Yritysten palkkahallinnossa etsitään keinoja rutiinitehtävien automaatiotason parantamiseksi. Automaatioteknologiat tehostavat palkkahallinnon perustehtävien hoitamista, minkä seurauksena perinteisen palkanlaskijan työnkuva on muuttumassa. Automaatioratkaisut vähentävät tylsien rutiinitehtävien tekemistä ja vapauttavat palkanlaskijat mielekkäämpiin asiantuntijatehtäviin (Heeros 2021).
Palkkahallinnon tärkeimpänä tehtävänä on palkkojen laskeminen ja maksaminen oikea-aikaisesti ja oikeasuuruisesti. Palkanlaskentaprosessissa on lukuisia työvaiheita työntekijän perustietojen tallentamisesta palkkatietojen ilmoittamisesta tulorekisteriin. Rutiininomaisten tehtävien tekeminen sitoo palkanlaskijan aikaa. Perustehtävien suorittamista pidetäänkin eniten aikaa vievänä ja kuormittavana osana palkanlaskijan työtä.
Palkanlaskijasta palkka-asiantuntijaksi
Palkanlaskijan rooli on rutiinitehtävien automatisoinnin myötä mullistumassa modernissa palkkahallinnossa. Automaation avulla työtehtäviä voidaan suoraviivaistaa ja jättää ohjelmistojen vastuulle. Palkanlaskijalla on kuitenkin edelleen tärkeä rooli, sillä työnkuva sisältää paljon tulkintaa vaativia työvaiheita ja asiantuntemusta. Näin ollen palkanlaskijan ammattinimike on muuttumassa palkka-asiantuntijaksi, ja nimensä mukaisesti palkka-asiantuntijan työ on toimia laskijan sijasta asiantuntijana ja asiakkaiden palvelijana sekä poikkeustilanteiden ratkojana. (Heeros 2021.)
Työtehtävien monipuolistuminen asettaa palkanlaskijoille uusia vaatimuksia, ja oman osaamisen kehittäminen on tärkeää. Muun muassa tekninen osaaminen nousee korostettuun rooliin, sillä palkanlaskentajärjestelmien toimiminen vaatii oikeiden tietojen tallentamista, päivittämistä ja ylläpitoa. Näiden toimenpiteiden tekeminen edellyttää järjestelmien toimintojen ymmärtämistä. Lisäksi asiakastyössä nousevat esiin sosiaaliset taidot, koska konsultointi- ja neuvontakyvyt ovat vuorovaikutustilanteissa merkittävässä roolissa.
Automaation kehittämismahdollisuudet
Rantasen (2022) opinnäytetyössä perehdyttiin henkilöstöpalvelualalla toimivan yrityksen palkkahallinnon automaation kehittämiseen. Tutkimuksessa löydettiin muutamia kehityskohtia, joita parantamalla palkkahallinnon toimintaa voidaan tehostaa. Ensinnäkin työntekijän ulosottotietojen automaattinen syöttäminen PDF-tiedostosta työntekijän tietoihin pidettiin yrityksen palkka-asiantuntijoiden keskuudessa toivottuna kehityskohtana. Toiseksi sähköpostien käsittelylle ja lajittelulle toivottiin automaatioratkaisua.
Kaiken kaikkiaan automaation ja siihen liittyvien kehitystoimenpiteiden lopullisena tarkoituksena on muuttaa palkanlaskijoiden työnkuvaa askel askeleelta kohti tilannetta, jossa rutiinit katoavat ja luova työ pääsee oikeuksiinsa.
Kirjoittajat
Teemu Rantanen on LAB-ammattikorkeakoulusta valmistuva liiketalouden tradenomi.
Marianne Viinikainen työskentelee taloushallinnon lehtorina LAB-ammattikorkeakoulussa ja projektipäällikkönä RoboGrowth-hankkeessa (Linkki 1).
Lähteet
Firmbee. 2015. Kirjanpito, verot, ratkaisua, laskin, raha. Pixabay. Viitattu 8.12.2022. Saatavissa https://pixabay.com/fi/photos/kirjanpito-verot-ratkaisua-laskin-615384/
Heeros. 2021. Onko moderni palkanlaskenta kannattava investointi vai palkanlaskijan uhka? Viitattu 8.12.2022. Saatavissa https://www.heeros.com/ajankohtaista/palkanlaskijan-rooli-modernissa-palkkahallinnossa
Rantanen, T. 2022. Palkkahallinnon automaation kehittäminen. AMK-opinnäytetyö. LAB-ammattikorkeakoulu, liiketalouden ala. Lahti. Viitattu 8.12.2022. Saatavissa https://www.theseus.fi/bitstream/handle/10024/786000/Rantanen_Teemu.pdf?sequence=2&isAllowed=y
Linkit
Linkki 1. LAB. 2022. RoboGrowth – Prosessilouhinnalla ja RPA-prototyypeillä osaaminen kasvuun. Hanke. Viitattu 8.12.2022. Saatavissa https://lab.fi/fi/projekti/robogrowth-prosessilouhinnalla-ja-rpa-prototyypeilla-osaaminen-kasvuun
