Toimistotilojen käyttö koronapandemian jälkeen

Vuoden 2019 lopussa alkanut maailmanlaajuinen koronaviruspandemia ajoi suomalaiset ennennäkemättömällä vauhdilla etätöihin. Töiden tekemisen muutokset ulottuivat myös toimistotilojen markkinatilanteeseen sekä niiden käyttötarpeeseen.  

Elinkeinoelämän keskusliiton (2023) tutkimuksen mukaan 37 % työntekijöistä työskentelee vähintään 4 päivää viikossa etänä, ja he haluavat toimia näin jatkossakin. Suomen Yrittäjien (2023) kyselyn mukaan 15 % työntekijöistä haluaisi tehdä etätöitä kokoaikaisesti ja 40 % osan viikosta.

Koronapandemian alussa uskottiin, että toimistotilojen tarve vähenisi merkittävästi, mutta tällä hetkellä tilojen tarpeen lasku vaikuttaa näitä odotuksia pienemmältä. Tulevaisuudessa merkittäväksi kysymykseksi voi nousta työntekijöiden määrän merkittävä vaihtelu toimistoilla. Välillä voi olla ruuhkaakin, kun toisinaan on taas erittäin väljää. (KTI 2021, 13-14.)

Nykyaikaisen toimiston ominaisuudet

Koronapandemian seurauksena toimistotyön uusi normaali vaikuttaa olevan hybridityö (Elinkeinoelämän keskusliitto 2023). Viihtyvyys toimistoilla on tällä hetkellä kasvava trendi. Työpaikalla on suuri arvo ihmisten kohtaamisissa, joten työympäristön tulisi tukea kohtaamisia sekä viihtyvyyttä entistä paremmin. (Salin 2022.) Toimistotiloihin toivotaankin enemmän tiimityöskentely- ja kokoustiloja sekä suljettavia rauhallisia tiloja, jotka tukevat keskittymistä (KTI 2021, 13).

Koska pandemian jälkeen toimistotilojen tarve on muuttunut, niiltä vaaditaan nykyään entistä enemmän johtuen monipaikkaisesta työntekotavasta. Suljettavien tilojen sekä viihtyvyyden lisäksi toimistoilta vaaditaan muita ominaisuuksia kuten joustavuus, muunneltavuus, sekä nykyaikaisuus. Nykyaikaisuudella tarkoitetaan muun muassa teknologisia ratkaisuja, jotka mahdollistavat esimerkiksi virtuaalikokoukset. (KTI 2021, 16-18.)

Teknologian lisäksi nykyään toimitilasuunnittelussa korostuu kestävä kehitys. Monien yritysten arvona on kestävä kehitys, joten se tulisi huomioida myös toimitilasuunnittelussa esimerkiksi materiaalien valinnassa sekä kalusteiden hankinnassa. Vastuullinen kysyntä ohjaa toimitilamarkkinoita kestävämpään suuntaan. (Varma Toimitilat 2022)

Etätyön vaikutus toimitilojen käyttöön ja niiden tarpeeseen

Opinnäytetyössä tutkittiin, mitä vaikutuksia etätyöllä on toimitilojen käyttöön ja niiden tarpeeseen Etelä-Karjalan alueella (Tuokkuri 2023). Tutkimus toteutettiin laadullisena tutkimuksena teemahaastatteluita hyödyntäen. Haastateltavat toimivat toimitilojen hallinnointiin liittyvissä tehtävissä ja kaikilla oli useamman vuoden kokemus kiinteistöalalta. Merkittävimpiä tuloksia työssä olivat huomiot, joiden mukaan tilan tarve on vähentynyt ja toimistoilla ollaan läsnä vaihtelevammin kuin ennen. Tulevaisuudessa on tarvetta toimitiloille, jotka ovat laadukkaita, joustavia sekä hyvillä sijainneilla. Tilojen käyttäjät ovat toivoneet enemmän tiloja, joihin vetäytyä.

Toimitilojen hallinnoinnissa ja uusissa toimitilahankkeissa olisi tärkeää myös huomioida tilojen energiatehokkuus, vastuullisuusasiat sekä mahdollisuus älykkäisiin tilanvarausjärjestelmiin.  Suurin osa haastateltavista kertoi, että yrityksen toimintaan ei niinkään vaikuttanut itse koronapandemia, vaan sen aiheuttama etätyö.

Opinnäytetyön toimeksiantajana toimi LAB-ammattikorkeakoulun hallinnoima Digitaaliset ratkaisut rakennetun ympäristön resurssituottavuudessa (EKKIRA) -hanke.

Lähteet

Elinkeinoelämän keskusliitto 2023. Tutkimus etätyön vaikutuksista 2023. Viitattu 12.6.2023. Saatavissa https://ek.fi/wp-content/uploads/2023/06/EK-Tutkimus-etatyon-vaikutuksista-2023.pdf

KTI. 2021. Koronakriisin vaikutukset kiinteistömarkkinoihin. Toimistotilojen tarve ja käyttö koronan jälkeisessä maailmassa. Kiinteistötieto. Viitattu 22.5.2023. Saatavissa https://kti.fi/koronakriisin-vaikutukset-kiinteistomarkkinoihin-toimistotilojen-tarve-ja-kaytto-koronan-jalkeisessa-maailmassa/

Pexels. 2016. Tuolit, kokoushuone, pitkä pöytä. Pixabay. Viitattu 22.5.2023. Saatavissa https://pixabay.com/fi/photos/tuolit-kokoushuone-pitk%c3%a4-p%c3%b6yt%c3%a4-1840377/

Salin, M. 2022. Mistä palasista tulevaisuuden toimisto rakentuu? Osuuspankki. Viitattu 24.5.2023. Saatavissa https://www.op-media.fi/tyohyvinvointi/mista-palasista-tulevaisuuden-toimisto-rakentuu/

Suomen Yrittäjät. 2023. Kysely suomalaisille työllisille 2023 – Etätyö. Viitattu 12.6.2023. Saatavissa https://www.yrittajat.fi/wp-content/uploads/2023/02/etatyo-tyoelamagallup-2023.pdf

Tuokkuri, T. 2023. Lisääntyneen etätyön vaikutus toimitilojen käyttöön ja niiden tarpeeseen Etelä-Karjalan alueella : case: EKKIRA-hanke. Opinnäytetyö AMK. LAB-ammattikorkeakoulu, liiketalouden ala. Viitattu 12.6.2023. Saatavissa https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2023053016073

Varma Toimitilat. 2022. Miltä tulevaisuuden toimisto näyttää? Arkkitehti listasi vuoden 2023 toimitilatrendit. Kauppalehti. Viitattu 24.5.2023. Saatavissa https://www.kauppalehti.fi/kumppanisisallot/varma/milta-tulevaisuuden-toimisto-nayttaa-arkkitehti-listasi-vuoden-2023-toimitilatrendit/