Lähtökohtaisesti projektin tarkoituksena on aina organisoida tai parantaa jotain yrityksen yksittäistä toimintoa. Projektien avulla voidaan parantaa kehitysprosessin ohjattavuutta ja mitattavuutta, jolloin eri tehtäviä voidaan priorisoida ja ohjata koko projektiryhmää yhteistä tavoitetta kohti. (Mäntyneva 2016, 11–12.)
Projektin hallinnointi edellyttää ammattimaista johtamista ja sen myötä asetetut tavoitteet voidaan saavuttaa asetetussa aikataulussa ja koko projektiryhmä voi seisoa lopputuotteen takana – ylpeänä. Ammattimainen projektin johtaminen edellyttää kuitenkin organisaation henkilöstön osaamisen ylläpitoa, josta loppupeleissä vastaa yrityksen johto (Sirkiä 2020, 64). Vaikka projekteille kasataan aina projektiryhmä, joka työskentelee toimeksiannon tai tehtävän parissa, on kuitenkin viisasta hyödyntää koko organisaation osaamista koko projektin ajan aina valmisteluvaiheesta lopputulokseen.
Miten onnistunut projekti toteutetaan?
Projektin alussa suoritettavalle työlle valitaan vastuuhenkilö eli projektipäällikkö sekä projektiryhmä. Projektiryhmä määräytyy henkilöstön osaamisen sekä tavoitellun lopputuloksen mukaan siten, että projektiryhmässä on mahdollisimman kattavaa osaamista projektin onnistumisen kannalta. Projekti suositellaan jaettavaksi pienempiin osiin, joita kutsutaan vaiheiksi. Projektin vaiheita ovat esimerkiksi valmisteluvaihe, suunnitteluvaihe, toteutusvaihe ja projektin päättäminen. Vaiheesta toiseen siirryttäessä voidaan määritellä erilaisia virstanpylväitä, jotka toimivat omanlaisina suoritusmittareinaan projektin edetessä. (Karppanen 2022.)
Valmisteluvaihetta voisi kuvailla projektin alkukäynnistyksenä, jonka aikana syntyy selkeä käsitys siitä, mitä projektilla lähdetään parantamaan ja millainen on projektin luonne. Tätä vaihetta voisi kuvailla myös alustuksena suunnitteluvaiheelle. Suunnitteluvaiheen tärkeimpänä elementtinä on projektisuunnitelman luominen, eli mihin suuntaan projektia viedään, miten ja miksi se tehdään. Projektisuunnitelma laaditaan kirjallisesti ja se on tärkeä osa dokumentaatiota, kun tarkastellaan projektia ja sen etenemistä kokonaisuutena.
Projektin toteutusvaiheeseen voidaan siirtyä vasta siinä vaiheessa, kun projektisuunnitelma on valmis ja projektipäällikkö sekä projektiryhmä ovat täysin tietoisin siitä, mihin suuntaan projektin käytännön toteutusta viedään. Toteutusvaiheessa tehdään konkreettisia tehtäviä halutun lopputuloksen saavuttamiseksi. Tehtävät voivat sisältää tietoteknistä kehitystyötä, toimintamallien luomista tai muuta selvitystyötä, jonka avulla projektille asetettu tavoite saavutetaan. (Karppanen 2022.)
Projektin päätösvaiheen suunnittelun voi aloittaa jo toteutusvaiheen aikana, mutta se voidaan lopullisesti tehdä vasta sitten, kun toteutusvaihe on ohitettu. Päätösvaiheessa projektin etenemisen, suunnittelun ja toteutuksen dokumentaatiot koostetaan ja raportoidaan eteenpäin ennen lopullista projektin päättämistä. Projekti päättyy, kun kaikki vaiheet on suoritettu ja lopputulos on julkaistu, otettu käyttöön tai toimitettu toimeksiantajalle. (Karppanen 2022.)
Kirjoittajat
Aleksi Karppanen on opiskellut LAB-ammattikorkeakoulussa liiketalouden ylempää ammattikorkeakoulututkintoa. Hän työskentelee ohjelmistoalalla.
Jukka Sirkiä, KTT, DI, toimii LAB-ammattikorkeakoulun Liiketoiminta-yksikössä lehtorina.
Lähteet
geralt. 2017. Altmann, G. Verkkoon, kierros, hankkeen. Pixabay. Viitattu 15.11.202. Saatavissa https://pixabay.com/illustrations/network-round-project-plan-quality-1987209/
Karppanen, A. 2022. Asiakkuudenhallinta- ja tiketöintijärjestelmän integraatio projektijohtamisen näkökulmasta. Opinnäytetyö. Lahti: LAB ammattikorkeakoulu. Viitattu 16.11.2022. Saatavissa https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2022120827400
Mäntyneva, M. 2016. Hallittu Projekti – Jäntevästä suunnittelusta menestykselliseen toteutukseen. Helsingin seudun kauppakamari: Helsingin Kamari Oy
Sirkiä, J. 2020. Leveraging digitalization opportunities to improve the business model. Lappeenranta: Lappeenranta-Lahti University of Technology LUT. Viitattu 15.11.2022. Saatavissa http://urn.fi/URN:ISBN:978-952-335-560-6
