Tietojohtaminen on noussut keskeiseksi tekijäksi pienempienkin yritysten menestyksessä. Sen merkitys korostuu erityisesti tilitoimistoissa, joissa tiedonhallinta on arkipäivää.
Digitalisaation myötä monet ovat parantaneet tietojohtamisen käytäntöjään. Jo Excel-työkalun tehokas käyttö, sen automaatiomahdollisuudet, kuten makrot, sekä pilvitallennustilan hyödyntäminen voivat mahdollistaa datan tehokkaan hallinnan ja tehostaa prosesseja. Resurssien rajallisuus on kuitenkin jatkuva haaste.
Tässä blogikirjoituksessa kerrotaan, miten toteutimme ennakkoveron laskentaan liittyvän tietojohtamisen pilotin Tilitoimisto Sa-Ra Oy:n kanssa ja mitä opimme matkan varrella.
Tavoitteena yhtenäinen työväline
Tilitoimistot käsittelevät päivittäin sekä arkaluonteista että kriittistä liiketoimintatietoa. Tietojohtamisen avulla pyritään varmistamaan, että oikea tieto on oikeassa paikassa oikeaan aikaan.
Pilotin tavoitteena oli tehostaa ja yhtenäistää tilitoimiston toiminimiasiakkaiden ennakkoverojen ennustamisen prosessia. Työkalu toisi suurimman hyödyn juuri toiminimille, joiden verotus on suurilta osin progressiivisesti verotettavaa ansiotuloa. Pilotin määrittelyvaiheessa tuli myös esille, että työvälineen tulisi muistuttaa asiakaskohtaisista tiedoista ja tarpeista, vähentäen manuaalista kommentointia ja muistiinpanojen ylläpitoa.
Tilitoimistossa ennakkoverojen laskentaa on tehty useilla eri tavoilla, niin manuaalisesti printtipaperille kirjoittamalla kuin Exceliin merkintöjä tekemällä. Tämä projektiluonteinen työ on tyypillisesti tehty kesällä, jolloin on ollut hieman rauhallisempaa. Lisäksi toiminimillä on silloin yleensä toteutunut ensimmäiset kuusi kuukautta, mikä mahdollistaa koko vuoden paremman arvioinnin.
![[Alt-teksti: valtava määrä pieniä excel-taulukon kuvakkeita sikin sokin.]](https://blogit.lab.fi/labfocus/wp-content/uploads/sites/8/2024/10/804_2024_Tietojohtamisen-pilotti_1-1024x547.jpg)
Pilotin toteuttaminen edellytti taulukkolaskenta- ja makro-osaamista
Pilotin toteutus alkoi nykyisten ennakkoverojen laskelmien ja datatiedostojen keräämisellä. Koska Excel oli ollut jo osittain käytössä, päätettiin kehittää Excel-pohjainen työväline. Excelin perusosaamisen lisäksi pilotin toteuttaminen edellytti VBA-makrojen sekä datan tietorakenteen perusosaamista. LABin taloushallinnon lehtori Marianne Viinikainen ja tietojenkäsittelyn lehtori Liisa Uosukainen vastasivat toteutuksesta.
Pilotti toteutettiin yhteistyössä asiakkaan kanssa. Pilotin aikana järjestettiin kuusi Teams-etäpalaveria, joissa ideointia, määrittelyä ja työvälineen läpikäyntiä tehtiin yhdessä. Ensimmäisenä laadittiin ehdotus, mitä sitten saadun palautteen pohjalta työstettiin ja viimeisteltiin. Työaikaa pilottiin käytettiin LABin puolelta vajaat 60 tuntia. Työväline annettiin työntekijöille testattavaksi keväällä 2024, ja lopullinen malli valmistui elokuussa 2024.
![[Alt-teksti: kuvankaappauksessa on tekstejä muun muassa ennakkoveron ennustaminen, materiaalit ja palvelut yhteensä ja YEL-maksut.]](https://blogit.lab.fi/labfocus/wp-content/uploads/sites/8/2024/10/804_2024_Tietojohtamisen-pilotti_2-1024x507.jpg)
Työväline otettiin käyttöön yrityksessä sellaisenaan
Pilotin tuloksena syntyi konkreettinen työväline tilitoimiston käyttöön. Yrityksen näkökulmasta tietojohtamisen pilotti onnistui hyvin: työkalu tuottaa selkeän, ”yrityksen näköisen” raportin. Myös yrityksen tietojohtamisen kypsyystaso nousi 30 %, 19 pisteestä 25 pisteeseen.
Kypsyystaso mitattiin ennen pilottia ja pilotin jälkeen LAB-ammattikorkeakoulun Kehitä tietojohtamista kokeilemalla -hankkeessa (LAB 2024) kehitetyllä digimittarilla. Mittari on suunnattu erityisesti pk-yrityksille ja pienille organisaatioille. Se on verkosta vapaasti hyödynnettävissä: Linkki tietojohtamisen kypsyystason mittariin (Linkki 1).
Pilottikokeilun työväline sai yrityksessä kiitosta yksinkertaisuudesta. Malliin voi ladata tuloslaskelman ja siitä saa asiakkaalle raportin, josta näkee tehdyt oikaisut, alkuvuoden tulokset ja loppuvuoden ennusteen, ja työvälinettä voi käyttää myös budjetointiin.
Toivomme, että kokemuksemme inspiroivat muita organisaatioita ottamaan käyttöön tietojohtamisen parhaita käytäntöjä ja hyödyntämään niiden tarjoamia etuja. Kehitä tietojohtamista kokeilemalla -hankkeessa (LAB 2024) on edelleen muutamia pilottipaikkoja vapaana. Hanke päättyy elokuussa 2025.
Kirjoittajat
Marianne Viinikainen työskentelee taloushallinnon lehtorina LAB-ammattikorkeakoulussa ja BI-asiantuntijana Kehitä tietojohtamista kokeilemalla -hankkeessa. Lisäksi hän toimii projektipäällikkönä Taloushallinnon taiturit: Modulaarinen kokonaisharjoitus -hankkeessa.
Liisa Uosukainen työskentelee tietojenkäsittelyn lehtorina LAB-ammattikorkeakoulussa ja IT-asiantuntijana Kehitä tietojohtamista kokeilemalla- sekä Taloushallinnon taiturit: Modulaarinen kokonaisharjoitus -hankkeissa.
Eija Rantanen on lahtelaisen Tilitoimisto Sa-Ra Oy:n toinen omistaja/yrittäjä.
Lähteet
EsaRiutta. 2016. Riutta, E. Excel, laskentataulukko, kuvaketta. Pixabay. Viitattu 2.10.2024. Saatavissa https://pixabay.com/fi/illustrations/excel-laskentataulukko-kuvaketta-1771393/
LAB. 2024. Kehitä tietojohtamista kokeilemalla. Hanke. LAB-ammattikorkeakoulu. Viitattu 2.10.2024. Saatavissa https://lab.fi/fi/projekti/kehita-tietojohtamista-kokeilemalla
Linkit
Linkki 1. LAB. 2024. Tietojohtamisen kypsyystasomittari. LAB-ammattikorkeakoulu. Viitattu 2.10.2024. Saatavissa https://link.webropolsurveys.com/s/tietojohtamisen-kypsyysmittari
