Järvenpään kaupungissa valmistui keväällä 2019 infran kunnossapidon muutosprosessi. Se sisälsi infran kunnossapitopalveluiden ulkoistamisen liikkeenluovutuksella. Kehittämisen tuloksena aikaisemmin omajohtoisena toteutettu infran kunnossapito vaihtui Järvenpäässä tilaaja-tuottajamuotoiseksi toimintamalliksi. Juuri valmistuneessa YAMK-opinnäytetyössä ”Infran kunnossapidon kehittäminen – Case Järvenpään kaupungin kunnossapidon ulkoistaminen liikkeenluovutuksella” kuvataan hankinnan kilpailutusprosessin eri vaiheet alkaen kilpailutuksen valmisteluvaiheesta, edeten uuden infran kunnossapidon toimintamallin käyttöönottoon ja Järvenpään kunnossapidon alueurakan ensimmäisen sopimusvuoden seurantaan saakka. (Hämäläinen 2020.) Muutoksen myötä kaupungin varikkoalue jäi käyttöä vaille (Kuva 1).
Muutosprosessi avoimesti keskustellen henkilöstön kanssa
Suomessa työterveyslaitos on tutkinut viime vuosina paljon työelämän muutosta ja siihen vaikuttavia tekijöitä. Työpaikkaa koskettavaa muutosta ei kannata valmistella ja yrittää viedä läpi väkisin vain pienen sisäpiirin toimesta. (Työterveyslaitos 2020.)
Tulossa olevaa muutosta ja siihen johtaneita tapahtumia tulisi käydä läpi avoimesti muutoksen vaikutuspiirissä olevan työpaikan henkilöiden kanssa samanaikaisesti tiedon oikeellisuuden ja työntekijöiden oikeusturvan varmistamiseksi. (Työterveyslaitos 2020.)
Järvenpään kaupungin kunnossapitopalveluiden yhteistoimintamenettelyn aikana järjestettiin tilaisuuksia henkilöstölle kuukausittain. Työnantajan edustajat esittelivät valmisteilla olevia ajankohtaisia asioita kyseissä tilanteessa tiedossa olleessa laajuudessa ja niistä keskusteltiin avoimesti. Prosessin aikana tehdyt luottamuselinpäätökset tuotiin esiin yhteistoimintatilaisuuksien yhteydessä. (Hämäläinen 2020.)
Julkisen sektorin sopimushallinta
Yksi keskeisistä onnistuneen hankkeen seurantakeinoista on sopimuksenmukaisuuden jatkuva arviointi ja toteutuksen seuranta. Erityisesti monivaiheiset, vaativat rakennushankkeet sekä pitkäkestoiset ja laajat korkean laatutason palveluhankkeet vaativat niiden tilaajilta erityisosaamista julkisista hankinnoista sekä riittävää panostusta sopimustenhallintaan. (Hirsimäki & Purtonen 2020.)
Järvenpäässä kehitettiin raportoinnin vuosikello kunnossapidon alueurakan palveluntuottajan raportointivelvoitteiden kuvaamiseksi ja seuraamiseksi. Alueurakan palveluntuottaja raportoi tilaajalle vuodenaikojen mukaiset vaihtuvat tehtävät, jotka on myös koottu vuosikellon muodossa (Kuvio 1). Rakenteessa on huomioitu päivittäiset velvoitteet, viikoittain toistuvat kirjalliset suoritteet ja eri kuukausiin kohdentuvat raportoinnit. Vuosikellon tarkoitus on selkeyttää ja helpottaa alueurakan eri tehtäviin liittyvien kirjallisten dokumentointimateriaalien aikataulutusta, tuottamista, oikea-aikaista toimitusta, tarkastusta sekä arkistointia. Tehtävienkierto on jatkuvaa, ja se kestää läpi koko käynnissä olevan alueurakan sopimusajan. (Hämäläinen 2020.)
Kirjoittajat
Jarkko Hämäläinen on suorittanut YAMK-tutkinnon Kestävä kaupunkiympäristö -ohjelmassa ja laatinut opinnäytetyön Infran kunnossapidon kehittäminen Case Järvenpään kaupungin kunnossapidon ulkoistaminen liikkeenluovutuksella.
Yliopettaja Eeva Aarrevaara toimii LAB-ammattikorkeakoulussa Kestävä kaupunkiympäristö-ohjelman koordinaattorina ja on ohjannut em. opinnäytetyötä. Hänen asiantuntemuksensa liittyy yhdyskuntien suunnittelu- ja toteuttamisprosesseihin.
Lähteet
Hirsimäki, H. & Purtonen, H. 2020. Hallitse sopimuksiasi, muuten sopimuksesi hallitsevat sinua. Handi-hankintojen digitalosointi [Viitattu 9.11.2020]. Saatavissa: https://www.handi.fi/hallitse-sopimuksiasi-muuten-sopimuksesi-hallitsevat-sinua/
Hämäläinen, J. 2020. Infran kunnossapidon kehittäminen Case Järvenpään kaupungin kunnossapidon ulkoistaminen liikkeenluovutuksella. YAMK-opinnäytetyö. LAB-ammattikorkeakoulu [Viitattu 9.11.2020]. Saatavissa: http://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2020110922424
Työterveyslaitos. 2020. Työkaluja organisaatiomuutoksen toteuttamiseen [Viitattu 9.11.2020]. Saatavissa: https://www.ttl.fi/tyoyhteiso/organisaatiomuutos/tyokaluja-muutoksen-toteuttamiseen/
