Kirjaamisella on merkittävä rooli ja se on tärkeä työväline sosiaalihuollossa. Sen avulla voidaan todentaa, että asiakkaan oikeudet toteutuvat. Oikeaoppisesti toteutetusta kirjaamisesta hyötyvät sosiaalihuollon asiakkaina olevat, sosiaalihuollossa työskentelevät sekä sosiaalihuoltoa kehittävät. Kirjaamista säätelee laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (254/2015). Kaikilla sosiaalihuollossa työskentelevillä on kirjaamisvelvollisuus, ja kirjata täytyy kaikki asian kannalta riittävät ja tarpeelliset tiedot.
Sosiaalihuollon kirjaukset ovat siirtymässä Kanta-palveluun ja kansalaisten nähtäviksi Omakantaan, ja se vaikuttaa asiaan entisestään. Kirjaukset täytyy tehdä rakenteisesti, että kirjaukset siirtyvät järjestelmien välillä oikein. Useista tutkimuksista, esimerkiksi Saranto (2020), Toros (2021) ja Lillis ym. (2020) sekä kirjaamiskoulutuksesta saaduista palautteista on noussut esiin, että koulutusta aiheesta tarvitaan.
Asiakkaan osallisuus edistää läpinäkyvyyttä
Sosiaalihuollon kirjaamisen täytyy olla läpinäkyvää. Parhaiten läpinäkyvään kirjaamiseen päästään yhdessä asiakkaan kanssa kirjaamalla eli osallistavalla kirjaamisella (Terveyden ja hyvinvoinnin laitos). Osallisuus lisää hallinnantunnetta ja ymmärrystä omasta elämästä, joten on tärkeää, että osallisuus huomioidaan kirjatessa ja, että se tulee näkyväksi kirjauksissa.
Asiakasosallisuudella tarkoitetaan sosiaalipalveluissa asiakkaan aktiivista osallistumista palveluiden suunnitteluun, toteutukseen, järjestämiseen, tuottamiseen sekä arviointiin. Kun asiakas otetaan aktiivisesti mukaan kaikissa palvelun vaiheissa, se lisää asiakaslähtöisyyttä ja osallisuutta asiakastyössä sekä koko palvelujärjestelmässä. (Leeman & Hämäläinen 2015, 1.)
Tulevaisuuden johtaja sosiaali- ja terveysalalla YAMK -koulutuksen opinnäytetyönä laadittiin yksityiselle sosiaalihuollon palveluntuottajalle kirjaamiskoulutus (Hassinen 2023). Kohdeorganisaatiossa oltiin kehittämässä kirjaamista, ja tarvittiin koulutus työntekijöille. Kehittämisprosessin aikana yritys myytiin, mutta koulutukset ehdittiin järjestää ennen sitä. Yritys tuotti sosiaalihuollon kotiin vietäviä palveluita lapsille, nuorille sekä perheille. Koulutukset järjestettiin Teamsin kautta, koska yksiköitä oli kuudella eri paikkakunnalla. Kirjaamiskoulutuksen jälkeisenä tavoitteena on, että työntekijät kirjaisivat yhdenmukaisesti ja osallistavasti asiakkaiden kanssa.
Kehittämisprosessissa saatiin tuotoksena kirjaamiskoulutus, ja koulutukset järjestettiin yrityksen työntekijöille. Koulutus sisälsi teoriaosuuden pohjautuen lakiin, tieteellisiin lähteisiin ja tutkimuksiin, käytännön esimerkkejä kirjaamisesta sekä osallistavia harjoituksia. Koulutuksia järjestettiin kaksi pilotointikoulutuksen lisäksi. Kehittämisprosessi antoi koulutuksen myötä perustiedot osallistavasta kirjaamisesta. Kehittämisprosessin aikana saimme todeta, että yksi kolmen tunnin koulutus kirjaamisesta ei ole riittävä, vaan jatkokoulutusta aiheesta vielä tarvitaan.
Kirjoittajat
Tiia Hassinen valmistuu toukokuussa 2023 LAB-ammattikorkeakoulun tulevaisuuden johtaja sosiaali- ja terveysalalla -koulutuksesta tutkintonimikkeellä sairaanhoitaja (ylempi AMK). Hän työskentelee Joensuussa Humana lapsiperhepalveluissa toiminnanjohtajana.
Mari Kokkonen työskentelee LAB-ammattikorkeakoulun Hyvinvointi-yksikössä yliopettajana.
Lähteet
Hassinen, T. 2023. Osallistava kirjaaminen osaksi asiakastyötä: kirjaamiskoulutuksen kehittämistyö. Opinnäytetyö. LAB-ammattikorkeakoulu, tulevaisuuden johtaja sosiaali- ja terveysalalla (YAMK). Viitattu 28.3.2023. Saatavissa https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202303244134
JessBaileyDesigns. 2018. Työpöytä, läppäri, toimisto, kirjoittaminen. Pexels. Viitattu 22.3.2023. Saatavissa https://www.pexels.com/fi-fi/kuva/tyopoyta-lappari-toimisto-kirjoittaminen-1558690/
Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista 254/2015. Finlex. Viitattu 22.3.2023. Saatavissa https://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2015/20150254
Leemann, L. & Hämäläinen, R.-M. 2016. Asiakasosallisuus, sosiaalinen osallisuus ja matalan kynnyksen palvelut. Yhteiskuntapolitiikka. Viitattu 6.2.2023. Saatavissa https://www.julkari.fi/bitstream/handle/10024/131350/YP1605_Leemann&Hamalainen.pdf
Lillis, T., Leedham. M. & Twiner, A. 2020 “Time, the Written Record, and Professional Practice: The Case of Contemporary Social Work.” Written communication 37.4, 431–486. Viitattu 22.3.2023. Saatavissa rajoitetusti https://lut.primo.exlibrisgroup.com/permalink/358FIN_LUT/1hujjmv/cdi_proquest_journals_2434432718
Saranto, K., Kinnunen, U-M., Koponen, S., Kyytsönen, M., Hyppönen, H. & Vehko, T. 2020. Sairaanhoitajien valmiudet tiedonhallintaan sekä kokemukset potilas- ja asiakastietojärjestelmien tuesta työtehtäviin. Itä-Suomen yliopisto. Kuopio. Viitattu 22.3.2023. Saatavissa https://www.julkari.fi/bitstream/handle/10024/141569/95711-Article%20Text-170204-1-10-%2020201013.pdf?sequence=1&isAllowed=y
Terveyden ja hyvinvoinnin laitos. 2023. Sosiaalihuollon kirjaamisohjeet. Viitattu 22.3.2023. Saatavissa https://thl.fi/fi/web/tiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalalla/kirjaaminen/sosiaalihuollon-kirjaamisohjeet
Toros, K. 2021. Children’s Participation in Decision Making From Child Welfare Workers’ Perspectives: A Systematic Review. Research on social work practice 31.4, 367–374. Viitattu 7.2.2023. Saatavissa rajoitetusti https://lut.primo.exlibrisgroup.com/permalink/358FIN_LUT/1hujjmv/cdi_proquest_journals_2512271855
