Suorituksen johtaminen on henkilöstöjohtamisen tärkein perusprosessi. Sen tavoitteena on jatkuva suorituksen parantaminen. (Sydänmaanlakka 2024.) Tieto auttaa tunnistamaan hyvän suoriutumisen. Operatiivista suorituskykytietoa voivat hyödyntää sekä johto että henkilöstö omassa työssään (Listenmaa 2023).
LAB-ammattikorkeakoulun Kehitä tietojohtamista kokeilemalla -hankkeen (LAB 2025) pilotissa hartolalainen JPS Palvelut Oy siirtyi manuaalisesta Microsoft Excel -seurannasta visuaalisesti selkeään, automatisoituun sekä analysoinnin mahdollistavaan raportointiin. Pilotin ytimessä oli työajanseurannan kehittäminen, mutta työn edetessä mukaan otettiin myös myynnin ja tuloksen raportointia. Tavoitteena oli rakentaa helppokäyttöinen ja selkeä raportointityökalu, joka tukee arjen johtamista ja kannattavan liiketoiminnan kehittämistä.
Manuaalista työtä ja rajallista näkyvyyttä
Pilotin alkaessa JPS Palvelut Oy:ssä seurattiin kotisiivoustoiminnan työaikaa, tehokkuuksia ja kannattavuutta Excel-taulukolla. Työajat, kustannukset sekä myyntituotot kirjattiin taulukkoon käsin, ja raportointi perustui numeeriseen dataan ilman visuaalisia kaavioita.
Yrityksessä on käytössä kaksi toiminnanohjausjärjestelmää: MaxTech työajanhallintaan sekä Fennoa laskutukseen, kirjanpitoon ja palkanlaskentaan. Toimitusjohtaja kyllä hyödynsi järjestelmien taulukkomuotoisia raporttinäkymiä, mutta datan siirtoa Exceliin ei ollut automatisoitu. Helposti päivitettävät ja visuaaliset raporttipohjat oli jäänyt kiireen takia kehittämättä. Näin tiedon analysointi ja raportointi laahasikin usein kuukausia myöhässä.
Kohti ajantasaista ja visuaalista raportointia
Työajanseurannan raportoinnin haluttiin olevan kuukausikohtaista ja kumulatiivista, sisältäen selkeän jaottelun kokonaistyöajasta, laskutettavasta työstä, siirtymistä ja tauoista. Ideana oli, että raportteja voitaisiin hyödyntää myös henkilöstön kanssa käytävissä keskusteluissa ja tulospalkkauksen kehittämisessä. Tulospalkkaus vaatii raportoinnilta myös tehokkuutta, laskelmat eivät voi tulla kuukausia myöhässä.
Projektin aikana kehittämistyön laajuus kasvoi, ja mukaan otettiin myös myynnin ja tuloslaskelman visuaalinen raportointi.
Datan yhdistämistä ja analysointia Excelin avulla
Yritykseltä saatiin olemassa olevat kotisiivouksen Excel-seurantatiedostot sekä MaxTechin ja Fennoan datatiedostot CSV-muodossa. Näiden tietojen pohjalta LABin asiantuntijat Marianne Viinikainen ja Liisa Uosukainen rakensivat Excelin Power Queryn, pivot-taulukoiden, funktioiden, kaavioiden ja VBA-makrojen avulla visuaaliset raporttipohjat työajan, myynnin ja tuloksen raportoitiin ja analysoimiseen.
![[Alt-teksti: kolme pientä taulukkoa, jotka osoittavat työtehoa, siirtymiä ja kahvitaukoja.]](https://blogit.lab.fi/labfocus/wp-content/uploads/sites/8/2025/05/218_2025_Kotisiivouksen-johtaminen-etc-taulukko-1024x151.jpg)
Prosessi eteni systemaattisesti: tammikuussa 2025 pidettiin aloitustapaaminen, jonka jälkeen pilotin sisältö määriteltiin helmikuun alussa. Kolmen työpalaverin aikana (maaliskuussa, huhtikuussa ja toukokuussa) raportteja kehitettiin yrityksen palautteen pohjalta. Pilotti huipentui päätöspalaveriin 22.5.2025, jossa esiteltiin lopulliset työvälineet.
Excelistä strategiseksi työkaluksi
Pilotti onnistui erinomaisesti: sille asetetut tavoitteet saavutettiin ja yritys sai käyttöönsä käytännönläheisen ja tehokkaan työkalun päätöksenteon tueksi. Työväline tukee jatkossa myös henkilöstön kanssa käytävää vuoropuhelua ja toimii alustana tulospalkkauksen kehittämiselle.
Erityistä arvoa pilotissa oli myös siinä, että yritys sai konkreettisen kokemuksen Excelin monipuolisista ja joustavista mahdollisuuksista johtamisen tukena – ilman erillisiä kalliita järjestelmiä. Raportit voi päivittää uusilla tiedoilla helposti. Tämä on esimerkki siitä, miten pieninkin kehitysaskelin voidaan saavuttaa suuria hyötyjä.
Kirjoittajat
Marianne Viinikainen työskentelee taloushallinnon lehtorina LAB-ammattikorkeakoulussa ja BI-asiantuntijana Kehitä tietojohtamista kokeilemalla -hankkeessa.
Liisa Uosukainen työskentelee tietojenkäsittelyn lehtorina LAB-ammattikorkeakoulussa sekä IT-asiantuntijana Kehitä tietojohtamista kokeilemalla -hankkeessa.
Sanni Tuomivirta on hartolalaisen monialayritys JPS Palvelut Oy:n toimitusjohtaja.
Lähteet
LAB. 2025. Kehitä tietojohtamista kokeilemalla. Hanke. LAB-ammattikorkeakoulu. Viitattu 21.5.2025. Saatavissa https://lab.fi/fi/projekti/kehita-tietojohtamista-kokeilemalla
Listenmaa, J. 2023. Laita tieto töihin. Tiedolla johtamisen käsikirja. E-Kirja. Alma Talent Oy. Alma Insights. Viitattu 21.5.2025. Saatavissa https://bisneskirjasto-almatalent-fi.ezproxy.saimia.fi/teos/DAFBIXETEB#kohta:2((20)Mit((e4)((20)on((20)tiedolla((20)johta-minen?/piste:tap
Pixabay. 2021. Nainen, Ikkuna, Puhdistus. Pixabay. Viitattu 21.5.2025. Saatavissa https://pixabay.com/fi/photos/nainen-ikkuna-puhdistus-henkil%C3%B6-5928694/
Sydänmaanlakka, P. 2024. Innostu, Innosta, Innovoi: Näkökulmia älykkääseen johtamiseen. E-Kirja. Alma Talent Oy. Alma Insights. Viitattu 21.5.2025. Saatavissa https://bisneskirjasto-almatalent-fi.ezproxy.saimia.fi/teos/CAEBBXXTBBAEF#kohta:INNOSTU,((20)IN-NOSTA,((20)INNOVOI/piste:t1Ie
