Mitä on tehtävälouhinta?

Tehtävälouhinnalla (task mining) tarkoitetaan prosessia, jossa kerätään ja analysoidaan ihmisen ja tietokoneen väliseen vuorovaikutukseen liittyvää dataa. Tehtävälouhinnan avulla organisaatiot voivat saada tietoa siitä, miten työtä todellisuudessa tehdään, tunnistaa poikkeamat määrätyistä prosesseista ja paljastaa yksinkertaistettavia, koulutettavia tai etenkin automatisoitavia alueita. Tehtävälouhinnan avulla voidaan vastata tehokkaammin organisaatioiden kohtaamiin ongelmiin, joihin toimistoautomatiikasta haetaan ratkaisuja, ja hyödyntää dataan perustuvia mittareita automaatiolla saavutettavan hyödyn arvioimiseksi. (UiPath Academy 2023.)

Kuva 1. Tehtävälouhinnassa kerätään tietoa ihmisen ja tietokoneen välisestä vuorovaikutuksesta. (anyaberkut 2023)

Tehtävälouhinta vs. prosessilouhinta

Tehtävälouhinta lukeutuu prosessilouhinnan tapaan tietoon ja näyttöön perustuvaan prosessien parantamiseen (evidence based practises). Nämä kaksi menetelmää eroavat kuitenkin toisistaan fokuksen sekä hyödynnettävän datan suhteen.

Prosessilouhinta tarjoaa kokonaisvaltaisen ymmärryksen koko prosessista perustuen tietojärjestelmien tapahtumalokeihin, kun taas tehtävälouhinta keskittyy analysoimaan yksilön suorittamia tehtäviä tallentamalla käyttäjän toimintaa. Tallenteet sisältävät tiedon vuorovaikutuksesta, kuten hiiren klikkaukset, näppäimistösyötteet, sovellusten käytön sekä näitä havainnollistavia kuvankaappauksia.

Käytännössä prosessilouhinta ja tehtävälouhinta voivat täydentää toisiaan, ja yhdessä ne tarjoavat organisaatiolle kattavan kuvan sen prosesseista ja edistävät sekä tiedolla johtamisen että jatkuvan parantamisen kulttuuria.

Linkki RoboGrowth -hankkeen sivuille, joissa pääset tutustumaan muun muassa blogisarjaamme prosessilouhinnasta. (Linkki 1)

Palveluntarjoajia runsaasti tarjolla

Tehtävälouhintapalveluiden tarjonta on kasvanut nopeasti viime vuosina. Gartnerin markkinaopas tehtävälouhinnasta (Ganeshan & Kerremans 2022) tarjoaa valaisevan katsauksen markkinoiden määrittelystä, käsitteistä sekä lupaavista toimijoista. Toimittajavaihtoehtoja on lukuisia. Aiheesta kiinnostunut voi aloittaa tutustumisen esimerkiksi UiPath Task Mining tai Microsoft Process Advisorin avulla. Edellä mainitut toimijat tarjoavat sekä opetusmateriaalia että ilmaisen kokeilujakson, jonka aikana tehtävälouhintaa pääsee testaamaan myös käytännössä.

Tehtävälouhinta käytännössä

UiPathissa tehtävälouhintaa voidaan tehdä kahdella tapaa. Tehtäväprosesseja voidaan lähteä tarkastelemaan Assisted Task Mining avulla. Tällöin työntekijät tekevät täsmällisiä tallennuksia tarkasteltavan työtehtävän suorittamisesta. Ohjelmiston avulla tallenteista saadaan yhdistettyä tehtäväprosessia kuvaava vuokaavio, jota voidaan hyödyntää jopa suoraa automaatioratkaisun runkona. Assisted Task Minig soveltuu siis hyvin tunnettujen tehtävien analysointiin etenkin yrityksen automaatiotaipaleen alussa.

Unassisted Task Mining puolestaan hyödyntää koneoppimista potentiaalisten automaatiokohteiden löytämisessä. Tämä tapa sopii etenkin niille organisaatioille, jotka ovat jo tutustuneet automaation mahdollisuuksiin, ja itsestään selvimmät rutiinitehtävät on jo automatisoitu. Tällöin tehtävälouhintaa varten työntekijöiden työpöytätoiminnasta kerätään dataa pidempi, noin 1–2 viikon mittainen, ajanjakso. Datan käsittelystä vastaava tekoäly tunnistaa tallenteista toistuvuuksia, ja tarjoaa lopputuloksena kattavan analyysin kerätystä datasta sekä listan potentiaalisista automaatiokohteista.

Tehtävälouhinnan päämääränä on siis luoda ymmärrystä työasemilla tehtävästä käytännön työstä ja mahdollistaa näin työn kehittäminen ja automatisointi.

Kirjoittaja

Katri Tirkkonen on RoboGrowth-hankkeen projektiassistentti ja LAB-ammattikorkeakoulun IT-tradenomiopiskelija.