Hybriditapahtumat haastavat, mutta myös palkitsevat

LAB-ammattikorkeakoulun KEDE-hankkeen (LAB 2022) Reality Gaming -tapahtuma oli haastava, mutta samalla innostava konsepti suunnitella. Tapahtuman tavoitteena oli luoda täysin uudenlainen pelikokemus yhdistelemällä digitaalista pelaamista todelliseen elämään.

Etä- ja hybriditapahtumat ovat koronan myötä yleistyneet, sillä pandemian aikana pakon edessä opitut toimintamallit ovat osoittaneet hyötynsä myös yhteiskunnan avaamisen jälkeen. Julkisessa keskustelussa on puhuttu paljon yhteiskunnan uudesta normaalista. Tapahtumateollisuudelle se tarkoittaa, että hybriditapahtumat ovat tulleet jäädäkseen ja siitä hyötyvät sekä tapahtumien järjestäjät että osallistujat.

Etäosallistumisen huomioon ottaminen on helppo tapa maksimoida tapahtuman yleisö ja saavuttaa samalla työllä paremmat tulokset. Yleisön näkökulmasta etäosallistuminen säästää aikaa ja mahdollistaa ketterän osallistumisen tapahtumiin, jotka saattaisivat kiireisessä arjessa muuten jäädä väliin.

Kuva 1. Etätapahtumat ovat tulleet jäädäkseen. (Oquendo 2020)

Reality Gamingissa katsojat olivat osallistujia

Yleisön osallistaminen oli yksi keskeisimmistä haasteista tapahtuman suunnittelussa. Reality Gamingissa lähtökohtana oli, että jokaisella katsojalla on mahdollisuus vaikuttaa tapahtuman kulkuun ja olla aktiivinen osallistuja. Tämä tuli ottaa huomioon tapahtuman jokaisessa suunnitteluvaiheessa.

Vaikka tapahtumaan etsittiin lähtökohtaisesti teemaan sopivaa hylättyä tai vähällä käytöllä olevaa rakennusta, oli siellä kuitenkin lähetystä varten oltava sähköt ja riittävä verkkoyhteys. Budjetista suuri osa meni tekniikkaan, joka takasi toimivan lähetyksen ja antoi ohjaajalle riittävästi vaihtoehtoja luoda yleisölle kiinnostava lähetys.

Yleisön osallistamistavaksi valikoitui äänestysten järjestäminen pelin taktisten tilojen aikana. Tällä tavalla yleisö pystyi saamaan välittömiä vaikutuksia seuraavan tehtävän suorittamiseen. Äänestykset suoritettiin kahdessa osassa, joista ensimmäisessä valittiin pelaajan auttamisen ja pelin vaikeuttamisen välillä ja toisessa auttamisen tai vaikeuttamisen tapa. Äänestysten vaihtoehtojen suunnittelu oli myös eräänlaista tasapainoilemista. Toisaalta haluttiin, että yleisö kokee, että äänestyksillä on aidosti vaikutusta pelin kulkuun, mutta toisaalta ne eivät saaneet täysin rikkoa peliä.

Hybriditapahtumien pioneerityön tekeminen on haastavaa, sillä olemassaolevia esimerkkejä ei vielä juurikaan ole ja tapahtumaan innovoitujen osallistumistapojen toimivuus nähdään vasta itse tapahtumapäivänä. Se vaatii järjestäjiltä rohkeutta ottaa riskejä ja kykyä reagoida tilanteeseen lennosta tapahtuman aikana. Haastavuudesta huolimatta täysin uudenlaisen tapahtuman suunnittelu oli myös erittäin innostavaa, sillä tekijöillä oli luomistyön vapaus toteuttaa itseään. Kun tehdään uutta, mikä tahansa on mahdollista. Haastavassa työssä onnistuminen on myös erittäin palkitsevaa. Lähetyksen aikana tekijätiimin innostus olikin käsinkosketeltavaa ja kasvoilla leveät hymyt.

Kirjoittaja

Antti Tykkyläinen työskentelee LAB-ammattikorkeakoulun Liiketalous-yksikössä projektisuunnittelijana hankkeessa KEDE – Kohti elämyksellisempää digitaalista etätapahtumatuotantoa (LAB 2022).