaikka olin jättänyt tehtävän tekemisen viime metreille, olin aikataulun vuoksi luottavainen siitä, että saan tehtävän tehtyä ajallaan ilman turhaa stressaamista.”
”…sitä tehdessä joutui jakamaan tehtävät pienempiin palasiin, mikä antoi paremman kokonaiskuvan työmäärästä, mutta samalla selkeytti omia ajatuksia, kun oli selkeä lista tulevista tehtävistä, mikä helpotti tehtäviin alkamista.”
”Ensimmäistä kertaa ikinä nautin ehkä jopa enemmän ajoissa tekemisestä kuin viime hetkellä tekemisestä.”
Kirjoittaja
Kaisa Liukko työskentelee matematiikan lehtorina LAB-ammattikorkeakoulun Liiketoiminta-yksikössä. Hän on ohjannut oppijana kehittymisen opintojaksoa Campus Online -palvelussa vuodesta 2019 ja on mukana projektityöntekijänä SLEM-hankkeessa, jossa vahvistetaan itsensä johtamisen taitoja (SLEM 2022). Hän on myös yrittäjä, joogaopettaja ja NLP Master Practitioner. Hän ihailee kaikkia taitavia aikatauluttajia ja haaveilee oppivansa itsekin paremmaksi aikatauluttamisen ja ennakoinnin jalossa taidossa.
Lähteet
Dartmouth’s Academic Skills Center. 2022. Making a schedule. Viitattu 30.3.2022. Saatavissa https://students.dartmouth.edu/academic-skills/learning-resources/making-schedule
geralt. 2013. Altmann, G. Kello, tapaaminen, kalenteri. Pixabay. Viitattu 30.3.2022. Saatavissa https://pixabay.com/fi/illustrations/kello-tapaaminen-kalenteri-163200/
Liukko, K. 2022. Aloittamisen vaikeus ja kuinka se taklataan. LAB Focus. Viitattu 30.3.2022. Saatavissa https://blogit.lab.fi/labfocus/aloittamisen-vaikeus-ja-kuinka-se-taklataan/
SLEM. 2022. Entrepreneurial Self-Leadership Education Through Virtual Training. Viitattu 30.3.2022. Saatavissa www.slemacademy.eu
