Miten ohjelmistorobotin suoriutumista tulisi mitata?

Taloushallinnon prosessit digitalisoituvat ja samalla ohjelmistorobotiikan käyttö yleistyy. Tämä kehitys tuottaa lisäarvoa yritykselle ja tukee johtoa päätöksenteossa. Mittaaminen on keskeinen osa prosessien kehittämistä ja johtamista, sillä se selkeyttää päätöksentekoa.

Mittaamisessa syy-seuraus-suhteiden ymmärtäminen on tärkeässä roolissa. Täsmälliset ja virheettömät tulokset eivät ole mittaamisen tavoite, vaan tavoitteena on löytää tekijät, jotka vaikuttavat tuloksiin. Organisaation toimintaympäristö, tuotteet, palvelut ja teknologia muuttuvat jatkuvasti, mikä väistämättä muuttaa myös mittaristoa. (Lindroos 2024.)

Prosessien mittaus voidaan suorittaa ennen prosessia, prosessin aikana tai sen jälkeen. Se mitä mitataan, valitaan sillä perusteella, mitkä asiat juuri tässä yrityksessä koetaan olennaisiksi. Yrityksen tavoitteiden ja ydinliiketoiminnan tulee ohjata valintaa, koska muutoin saatetaan mitata vääriä asioita (Gallant 2024).

Loppujen lopuksi tärkeintä on saada laadukasta tietoa riippumatta siitä mitä mitataan. Mittareista saadulla tiedolla yrityksen johto tekee päätöksiä, ja huonolaatuinen tieto johtaa vääriin päätöksiin. Tärkeässä osassa mittariston suunnittelussa on yrityksen johtajan syvällinen ymmärrys yrityksen prosesseista. (Netum 2023.)

Onko robotti kannattava?

Yleensä robotin käyttöönoton kannattavuutta on mitattu vain suorien henkilötyön säästöjen perusteella. Vaikka nämä säästöt ovat automaatiohankkeiden helpoimmin mitattavissa oleva ja konkreettisin hyöty, ne antavat kuitenkin rajallisen kuvan kokonaisvaikutuksista ja voivat johtaa kapea-alaiseen automaatioratkaisujen toteutukseen. Ohjelmistorobotin kannattavuuden selvittämiseksi tulisi mitata esimerkiksi robotiikan käyttöönoton myötä tulleita kustannussäästöjä, tuottavuuden kasvua, laadun parantumista tai yrityksen henkilöstön tyytyväisyyttä. (Sisua Digital 2022.)

Lisätietoa toimittajakohtaisesta mittaamisesta

Jauhiaisen (2024) tutkimuksessa tutkittiin ohjelmistorobotiikkaa toimeksiantajayrityksen varastolaskuprosessissa. Yrityksessä mitataan laskujen määrää ja läpimenoprosenttia. Lisäksi mitataan kahteen eri kategoriaan jaoteltuja virheitä, joiden takia robotti ei kykene laskuja käsittelemään. Tutkimuksessa havaittiin, että olisi hyödyllistä mitata läpimenoprosenttia ja virheitä tavarantoimittajakohtaisesti, jotta yleisimpiin virheisiin voitaisiin puuttua tehokkaammin. Tällä tavoin läpimenoprosenttia saataisiin nostettua.

Lähteet

Gallant. 2024. Mittaaminen johtamisen tukena: Miten valita oikeat mittarit? Blogi. Viitattu 20.5.2024. Saatavissa https://gallant.fi/tietoa-ja-tarinoita/blogit/mittaaminen-johtamisen-tukena-miten-valita-oikeat-mittarit

Jauhiainen, T. 2024. Varastolaskurobotiikan kehitysprojekti, Osuuskunta Maitosuomi. Opinnäytetyö. LAB-ammattikorkeakoulu. Viitattu 20.5.2024. Saatavissa https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2024052817001

Lindroos, E. 2022. 15 keinoa prosessien kehittämiseen ja suorituskyvyn parantamiseen. Blogi. Arter. Viitattu 20.5.2024. Saatavissa https://www.arter.fi/tyokalut-ja-menetelmat-pro-sessien-kehittaminen/

Netum. 2023. Laadukkaat mittarit ovat edellytys vaikuttavaan strategiseen johtamiseen. Blogi. Viitattu 20.5.2024. Saatavissa https://www.netum.fi/2023/03/20/laadukkaat-mittarit-ovat-edellytys-vaikuttavaan-strategiseen-johtamiseen/

Sisua Digital. 2022. Miten mitata robotiikan ROI? Viitattu 20.5.2024. Saatavissa https://sisuadigital.com/fi/blog/miten-mitata-robotiikan-roi/