Palvelutason parantamista sisäisen varaston kehittämisellä

Yritys X toimii laajalti Päijät-Hämeen alueella. Yritys varastoi laajan valikoiman tuotteita, joita sen henkilökunta tarvitsee asiakaspalvelussa. Varastointi on jakautunut kahteen osoitteeseen. Suurimmassa toimintakeskuksessa on oma sisäinen varastonsa, josta säilytetään toimintakeskuksen tuotteita. Sisäisen varaston pientavaratila muutettiin kesällä 2023 uuteen sijaintiin, ja samassa yhteydessä aloitettiin kehitystyö, jolla varastosta saatiin paremmin toimintakeskuksen tarpeita vastaava. Yrityksen arvomaailmassa asiakaspalvelun sujuvuus on hyvin tärkeässä asemassa.

Logistiikan tutkijoiden keskuudessa on viime vuosien aikana herätty asiakaskeskeiseen ajattelutapaan. Toimitusketjun hallinnan asiantuntija Martin Christopher on korostanut loppuasiakkaiden osuutta toimitusketjun hallinnassa. Hänen mukaansa yritysten tulisi pyrkiä tuottamaan arvoa loppuasiakkaille mahdollisimman pienillä toimitusketjun kustannuksilla. (Christopher 2023, 3.) Myös arvostettu suomalainen toimitusketjun tutkija Virpi Ritvanen on todennut, että yksi logistiikan tärkeimmistä tavoitteista on asiakastarpeen tyydyttäminen (Ritvanen 2011, 20–21).

Varastoinnin kehittämisen työkalut

Varastoinnille on löydetty useita tärkeitä syitä, kuten kuljetuskustannusten ja tuotantokustannusten alentaminen, saatavuuden parantaminen, yllättäviin kysyntöihin vastaaminen, kausivaihteluiden tasaaminen ja hintavaihteluiden hyödyntäminen (Hokkanen & Virtanen 2021, 9–14; Logistiikan maailma 2024).

Varastoitavia tuotteita voidaan luokitella eri tavoin; tunnetuimmat luokittelutavat ovat Pareto-periaatteeseen perustuva ABC-analyysi, jonka mukaan 20 prosenttia tuotenimikkeistöstä sitoo 80 prosenttia varaston arvosta ((Doissa & Jabeur 2016), sekä XYZ-analyysi, jossa varastoitavat tuotteet luokitellaan kysynnän vaihtelun ja tapahtumamäärien perusteella. Kolmas tunnettu tapa on tuotteiden luokittelu sen perusteella, monelleko asiakkaalle tuotetta on toimitettu. (Sakki 2014, 67). Tuotteiden asettelu varastoon tapahtuu yleisimmin toiminnallisuuden, kiertonopeuden tai tuotteen fyysisen ominaisuuden perusteella (Arnold ym. 2017, 304–305).

Uusi sisäinen avaintuotteiden pientavaravarasto

Nina Stupplen (2024) opinnäytteessä tavoitteena oli kehittää Yritys X:n suurimpaan toimintakeskukseen uusi sisäinen avaintuotteiden pientavaravarasto. Tämä sisälsi varaston pohjaratkaisujen suunnittelun, tuotteiden varastointimäärien ja niiden vaatiman tilan määrittelyn sekä tarkan tuotesijoittelun luomisen. Teoriaosuudessa esille tulleita analyysejä, kaavioita sekä tuotteiden jaottelun periaatteita hyödyntämällä ja toiminnanohjausjärjestelmästä saatavia raportteja analysoimalla saatiin kehitettyä pientarvikevaraston toiminta uudessa varastotilassa yrityksen tarpeita vastaavaksi.

Varastoinnissa on viime aikoina ollut suosiossa dynaaminen hyllytystapa, jossa tuotteet sijoitetaan esimerkiksi keräilykertaluokittelun perusteella toiminnanohjausjärjestelmän ehdottamalle uudelle hyllypaikalle. Tämä toimintatapa ei ole optimaalinen kaikille varastoille. Yritys X:n uudessa varastoinnin suunnitelmassa tuotteilla on oma kiinteä hyllypaikkansa. Tämä ratkaisu varmistaa varaston tehokkaan toiminnan myös poikkeusolosuhteissa, kuten tietoliikenne- tai sähkökatkoksen aikana. Kiinteiden hyllypaikkojen käyttö voi myös parantaa varastonhallinnan selkeyttä ja vähentää virheiden määrää.

Yrityksen toimiala ja varastoitavien tuotteiden laatu määrittelevät millaisilla varastomäärien tasolla tuotteita halutaan varastoida. Stupplen (2024) opinnäytetyön kohdeyrityksen tapauksessa tuotteiden saatavuus oli ensisijaisen tärkeää. Tuotteiden loppuminen saattaisi aiheuttaa toiminnan keskeytymisen ja siten myös loppuasiakkaalle jopa peruuttamatonta haittaa elämänlaadussa. Yritys X asettaa asiakkaan kokemuksen ja palvelutason normaalia korkeammalle tasolle arvoasteikossa, mikä saattaa aiheuttaa merkittäviä kustannusvaikutuksia.

Varaston arvon noustessa on entistä tärkeämpää kiinnittää huomiota toimitusketjun hallintaan. Toimitusketjun tarkalla hallinnalla voidaan vähentää kustannusvaikutuksia, jotka liittyvät toimitusketjun varmuuden ja erinomaisen asiakaskokemuksen ylläpitämiseen. Yritys X:n varastoinnin kehitystyö on esimerkki siitä, miten yritykset voivat parantaa tehokkuuttaan ja asiakaspalveluaan vastaamalla paremmin asiakkaidensa tarpeisiin. Toimitusketjun hallinnan ja varastoinnin optimoinnin avulla yritys voi saavuttaa paremman palvelutason ja samalla hallita kustannuksia tehokkaammin.

Lähteet

Arnold, T., Chapman, S.N. & Clive, L.M. 2017. Introduction to Materials Management. 8. painos. London, England: Pearson Education Limited.

Christopher, M. 2023. Logistics & Supply Chain Management. 5. painos. London, England: FT Publishing International.

Doissa, M. R. & Jabeur, K. 2016. A New Model of Multi-criteria ABC Inventory Classification: PROAFTN Method. Procedia Computer Science, 96, 550–559. Viitattu 6.10.2024. Saatavissa https://doi.org/10.1016/j.procs.2016.08.233

EAB. 2024. Pientavarahylly. Viitattu 28.11.2024. Saatavissa http://eab.fi/tuote/pientavarahylly

Hokkanen, S & Virtanen, S. 2021. Varastonhoitajan käsikirja. 4. painos. Kangasniemi: Sho Business Development Oy.

Logistiikan maailma. 2024a. Varastointi. Viitattu 19.11.2024. Saatavissa http://www.logistiikanmaailma.fi/logistiikan-toimijat/varastointi/

Ritvanen, V. 2011. Logistiikka palvelee. Teoksessa Ritvanen, V., Inkiläinen, A., von Bell A. & Santala, J. (toim.) Logistiikan ja toimitusketjun hallinnan perusteet. Saarijärvi: Reijo Rautauoman säätiö, 19–30.

Sakki, J. 2014. Tilaus- toimitusketjun hallinta, digitalisoitumisen haasteet. 8. painos. Vantaa: Jouni Sakki Oy.

Stupple, N. 2024. Sisäisen varaston kehittäminen. Case Yritys X. Opinnäytetyö. LAB-ammattikorkeakoulu. Viitattu 28.11.2024. Saatavissa https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2024120432826