Taloushallinnon prosessien automatisointi tehostaa ja nopeuttaa prosesseja, vähentää resurssitarvetta ja parantaa tiedon ja toiminnan laatua. Automatisoidussa prosessissa tieto liikkuu sähköisessä muodossa, robotiikka tekee työtä tarvittaessa ympäri vuorokauden ilman poissaoloja, ja organisaation sisäisille ja ulkoisille sidosryhmille tuotettava tieto on reaaliaikaista ja laadukasta. (Kaarlejärvi & Salminen 2018, 21–22.) Rutiinitehtävien automatisoinnilla taloushallinnon työ muuttuu enemmän asiantuntemusta vaativaksi, mikä lisää työn merkityksellisyyttä, työhyvinvointia ja työmotivaatiota.
Jotta automaatiosta saadaan irti kaikki sen tarjoamat hyödyt, pelkkä automaation lisääminen prosessiin ei riitä. Perustan on oltava kunnossa, joten prosessit kannattaa kuvata ja dokumentoida. Prosessien tarkastelussa kyseenalaistetaan prosessiin liittyviä tehtäviä ja tunnistetaan miksi niitä tehdään ja mitä hyötyä niistä saadaan. Jos tehtävälle ei löydy järkevää tai lakisääteistä syytä eikä se tuota merkittävää lisäarvoa, sitä ei kannata tehdä eikä myöskään automatisoida. Prosessien yksinkertaistaminen ja yhdenmukaistaminen lisäävät selkeyttä ja tehokkuutta, vähentävät virheiden mahdollisuutta sekä nopeuttavat prosessien automatisointia. (Nieminen 2016, luku 4; Kaarlejärvi & Salminen 2018, 25, 55.)
Taloushallinnon prosessien kehittämiseen liittyy oleellisesti myös master data, joka on pysyvästi useissa organisaation prosesseissa tarvittavaa perustietoa. Taloushallinnossa master data koostuu laskentatunnisteista, joilla eritellään erilaiset tulot ja kulut niiden sisällön tai käyttökohteen mukaan. (Kuntaliitto 2013, 6, 32–34.) Master datan ajantasaisuuden ja oikeellisuuden varmistamiseksi olisi pyrittävä tilanteeseen, jossa tieto syötetään järjestelmään kerran, jonka jälkeen se on hyödynnettävissä kaikissa tietoa tarvitsevissa järjestelmissä (Kaarlejärvi & Salminen 2018, 81).
Automaation hyödyntäminen Lahden kaupungin hankinnasta maksuun -prosessissa
Katja Markkola (2021) tarkasteli opinnäytetyössään automaation hyödyntämistä Lahden kaupungin hankinnasta maksuun -prosessissa. Prosessiin osallistuvien henkilöiden haastatteluiden perusteella voitiin todeta, että nykyisin käytössä olevan ohjelman tarjoamia automaatiomahdollisuuksia käytettiin laajasti, mutta niiden toiminnassa oli ongelmia. Nykytilanteen kartoituksessa selvisi, että master data siirtyy automaattisesti noin kolmasosaan käytössä olevista ohjelmista, osa saapuvista laskuista ei täsmäydy hankintaehdotuksiin tai maksusuunnitelmiin ja ohjeistuksia kaikista automaation käyttömahdollisuuksista ei ole. Automatisoiduissa prosesseissa tarvittiin näin ollen myös manuaalisia toimenpiteitä.
Automaation käyttöönoton jälkeen prosessin toimivuutta on seurattava. Ongelmakohtien syyt on selvitettävä ja ongelmat korjattava. Ongelmien syitä voivat olla esimerkiksi virheelliset määritykset, puutteelliset ohjeistukset, epäyhdenmukaiset toimintatavat tai epäselvät vastuut. Lahden kaupungilla prosessien ongelmakohdat on nyt tunnistettu ja niiden korjaaminen on aloitettu. Täsmäytymissääntöjä on muutettu, ohjeistuksia tarkennetaan, vastuita korostetaan ja prosessin toimivuuden seurantaa jatketaan.
Kirjoittajat
Katja Markkola valmistuu kesällä 2021 liiketalouden ja logistiikan tradenomiksi (AMK) LAB-ammattikorkeakoulusta. Blogikirjoitus pohjautuu Markkolan opinnäytetyöhön automaation hyödyntämisestä Lahden kaupungin hankinnasta maksuun -prosessissa.
Sirpa Varajärvi työskentelee lehtorina LAB-ammattikorkeakoulun liiketoimintayksikössä. Hän toimi ohjaajana Markkolan opinnäytetyössä.
Lähteet
Kaarlejärvi, S. & Salminen, T. 2018. Älykäs taloushallinto – Automaation aika. Alma Talent Oy. [Viitattu 29.5.2021]. Saatavissa: https://verkkokirjahylly-almatalent-fi.ezproxy.saimia.fi/teos/BADBEXDTEB#kohta:((c4)lyk((e4)s((20)taloushallinto((20)((2013)((20)Automaation((20)aika/piste:tfa
Kuntaliitto. 2013. Kuntasektorin MDM-viitearkkitehtuuri. [Viitattu 29.5.2021]. Saatavissa: https://www.kuntaliitto.fi/sites/default/files/media/file/Kuntasektorin%20MDM-viitearkkitehtuuri.pdf
Markkola, K. 2021. Automaation hyödyntäminen hankinnasta maksuun -prosessissa, case: Lahden kaupunki. Opinnäytetyö. LAB-ammattikorkeakoulu, liiketalouden ala. Lahti. [Viitattu 29.5.2021]. Saatavissa: http://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2021060514475
Nieminen, S. 2016. Hyvä hankinta – parempi bisnes. Alma Talent Oy. [Viitattu 29.5.2021]. Saatavissa: https://bisneskirjasto-almatalent-fi.ezproxy.saimia.fi/teos/FAGBHXCTEB#/kohta:HYV((c4)((20)HANKINTA((20)-((20)PAREMPI((20)BISNES((20)/
Kuvat
Kuva 1. Lukasbieri. 2017. Kannettava tietokone, mockup. Pixabay. [Viitattu 8.6.2021]. Saatavissa: https://pixabay.com/fi/photos/kannettava-tietokone-mockup-2838921/
