Prosessilouhinta ‒ Process Mining, PM ‒ on keino mallintaa ja analysoida tietojärjestelmien keräämää transaktiodataa. Sen avulla kehitetään prosesseja ja vastataan liiketoiminnan kannalta kriittisiin kysymyksiin. Prosessilouhinta on voimakkaassa kasvussa niin liiketoiminnan kuin tutkimuksenkin saralla. Tämän on mahdollistanut digitalisaatio. Tietokoneet, älypuhelimet ja pilviteknologia ovat räjäyttäneet 2000-luvulla digitaalisen datan määrän. Data itsessään tosin on vain merkkejä. Data saa merkityksen, kun sitä tulkitaan kontekstissa.
RoboGrowth-hanke (Linkki 1) kehittää prosessilouhinnan ja ohjelmistorobotiikan osaamista Etelä-Karjalan alueella. LAB-hankkeessa toteutetaan prosessilouhinnan pilotti, jossa kehitetään työelämälähtöistä opetusmateriaalia keväällä 2023 valmistuvaan avoimeen verkkokoulutukseen.
Pilotin ensimmäinen työpaja toteutettiin Itulan pääkonttorilla Ruokolahden Puntalassa viime marraskuussa. Työpajaan osallistuivat pilottiyritys Itula Oy:n (Linkki 2) hallintojohtaja Maarit Hyötylä, Solita Oy:n (Linkki 3) prosessilouhinnan asiantuntija Senior Consultant Matias Kokko sekä RoboGrowth-hankkeen projektipäällikkö Marianne Viinikainen.
Mikäli prosessilouhinta ei ole kaikille osapuolille tuttu, niin tyypillisesti pilotti alkaa aiheeseen tutustumalla. Niin tälläkin kertaa. Ensin käytiin läpi prosessiajattelun perusteita, prosessilouhinnan mahdollisuuksia sekä esimerkkejä prosessilouhintatyökalun käytössä. Datan tärkeys tuli selkeästi esille ‒ ei voi analysoida ja mitata mitään, mitä ei ole lokidatassa.
Keskustelua liiketoiminnasta, prosesseista ja järjestelmistä
Prosessilouhinnan tarve käynnistyy yleensä asiakkaan ajatuksesta seurattavasta prosessista.
Mahdollisuus toki olisi myös heittää prosessilouhinnan järjestelmään kaikki lokidata ja katsoa, mitä löytyy, mutta tätä tapahtuu harvoin. Ja vaikka lähdettäisiinkin liikkeelle pelkän datan pohjalta, niin välttämättä prosessin läpimenoaika eli nopeus ei ole se tärkein mittari, vaan siihen liittyy koko konteksti. Hyvän analyysin tekemiseen tarvitaan aina tietoa yrityksen lainalaisuuksista.
Pilottia varten määritettävät asiat
Mitkä ovat yrityksen kriittiset menestystekijät? Mikä on liiketoiminnan kannalta olennaisin prosessi analysoitavaksi? Mistä prosessista saa rakenteellista dataa? Miltä ajalta data kerätään? Mitkä ovat valitun prosessin työvaiheet?
Itulan osalta pilottiin valittiin tarjous-tilausprosessi ja ajanjaksoksi edelliset kolme vuotta. Mitattaviksi asioiksi valittiin prosessin läpimenoajat, tarjouksen suuruus, tilausrivien määrä ja onnistumisprosentti. Kriittiseksi menestystekijäksi valikoituivat tarjouksen elinkaari ja onnistumisprosentti sekä siihen vaikuttavat asiat.
Aineiston keräys ja muokkaus
Pilotin toisessa työpajassa keskityttiin lokidatan keräämiseen tietojärjestelmistä. Itulalla on toiminnanohjausjärjestelmänä Visma Nova ja asiakkuudenhallinnanjärjestelmänä Lime. Prosessilouhinnan vaatima lokidata eli tässä tapauksessa tarjouksen ja tilauksen tapahtumatiedot löytyivät Novan tietokannasta, josta ne saatiin ulos Itulan ja sovelluksen toimittajan avulla. Pilotissa lähdetietoa siivotaan ja muokataan ennen prosessilouhintatyökaluun syöttämistä, missä sitä rikastetaan Limestä löytyvällä tarjouksiin liittyvällä lisätiedolla. Pilotin työkaluksi valikoitui ARIS Process Mining, joka on yksi prosessilouhintatyökalujen markkinajohtajista ja mukana Solitan tarjoomassa.
Pilotista ja sen tuloksista järjestetään kaikille avoin ja maksuton Zoom-webinaari 16.2.2023 klo 9–10.
Kirjoittajat
Maarit Hyötylä on Itula Oy:n pitkäaikainen hallintojohtaja ja toimii RoboGrowth-hankkeen prosessilouhinnan ja raportoinnin pilotin toimeksiantajayrityksen edustajana.
Matias Kokko on Solita Oy:n Senior Consultant ja toimii RoboGrowth-hankkeen prosessilouhinnan ja raportoinnin pilotin prosessilouhinnan asiantuntijana.
Marianne Viinikainen työskentelee taloushallinnon lehtorina LAB-ammattikorkeakoulussa ja projektipäällikkönä RoboGrowth-hankkeessa.
Linkit
Linkki 1. LAB. 2022. RoboGrowth. RoboGrowth ‒ Prosessilouhinnalla ja RPA-prototyypeillä osaaminen kasvuun. Hanke. Viitattu 14.11.2022. Saatavissa https://lab.fi/fi/projekti/robogrowth-prosessilouhinnalla-ja-rpa-prototyypeilla-osaaminen-kasvuun
Linkki 2. Itula Oy. 2022. Itula ‒ Talotekniikan asiantuntija. Viitattu 14.11.2022. Saatavissa https://www.itula.fi/
Linkki 3. Solita Oy. 2022. Solita on teknologia-, data- ja designyritys. Viitattu 14.11.2022. Saatavissa https://www.solita.fi/
