Julkisissa hankinnoissa tunnetaan käsittely nimeltä rajoitettu menettely: se merkitsee sitä, että hankintayksikkö julkaisee hankintailmoituksen, johon halukkaat toimittajat voivat pyytää saada osallistua. Menettely on luonteeltaan kaksivaiheinen. Hankintayksikkö voi rajoittaa kilpailutukseen osallistuvien tarjoajien määrää, minkä vuoksi ainoastaan hankintayksikön valitsemat ehdokkaat voivat tehdä tarjouksen. (Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1397/2016).
Rajoitettua menettelyä voi käyttää lähtökohtaisesti kaikissa hankinnoissa. Se on esimerkiksi EU-hankinnoissa toiseksi yleisin hankintamenettely avoimen menettelyn jälkeen. Teknisesti yksinkertaista avointa menettelyä käytetään usein (Kemppinen 2024). Rajoitettu menettely tulee kyseeseen erityisesti silloin, kun hankinnan kohteeseen liittyvällä toimialalla on paljon tarjoajia. (Eskola ym. 2017).
Rajoitettu menettely käynnistyy siis avoimen menettelyn tapaan hankintailmoituksen julkaisemisella. Julkaisun jälkeen halukkaat toimittajat jättävät hankintailmoituksen perusteella osallistumishakemuksen kilpailutuksen. Tämän jälkeen hankintayksikkö seuloo osallistumishakemuksen jättäneistä ehdokkaista ne toimittajat, joille se lähettää tarjouspyynnön (Eskola ym. 2017). Kutsu ei sisällä varsinaisen tarjouksen tekemistä varten vaadittavia tietoja, vaan ainoastaan kutsun jättää tarjous kilpailutukseen (Julkisten hankintojen neuvontayksikkö JHNY 2024).
Vähintään viiden sääntö
Hankintalain mukaan ehdokkaita on kutsuttava vähintään viisi, jollei soveltuvia ehdokkaita ole vähemmän (Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1397/2016). Hankintailmoituksessa on hyvä ilmoittaa ehdokkaiden vähimmäis- ja enimmäismäärät (Eskola ym. 2017). Mikäli tarjoajia on vähemmän kuin viisi, voi hankintayksikkö pyytää kaikilta soveltuvuusvaatimukset täyttäviltä ehdokkailta tarjouksen (Julkisten hankintojen neuvontayksikkö JHNY 2024).
Tarjoajien soveltuvuuteen liittyvät vaatimukset ja hankintayksikölle toimitettavat asiakirjat tulee ilmoittaa hankintailmoituksessa. Varsinaisessa tarjouspyynnössä lisävaatimuksia tarjoajille ei enää voi asettaa (Eskola ym. 2017). Kun tarjoukset ovat saapuneet, tarkastetaan tarjoajien soveltuvuus. Mikäli niissä on tapahtunut muutoksia, eikä joku tarjoajista ei enää täytä soveltuvuusvaatimuksia tai jos tarjous on laadittu tarjouspyynnön vastaisesti, on tällaiset tarjoajat suljettava pois kilpailutuksesta (Eskola ym. 2017).
Monivaiheinen prosessi altistaa valituksille
Rajoitetun menettelyn haittapuolena on pidetty sitä, että hankintaan liittyvät määräajat ovat pidempiä kuin avoimessa menettelyssä. Tämä korostuu erityisesti EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa. Määräaikojen laskenta alkaa siitä, kun tarjouspyyntö on jätetty julkaistavaksi. Osallistumishakemuksen jättämiseen EU-hankinnoissa on varattava 30 päivää ja itse tarjouksen tekemiselle 10–30 päivää, riippuen siitä, onko hankinnasta tehty ennakkoilmoitus vai ei. Menettelyn monivaiheisuus on myös herkempi valituksille (Eskola ym. 2017).
Vastaavasti rajoitettu menettely toimii tehokkaasti silloin, kun alalla tarjoajia on paljon, ja tarjoajien vertailtavat ominaisuudet poikkeavat paljon toisistaan. Rajoitettua menettelyä käyttämällä voidaan myös karsia tarjousten määrää ja vähentää sitä kautta hankintayksikön hallinnollisia kustannuksia (Eskola ym. 2017).
Kirjoittaja
Jarmo Kemppinen työskentelee lehtorina LAB-ammattikorkeakoulussa opettaen muun muassa julkisia hankintoja.
Lähteet
Eskola ym. 2017. Julkiset hankinnat. Helsinki: Alma Talent Oy. Viitattu 19.8.2024. Saatavissa https://verkkokirjahylly-almatalent-fi.ezproxy.saimia.fi/teos/DAGBHXCTDG#/kohta:3/piste:b1246
Julkisten hankintojen neuvontayksikkö JHNY. 2024. Rajoitettu menettely. Viitattu 19.8.2024. Saatavissa https://www.hankinnat.fi/eu-hankinta/eu-hankintamenettelyt/rajoitettu-menettely
Kemppinen, J. 2024. Avoin menettely julkisissa hankinnoissa. LAB Focus. Viitattu 19.8.2024. Saatavissa https://blogit.lab.fi/labfocus/avoin-menettely-julkisissa-hankinnoissa/
Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1397/2016. Finlex. Viitattu 19.8.2024. Saatavissa https://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2016/20161397#Pidm46111191429856
tanakrit_tae. 2018. Business kit, käsi, mies. Pixabay. Viitattu 19.8.2024. Saatavissa https://pixabay.com/fi/photos/business-kit-k%C3%A4si-mies-3618296/
