Lean-filosofian tarkoituksena on tavoitella tuotteen tai palvelun jatkuvaa ja sujuvaa virtausta. Palvelu tai tuote tulee siirtää vaiheesta vaiheeseen vain tarvittavan määrän työstämisellä. Ennen kaikkea prosesseissa esiintyvä vaihtelu on sujuvan virtauksen vihollinen. Siitä aiheutuu helposti hukkia ja ylikuormitusta. Vaihtelu esiintyy työelämässä epätasapainoisena työkuormana ja sitä tulee ymmärtää ennen kuin lähdetään poistamaan prosesseista hukkia. Hukkien poistamista pidetään nimenomaan keinona eikä määränpäänä. (Kuisma 2020; Torkkola 2015, 23, 27.)
Virtaustehokkuudessa arvoa tuottavat toiminnat yhdistetään yhdeksi kokonaisuudeksi ja arvoa tuottamatonta toimintaa karsitaan prosesseista (Modig & Åhlström 2015, 18). Hyvällä virtaustehokkuudella taataan siis mahdollisimman pitkä virtausyksikön arvon saannin aika suhteessa prosessin läpimenoaikaan (Modig & Åhlström 2015, 20, 26).
Malkavuori (2022) tarkasteli Audiovisual-suunnitteluryhmän lean-matkan aloitus: Case Granlund Oy: Asiantuntijatyön prosessien kehittäminen -opinnäytetyössään audiovisual-suunnitteluryhmän prosessien epäkohtia ja prosessien kokonaisvaltaista tehostamista integroimalla lean-filosofia AV-ryhmän prosessitoimintaan. Kehittämistutkimuksessa etsittiin suurimpia prosessien pullonkauloja, joita lähdetään poistamaan prosesseista pala palalta. Kehittämistutkimus loi hyvän perustan ryhmän toimintojen kehittämiselle sekä jatkuvalle parantamiselle.
Asiantuntijatyön prosessitoiminnan kehittäminen
Organisaation ja henkilöstön ongelmaratkaisutaitojen järjestelmällinen kehittäminen ovat toimenpiteitä, jotka tulee ottaa huomioon työyhteisön toimintatapoja muutettaessa. Lean-filosofian avulla pidetään fokus kummassakin. Työyhteisön toimintamallit toimivat, jos kehitys- ja parannustoimenpiteet ovat jatkuvia ja toistuvat syklimäisesti. Palveluntuottajan tulee jo lähtökohtaisesti seistä asiakkaan saappaissa ja ymmärtää heidän tarpeensa sekä luoda heille enemmän lisäarvoa kuitenkin vähemmillä resursseilla. (Kuisma 2020.)
Prosessien perimmäisenä tarkoituksena onkin saada asiakkaat tyytyväisiksi ja tuottaa heille mahdollisimman paljon arvoa lopputuotteen tai -palvelun muodossa. Prosessit eli toimenpiteidensarjat toimivat, jos niiden jokainen osa toimii. Ydinprosesseilla kohdataan asiakkaat ja huomioidaan heidän tarpeensa. Tukiprosessit vuorostaan takaavat edellytykset toimiville ydinprosesseille. (Kuusisto 2021; Moisio 2021; Moisio & Ritola 2021.)
Mitä enemmän prosessitoiminnassa esiintyy vaihtelua, sitä pidemmäksi prosessin läpimenoaika kasvaa ja virtaustehokkuus heikkenee. Vaihtelun hallitsemiseksi systeemien käyttäytymiset on ymmärrettävä ja optimoitava. Vaihtelua esiintyi myös AV-suunnitteluryhmän ydinprosesseissa. Vaihtelua lähdettiin minimoimaan yhteisten pelisääntöjen kautta. Ryhmälle laadittiin yhteinen ja selkeä ohjeistus koskien muun muassa projektiohjeita, malliasiakirjoja ja tiedon säilytyspaikkoja.
AV-ryhmässä tullaan jatkossa panostamaan prosessien virtaustehokkuuteen sekä jatkuvaan prosessien parantamiseen lean-filosofian mukaisesti. Toimintatapoja lähdetään vakioimaan ja asiakaslupauksista pidetään tiukasti kiinni. Asiakaslupausten täyttäminen vaatii kuitenkin koko ryhmän yhteiset toimintamallit sekä kaikkien osapuolten yhteistyötä maksimaalisen virtaustehokkuuden saavuttamiseksi. (Malkavuori 2022, 42; Torkkola 2015, 140.)
Kirjoittajat
Lea Heikinheimo TkT, toimii yliopettajana Uudistava johtaminen, insinööri (YAMK) koulutusohjelmassa.
Jani Malkavuori on insinööri (YAMK) Uudistava johtaminen koulutusohjelman opiskelija LAB-ammattikorkeakoulussa. Hän työskentelee projektipäällikkönä ja AV-suunnittelijana Granlund Oy:ssä ja on kiinnostunut prosessien kehittämisestä.
Lähteet
Geralt. 2022. Kättely, kättelee, internet. Pixabay. Viitattu 2.3.2022. Saatavissa https://pixabay.com/images/id-3629626/
Kuisma, J. 2020. Lean-ajattelu toiminnan kehittämisessä. Luento LAB-ammattikorkeakoulun tekniikan alan koulutuksen (ylempi AMK) Lean-ajattelu toiminnan kehittämisessä -opintojaksolla 30.11.2020.
Kuusisto, M. 2021. Prosessit ja toiminnan kehittäminen. Luento LAB-ammattikorkeakoulun tekniikan alan koulutuksen (ylempi AMK) Prosessi- ja projektijohtaminen -opintojaksolla 27.4.2021.
Malkavuori, J. 2022. Audiovisual-suunnitteluryhmän lean-matkan aloitus: Case Granlund Oy:
Asiantuntijatyön prosessien kehittäminen. YAMK-opinnäytetyö. LAB-ammattikorkeakoulu. Lahti. Viitattu 16.3.2022. Saatavissa https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202203143454
Modig, N. & Åhlström, P. 2015. Tätä on lean. Ratkaisu tehokkuusparadoksiin. 2. painos. Tukholma: Rheologica Publishing.
Moisio, J. 2021. Prosessijohtamisen virtauksia 2006-2007. Luento LAB-ammattikorkea-koulun tekniikan alan koulutuksen (ylempi AMK) Prosessi- ja projektijohtaminen -opintojaksolla 27.4.2021.
Moisio, J. & Ritola, O. 2021. Prosessien tunnistaminen. Luento LAB-ammattikorkeakoulun tekniikan alan koulutuksen (ylempi AMK) Prosessi- ja projektijohtaminen -opintojaksolla 27.4.2021.
Torkkola, S. 2015. Lean Asiantuntijatyön johtamisessa. 8. painos. Helsinki: Talentum Media Oy.
