Taloushallinnon prosessit etenevät nyt nopeasti digitalisaation ja tekoälyn kehityksen myötä. Tämä ei tarkoita pelkästään teknisiä muutoksia. Ihmiset työskentelevät edelleen taloudessa, mutta ehkä eri tavalla kuin ennen. Digitalisaatio asettaa uusia vaatimuksia henkilöstön viestinnälle, yhteistyölle ja koulutukselle.
Myyntilaskutuksen toimivuus luo mielikuvaa
Tapa, jolla myyntilaskutus toimii yrityksessä, luo mielikuvaa yrityksestä niin asiakkaille, kumppaneille kuin kilpailijoille. Se on myös kriittinen toiminto koko yrityksen toiminnan ja selviytymisen kannalta. Tarkalla ja nopealla laskutuksella varmistetaan yrityksen maksukyky. (Kaarlejärvi & Salminen 2018, 120.)
Yksitoikkoiset ja aikaa vievät tehtävät eivät kiinnosta moniakaan, mutta erityisesti talousasiantuntijoilla on mieltymys tarkkaan ja yksityiskohtaiseen tietoon. He ovat tottuneet etsimään muutaman sentin eroja kirjanpidosta ja ovat oppineet nauttimaan manuaalisesta työstä laadun varmistamiseksi.
Digitalisaation ja tekoälyn myötä nämä manuaaliset tehtävät muuttuvat. On opittava päästämään irti ja luottamaan siihen, että ohjelmat tekevät työtämme. Tässä kohtaa on tärkeää tarjota koulutusta siitä, miten nykyaikainen prosessi toimii ja mitä mahdollisuuksia se voi tarjota.
Etsi ensin tehottomat ja hukkaa aiheuttavat vaiheet
Nykyisen prosessin tehokkuuden selvittämiseksi on tehtävä mittarointia. Valvotusta syöttötestistä saadaan tietoa laskujen manuaalisen syöttämisen tehokkuudesta (Kuvio 1). Ajankäytön lisäksi testi antaa tietoa prosessissa mahdollisesti esiintyvistä vaihteluista ja ongelmista.
Vaihtelua esiintyy silloin, kun laskutusasiakirjoista puuttuu tietoja tai kun yksityiskohtia on muutettava tai täydennettävä. Myös ulkoiset häiriöt aiheuttavat keskeytyksiä sekä keskittymisessä että suorituksessa. Testitulosten perusteella voidaan laskea tehtävään käytetty vuotuinen työaika.
Kouluttaudu ja lisää yhteistyötä
Jotta modernit prosessimuutokset onnistuvat yrityksessä, on ensin luotava myönteinen asenne muutosta kohtaan. Yrityksen on myös luotava yhteistyötä eri organisaatiotasojen välille. Onnistumisen kannalta on tärkeää, että yrityksellä on myös vakaa ja selkeä prosessiarkkitehtuuri (Rantaniemi 2022).
Tärkeää on myös kouluttaa työntekijöitä, jotka tulevat työskentelemään uudistetun prosessin kanssa. Työntekijä voi toki itse etsiä tietoa uusista järjestelmäratkaisuista, mutta on myös tärkeää, että hän voi pyytää alan koulutusta.
Miten prosessi toimii? Sen tietää henkilö, joka työskentelee kyseisen prosessin parissa. Usein on monia yksityiskohtia, joita voidaan parantaa, mutta jotta jotain voidaan kehittää, toiveista on keskusteltava johdon kanssa. Jatkuva kouluttautuminen antaa yritykselle aktiivisen henkilöstön, joka haluaa ja osaa pyytää muutosta (Venho 2018).
Vain kokonaisuuden ymmärtämisellä ja tiedon jakamisella voidaan digitalisaatioprosessissa saavuttaa hyvä ja arvostettu tulos. Meillä on oltava riittävästi tietoa mahdollisuuksista, jotta voimme pyytää uudistusta taloushallinnon automatisoinnin muodossa.
Kirjoittajat
Sabina Melin opiskelee työn ohella tradenomiksi LAB-ammattikorkeakoulussa.
Marianne Viinikainen työskentelee taloushallinnon lehtorina LAB-ammattikorkeakoulussa ja projektipäällikkönä RoboGrowth-hankkeessa.
Lähteet
Kaarlejärvi, S. & Salminen, T. 2018. Älykäs taloushallinto-Automaation aika. Helsinki: Alma Talent.
Melin, S. 2023. Myyntilaskutuksen tehostaminen Case: Suomen Metsäkeskus. Opinnäytetyö. LAB-ammattikorkeakoulu, liiketalouden ja logistiikan ala. Viitattu 31.5.2023. Saatavissa https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2023053016033
Rantaniemi, J. 2022. Johtaja ‒ tiedätkö miten yrityksesi ihmiset, prosessit ja teknologiat toimivat keskenään? Blogi. Viitattu 11.5.2023. Saatavissa https://www.digileaper.com/post/johtaja-tied%C3%A4tk%C3%B6-miten-yrityksesi-ihmiset-prosessit-ja-teknologiat-toimivat-kesken%C3%A4%C3%A4n
Venho, K. 2018. Muuttuva työelämä vaati joustavuutta ja jatkuvaa osaamisen kehittämistä. Viitattu 12.5.2023. Saatavissa https://www.hrviesti.fi/natiivi/29/muuttuva-tyoelama-vaati-joustavuutta-ja-jatkuvaa-osaamisen-kehittamista
