Digitalisaatio on muuttanut nopeasti koko taloushallintoalaa. Muutos on kohdistunut myös palkkahallintoon, jota on lähdetty automatisoimaan. Osana uudistuksia ovat myös julkishallinnon hankkeet, kuten kansallinen tulorekisteri.
Suomi menestyy hyvin digitalisaatiossa
Vuoden 2019 alusta käyttöönotettu kansallinen tulorekisteri on yksi osa julkisten palveluiden digitalisointia ja se on uudistanut palkanlaskennan ilmoitusvelvollisuuden toimintatavat. Tulorekisteri on helpottanut tiedonkulkua yrityksiltä viranomaisille. (Valtiovarainministeriö 2017.) Pitkäjänteisen työn tuloksena Suomi menestyi loistavasti EU-maiden digitalisaatiovertailussa ja ylsi vuonna 2019 ykkössijalle. Vertailussa mitataan EU-maiden digitaalista toimintakykyä ja sen kehitystä. (Valtiovarainministeriö 2019.)
Kansallinen tulorekisteri
Tulorekisteri toimii sähköisenä tietokantana kansalaisten tulotiedoille. Laki tulotietojärjestelmästä tuli voimaan 16.1.2018 ja tulorekisteri otettiin käyttöön 1.1.2019 palkkatietojen ilmoittamisen osalta. Vuoden 2021 alusta rekisteriin ilmoitetaan etuus- ja eläketiedot. (Verohallinto 2020a.) Tulorekisteriin ilmoitetaan tiedot tulonsaajalle maksetuista suorituksista ja tiedon käyttäjät saavat tietoonsa vain ne tiedot, jotka niille lain mukaan kuuluvat (Verohallinto 2020b).
Tulorekisterin tavoitteina on yksinkertaistaa palkanmaksamiseen liittyvää ilmoittamis- ja raportointivelvollisuutta sekä automatisoida päätöksentekoprosesseja (Verohallinto 2019). Viranomaiset käyttävät tulo- ja verotietoja päätöksenteossaan ja lakisääteisissä tehtävissään. Lähes 500 organisaatiolla on ollut vuoden 2020 alusta lähes reaaliaikaiset tulotiedot käytössään. Tulorekisteri mahdollistaa nopeamman päätöksenteon ja yritysten ajankäyttö viranomaisilmoituksiin vähenee, kun ilmoittaminen automatisoituu ja tieto siirtyy ajantasaisesti. (Verohallinto 2020b.)
Tulorekisterin vaikutukset palkanlaskentaan
Suvi Nieminen (2020) selvitti opinnäytetyössään kansallisen tulorekisterin vaikutuksia palkanlaskennassa. Tutkimukseen haastateltiin palkanlaskennan parissa työskenteleviä henkilöitä. Tutkimuksessa selvisi, että palkanlaskentaan käytettävä aika on lisääntynyt joissain määrin tulorekisterin myötä, mutta työt jakautuvat tasaisemmin kalenterivuoden ajalle. Vuodenvaihteen työmäärää on vähentänyt vuosi-ilmoitusten pois jääminen. Ilmoittamisaikataululla ei koettu olevan merkitystä, mutta yksin työskentelevät voivat kokea aikataulun haasteellisena. Mahdollisten korjausilmoitusten tekeminen koettiin työläänä. Johtopäätöksenä voitiin todeta, että tiedon käyttäjät eivät pysty hyödyntämään tulorekisteritietoja kokonaisuudessaan, jos vapaaehtoisesti ilmoitettavat tiedot puuttuvat, vaan he joutuvat pyytämään lisäselvityksiä, mikä taas puolestaan lisää palkanlaskijan työmäärää. Tulorekisterin raportointiin kaivattiin lisää erilaisia räätälöintimahdollisuuksia ja raporttien ajanjakson vapaata valintaa.
Kirjoittajat
Suvi Nieminen valmistui tradenomiksi LAB-ammattikorkeakoulusta kesäkuussa 2020. Blogiteksti pohjautuu Niemisen opinnäytetyöhön Kansallisen tulorekisterin vaikutukset palkanlaskennassa.
Tatu Saarinen työskentelee lehtorina Liiketoiminta-yksikössä LAB-ammattikorkeakoulussa.
Lähteet
Valtiovarainministeriö. 2017. Tulorekisteri yksinkertaistaa palkkatietojen ilmoittamista. [Viitattu 28.5.2020]. Saatavissa: https://vm.fi/artikkeli/-/asset_publisher/tulorekisteri-yksinkertaistaa-palkkatietojen-ilmoittamista
Valtiovarainministeriö. 2019. Suomi ykköseksi EU:n digivertailussa. [Viitattu 7.5.2020]. Saatavissa: https://valtioneuvosto.fi/artikkeli/-/asset_publisher/10623/suomi-ykkoseksi-eu-n-digivertailussa
Verohallinto. 2019. Tulorekisterin esittely. [viitattu 28.5.2020]. Saatavissa: https://www.vero.fi/globalassets/tulorekisteri/tulorekisterin-esittely.pdf [PDF].
Verohallinto. 2020a. Tietoa KATRE-hankkeesta. [Viitattu 28.5.2020]. Saatavissa: https://www.vero.fi/tulorekisteri/tietoa-meistä/tietoa-katre-hankkeesta/
Verohallinto. 2020b. Tulorekisterin käyttäjien määrä kasvaa: luvassa nopeampia päätöksiä ja helpompaa asiointia vuonna 2020. [Viitattu 28.5.2020]. Saatavissa: https://www.vero.fi/tulorekisteri/tietoa-meist%C3%A4/yhteystiedot/medialle/lehdistotiedotteet2/tulorekisterin-kayttajien-maara-kasvaa/
Linkit
Nieminen, S. 2020. Kansallisen tulorekisterin vaikutukset palkanlaskennassa. [Viitattu 28.5.2020]. Saatavissa: https://www.theseus.fi/handle/10024/341547
Kuvat
KUVA 1. The DigitalArtist, Pixabay. 2020. Tulotiedot siirtyvät reaaliajassa viranomaisille. [Viitattu 24.8.2020]. Saatavissa: https://pixabay.com/fi/photos/verkko-internet-yhteys-3148727/
