Toiminnanohjausjärjestelmä on keskeinen tiedolla johtamisen työkalu monessa yrityksessä. Lisäksi tarvitaan tehokkaita prosesseja ja välineitä tiedon hyödyntämiseen. Onnistuneen toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönoton keskiössä ovat ihmiset ja heidän keskinäinen yhteistyönsä.
Toiminnanohjausjärjestelmä on parhaimmillaan organisaation sateenvarjo, jonka alle voidaan koota integraatioiden ja automatisoinnin avulla kaikki yrityksen liiketoimintaprosessit ja rutiinitehtävät ja jonka avulla niitä voidaan tuloksellisesti ja tehokkaasti hallita. Yleisiä toiminnanohjausjärjestelmillä mitattavia asioita asiantuntijaorganisaatiossa ovat esimerkiksi ajanhallinta, ajankäytön tehokkuus, tuotoksen laatu, työilmapiirin laatu ja asiakasyhteistyön sujuvuus. (Mahmood ym. 2020, 630.)
Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoa ja sen onnistumista on tutkittu paljon. Merkittäviä tekijöitä onnistumisessa ovat huolellinen suunnittelu, hyvä ja monikanavainen tiedottaminen sekä johdon aktiivinen osallistuminen läpi koko prosessin, suunnittelusta jalkautukseen. Lisäksi henkilöstön aktiivinen osallistaminen vaikuttaa merkittävästi järjestelmän käyttöönoton onnistumiseen. (Salminen 2022, 24.)
Tapaus palvelukeskus
Henkilöstö- ja taloushallinnon palveluita tarjoavassa palvelukeskuksessa toteutettiin opinnäytetyönä kehittämishanke, jossa toiminnanohjausjärjestelmä otettiin entistä laajempaan käyttöön. Samalla haluttiin tuoda tiedolla johtaminen osaksi organisaation johtamiskäytäntöjä ja tiedon hyödyntäminen osaksi jokaisen työntekijän arkea. Tietoa ja toimintoja keskitettiin yhteen järjestelmään ja samalla vähennettiin erillisiä Excel-listoja ja Teams-kanavia, joita oli käytössä laajasti. (Päivärinta 2023, 2, 22.)
Kehittämishankkeessa korostettiin henkilöstön osallistamista kaikilla tasoilla ja koko hankkeen ajan. Tiedottamista tehtiin aktiivisesti. Valittu työajanseurannan osuus saatiin nopealla aikataululla käyttöön ja uuteen toimintatapaan suhtauduttiin työyhteisössä positiivisesti. Kokemus kuitenkin osoitti, että esihenkilöiden vastuuta uuden tiedon seurantaan olisi voitu viestiä ja ohjeistaa tarkemmin. (Päivärinta 2023, 30, 39.)
Kehittämishankkeessa otettiin käyttöön myös tiketöintitoiminnot sähköpostin sijaan, mikä oli suuri muutos organisaatiolle, ja sen jalkautus vaati huomattavasti suunniteltua enemmän koulutusta ja perehdytystä. Henkilöstön toiveisiin vastattiin myös henkilökohtaisella ohjeistuksella. Palautteen mukaan henkilöstö koki, että heitä aidosti kuunneltiin. (Päivärinta 2023, 42.)
Hanke osoitti todeksi sen, mitä aiemmat tutkimukset kertoivat. Yksikään järjestelmä ei itsessään tee muutosta, vaan ihmiset saavat muutoksen aikaan. Myöskään yrityksen johtamiskulttuuri ei uudistu ja muutu tiedolla johtamisen osalta, jos muutos ei lähde liikkeelle johdosta ja muodostu ensin osaksi heidän tapaansa johtaa ja sitä kautta leviä koko organisaatioon. (Päivärinta 2023, 49–51.)
Kirjoittajat
Hanna Päivärinta on valmistumassa tradenomiksi (ylempi AMK) LAB-ammattikorkeakoulusta Uudistava johtaminen -koulutuksesta.
Sari Suominen toimii johtamisen ja yrittäjyyden lehtorina LAB-ammattikorkeakoulun Liiketoiminta-yksikössä Lahdessa.
Lähteet
geralt. 2018. Altmann, G. Tekoäly, aivot, ajatella, ohjaus. Pixabay. Viitattu 22.5.2023. Saatavissa https://pixabay.com/fi/illustrations/teko%c3%a4ly-aivot-ajatella-ohjaus-3382507/
Mahmood, F., Khan, A. Z., & Bokhari, R. H. 2020. ERP issues and challenges: a research synthesis. Kybernetes. Vol. 49 (3), 629–659. Viitattu 29.4.2023. Saatavissa rajoitetusti https://www-emerald-com.ezproxy.saimia.fi/insight/content/doi/10.1108/K-12-2018-0699/full/html
Päivärinta, H. 2023. Toiminnanohjausjärjestelmä ja tiedolla johtaminen, Case: Yritys X. YAMK-opinnäytetyö. LAB-ammattikorkeakoulu, liiketalouden ala. Lahti. Viitattu 21.5.2023. Saatavissa https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2023060117237
Salminen, J. 2022. Muutoksen johtaminen. Espoo: Brik.
