Hanketoiminnassa tuotetaan paljon erilaisia aineistoja esimerkiksi haastattelujen, selvitysten, kyselyiden ja erilaisten työpajojen kautta. Nämä aineistot ovat keskeisiä hankkeen tavoitteiden saavuttamiselle, mutta voisiko niistä olla hyötyä organisaatiossa myös laajemmin? Aineistonhallinnan mallin avulla hahmotellaan niitä toimia, joita vastuullinen aineistojen jatkohyödynnettävyys edellyttää.
Mitä aineistonhallinta on?
Aineistonhallinnalla tarkoitetaan kaikkia niitä seikkoja, jotka pitää huomioida ennen kuin kerättyjen aineistojen jatkokäyttö on mahdollista. Aineistonhallinta alkaa siis jo aineistonkeruuta suunniteltaessa osana hankkeen toimintaa ja jatkuu aina aineistonkeruun päättymiseen ja mahdolliseen aineiston avoimeen julkaisemiseen saakka. Osa hankerahoittajista myös edellyttää aineistonhallinnan suunnittelua osana hankevalmistelua.
Aineistonhallinnasta on hyötyä aineistoa tuottavalle hankkeelle, koko korkeakoululle sekä yhteiskunnalle laajemmin. Kun aineistonhallinta on toteutettu oikein ja aineiston jatkokäytettävyys varmistettu, voidaan kerättyä aineistoa hyödyntää monin tavoin, muun muassa tulevien hankkeiden taustamateriaalina ja opinnäytetöiden aineistoina. Lisäksi aineistojen mahdollinen avoin julkaiseminen edistää ammattikorkeakoulun alueellista vaikuttavuutta ja tuo esiin niitä hyötyjä, joita ammattikorkeakoulun kanssa tehty yhteistyö tarjoaa esimerkiksi yrityksille.
Aineistonhallinnan malli LAB-ammattikorkeakoululle
LAB-ammattikorkeakoulu on sitoutunut aineistonhallinnan edistämiseen osana sitoutumistaan avoimen tieteen julistukseen ja omissa LUT-korkeakoulujen tasoisissa avoimuuden linjauksissaan (LUT University 2019; Avoimen tieteen koordinaatio, Tieteellisten seurain valtuuskunta 2020). Aineistonhallintaa on jo aiemmin edistetty muun muassa sisällyttämällä se osaksi hankkeiden laatimaa vuorovaikutussuunnitelmaa, mutta varsinainen koko prosessin kattava toimintamalli on puuttunut.
Keskeistä aineistonhallinnan mallin kehittämisessä on huomioida aineistonhallintaprosessin eri toimijoiden tarpeet. Vain tarjoamalla riittävää tukea oikeissa prosessin vaiheissa voidaan aidosti saada aikaan uusi toimintatapa. (Yeomans 2019, 25.) Aineistonhallinnan malli LAB-ammattikorkeakoululle laadittiin kevään 2020 aikana osana YAMK-opinnäytetyötä (Sinisalo 2020).
Malli selkeyttää aineistonhallinnan roolit ja vastuut
LAB-ammattikorkeakoulun aineistonhallinnan malli kuvaa aineistonhallinnan keskeisten toimijoiden tehtävät ja vastuut prosessin aikana (kuva 1). Koska malli perustuu käyttäjien tarpeisiin, on siinä tuotu esiin vahvasti myös ne tukitoimenpiteet, joita aineistonhallinnan menestyksekäs toteuttaminen vaatii. (Sinisalo 2020.)
Aineistonhallinnan mallin avulla aineistonhallinnan kokonaisuutta voidaan kehittää sekä organisaation tasolla että yksittäisten toimintojen osalta. Sujuvan aineistonhallinnan avulla toiminnasta tulee osa arjen työtä ja hankkeissa kerätyt tietoaineistot jatkavat elämäänsä myös hankkeen päättymisen jälkeen. (Sinisalo 2020.)
Kirjoittajat
Riikka Sinisalo valmistuu tradenomiksi (YAMK, digitaaliset ratkaisut) kesällä 2020 ja toimii tietoasiantuntijana LUT-tiedekirjastossa. Kirjoitus pohjautuu hänen opinnäytetyöhönsä.
Sari Suominen toimii lehtorina LAB-ammattikorkeakoulun liiketalouden ja matkailun alalla.
Lähteet
Avoimen tieteen koordinaatio, Tieteellisten seurain valtuuskunta. 2020. Avoimen tieteen ja tutkimuksen julistus 2020–2025. 2. painos. Helsinki: Tiedonjulkistamisen neuvottelukunta ja Tieteellisten seurain valtuuskunta. Vastuullisen tieteen julkaisusarja 1:2020. [Viitattu 27.5.2020]. Saatavissa: https://avointiede.fi/sites/default/files/2020-02/julistus2020_1.pdf
LUT University. 2019. LUT-korkeakoulujen avoimuuden linjaukset. [Viitattu 27.5.2020]. Saatavissa: https://www.lut.fi/documents/10633/29950/Avoimuuden+linjaukset.pdf/0b5dcdbb-bec7-4139-b4ad-fd4cbd4cc4bc
Sinisalo, R. 2020. Aineistonhallinnan kehittäminen korkeakouluissa. Case: LAB-ammattikorkeakoulu. YAMK-opinnäytetyö. LAB-ammattikorkeakoulu, liiketalouden ala. Lahti. [Viitattu 4.6.2020]. Saatavissa: http://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2020060316680
Yeomans, J. 2019. Research data management policy: the holy grail of data management support? Teoksessa: Clare, C., Cruz, M., Papadopoulou, E., Savage, J., Teperek, M., Wang, Y., Witkowska, I. & Yeomans, J. Engaging researchers with data management: the cookbook. 16–31. [Viitattu 27.5.2020]. Saatavissa: https://doi.org/10.11647/OBP.0185
