Vapaaehtoiset auttavat tapahtumaorganisaatioita olemalla yleensä suurin työtä tekevä ryhmä koko tapahtumassa. Iso määrä vapaaehtoisia käyttää omaa vapaa-aikaansa ja tekee töitä täysin ilmaiseksi, jotta tapahtumaorganisaatiot saavat järjestettyä hyvän ja toimivan tapahtuman. Mitä nämä organisaatiot antavat vapaaehtoisille vastalahjaksi? Eivät ainakaan riittävän hyvää ohjausta kaikkien mielestä.
Vaikka vapaaehtoiset toimivat omasta vapaasta tahdostaan ilman mitään korvausta, tulisi heitäkin huomioida, sillä ilman heitä ei olisi tapahtumia. Kansalaisareena ry (2022) esittelee keinoja vapaaehtoisten motivoimiseen ja esiin nousevat esimerkiksi vapaaehtoisten perehdyttäminen tehtävään sekä selkeän toimenkuvan luominen. Myös mielekäs tekeminen ja erilaiset työtehtävät ovat keinoja motivoida vapaaehtoisia. Mitä paremmin tapahtumaorganisaatio tuntee vapaaehtoistensa motiivit, sitä helpompaa on suunnitella toiminta mahdollisimman palkitsevaksi.
Vapaaehtoisten ohjaaminen on tärkeä osa vapaaehtoisten kanssa työskentelyä. Kuitenkin liian usein se unohdetaan, ja vapaaehtoisia kannustetaan vain ottamaan yhteyttä organisaatioon ongelmien ilmetessä. (Laimio & Välimäki 2011, 34.) Yhteydenottamisessa ei sinänsä ole ongelmaa, paitsi jos vapaaehtoinen ei tiedä, keneen yhteys otetaan. Yhteydenottopyynnöt myös kuormittavat organisaatiota. Eikö siis olisi kaikkien kannalta parasta, että tapahtumaorganisaatiot panostaisivat hyvään ohjaukseen, jotta vältyttäisiin vapaaehtoisten epätietoisuudelta ja aikaa vieviltä selvittelyiltä?
Ensikertalaiset kaipaavat lisää ohjausta
Lahdessa järjestetyissä suurtapahtumissa vapaaehtoisten perehdytys ja selkeän toimenkuvan antaminen eivät ole aina sujuneet parhaalla mahdollisella tavalla, selviää Hatamaan (2023, 19, 22, 30) opinnäytetyöstä. Opinnäytetyössä kartoitettiin kyselylomakkeen avulla vapaaehtoisten kokemuksia esihenkilötoiminnasta kesän 2023 suurtapahtumissa Lahdessa. Kyselyyn vastasi yhteensä 329 vapaaehtoista.
Hatamaan (2023, 24, 27) mukaan etenkin ensikertalaiset kokivat jäävänsä ilman riittävää ohjausta, jota kaivattiin selkeästi enemmän. Uusien vapaaehtoisten huomioiminen ja opastaminen sekä yleensäkin vapaaehtoisten kouluttaminen ja selkeä ohjeistaminen, niissä kaikissa oli parannettavaa. Osa vapaaehtoisista ei edes tiennyt, keneltä olisi voinut pyytää apua.
Kysymys kuuluukin: palaavatko kesän 2023 ensikertalaiset uudestaan vapaaehtoistöihin? Joka tapauksessa tapahtumaorganisaatioiden kannattaisi jatkossa panostaa enemmän vapaaehtoisten ohjaukseen, eikä pitää tärkeää ryhmää itsestäänselvyytenä.
Kirjoittajat
Reetta Hatamaa on valmistumassa restonomiksi (AMK) LAB-ammattikorkeakoulun matkailu- ja tapahtumaliiketoiminnan koulutuksesta.
Sari Suominen toimii johtamisen ja yrittäjyyden lehtorina LAB-ammattikorkeakoulun liiketoimintayksikössä Lahdessa.
Lähteet
90970. 2017. Urheilu, marathon, juosta, kisan alku. Pixabay. Viitattu 29.11.2023. Saatavissa https://pixabay.com/fi/photos/urheilu-marathon-juosta-kisan-alku-210661/
Hatamaa, R. 2023. Vapaaehtoisten kokemuksia esihenkilötoiminnasta. Case: Lahden suurtapahtumat, kesä 2023. AMK-opinnäytetyö. LAB-ammattikorkeakoulu, liiketalouden ala. Lahti. Viitattu 23.11.2023. Saatavissa https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2023112531622
Kansalaisareena ry. 2022. Vapaaehtoisten motiivit ja motivointi. Viitattu 22.11.2023. Saatavissa https://kansalaisareena.fi/aloittavan-vapaaehtoistoiminnan-koordinaattorin-opas/vapaaehtoisten-motiivit-ja-motivointi/
Laimio, A. & Välimäki, S. 2011. Vapaaehtoistoiminta kehittyy. Keski-Suomen Sosiaaliturvayhdistys. Viitattu 23.11.2023. Saatavissa https://kansalaisareena.fi/wp-content/uploads/2022/03/Vapaaehtoistoiminta-KEHITTYY.pdf
