Kehitä tietojohtamista kokeilemalla -hankkeessa toteutetaan tietojohtamisen prosesseihin ja haasteisiin liittyviä nopeita kokeiluja. Tavoitteena on löytää tehokkaita ja innovatiivisia ratkaisuja tietojohtamisen kehittämiseksi päijäthämäläisissä pk-yrityksissä.
Hankkeen toisessa pilotissa tutustuttiin punnusten kalibrointiin ja sen tarkkoihin vaatimuksiin. Punnusten kalibroinnissa tarkkuus ja luotettavuus ovat ensiarvoisen tärkeitä. Kalibroinnin avulla varmistetaan, että punnukset täyttävät ilmoitetun tarkkuusluokan vaatimukset. Prosessi sisältää monia eri vaiheita, mukaan lukien mittausepävarmuuden arvioinnin, tarkkuusluokan määrittämisen, huolellisen dokumentoinnin ja jäljitettävyyden varmistamisen.
Punnusten kalibrointiprosessin vaativuus
Pilotissa lähdettiin suunnittelemaan uutta tapaa koota punnusten kalibrointitodistus. Punnusten kalibrointitodistusten laatiminen kalibrointimittausten ja kalibrointipöytäkirjan pohjalta on tähän asti vaatinut paljon manuaalisia kirjauksia, tiedon siirtoa ja aikaa vievää raportointia Excelillä ja Wordillä.
Pilotin tavoitteena oli yhdistää koko kalibrointiprosessi ja kalibrointiraportti yhteen työvälineeseen. Prosessia haluttiin yksinkertaistaa ja selkeyttää siten, että punnusten kalibrointimittausten dokumentointi ja todistusten luonti voitaisiin tehdä automaattisesti samasta Excel-tiedostosta. Lisäksi tavoitteena oli toteuttaa mahdollisimman selkeä työväline, jotta myös uudet työntekijät voisivat ottaa työvälineen helpommin käyttöön.
Pilotin aloitusvaiheessa tutustuttiin punnuslaskennan tiedostoihin ja esimerkkeihin nykyisistä laskelmista. Sen jälkeen hankkeen asiantuntijat Liisa Uosukainen ja Marianne Viinikainen suunnittelivat ja kehittivät ehdotuksen uudesta työvälineestä.
Kalibrointiprosessin ymmärtäminen vaatii perehtyneisyyttä. Työvälinettä käytiin asiakkaan kanssa vaiheittain läpi työpalavereissa, ja sitä viimeisteltiin saadun palautteen pohjalta. Dokumentointiin ja erilaisten punnusten mittaustietojen kirjaamiseen liittyy monia eri tekijöitä, jotka koottiin työvälineeseen omalle välilehdelleen.
Excel ja VBA-makrot kalibroinnin apuna
Hankkeessa pilotit pyritään saamaan valmiiksi 1–3 kuukauden aikana. Tämän pilotin toteutus aloitettiin toukokuussa 2024. Yhteisiä työpalavereita asiakkaan kanssa pidettiin kuusi, ja päätöspalaveri pidettiin lokakuussa 2024. Punnusten kalibrointimittausten työvälineen toteuttamiseen meni noin kuukausi työaikaa muiden töiden ohessa. Pilotin toteuttaminen vaati monipuolista perehtyneisyyttä Excel-funktioihin, Excelin tehokäyttöä ja VBA-makrojen ohjelmointitaitoa.
Pilotista syntyi konkreettinen työväline asiakkaan käyttöön. Kalibroitavien punnusten kalibrointiprosessi ja -raportti ovat nyt yhdessä työvälineessä. Punnusten kalibrointimittausten dokumentointi ja todistusten luonti suoritetaan Excel-työvälineessä, jossa on automatisoitu aiemmin manuaalisia ja virheherkkiä työvaiheita. Excel-työvälineessä siirretään tiedot automaattisesti todistukselle VBA-makron avulla.
Työväline toimii tyypillisimpien kalibrointimittausten osalta, mutta on vielä testausvaiheessa. Todistuksen lopullinen muotoilu ja allekirjoitus jäävät vielä yrityksen tehtäväksi.
Pilotti onnistui hyvin, ja kalibrointitodistuksen muodostamiseen löydettiin tehokkaita keinoja. Erilaisten punnusten kalibrointiin liittyy paljon erilaisia käyttötapauksia, ja tarkempi määrittely olisi voinut nopeuttaa kehitysprosessia. Työvälineen lopullinen käyttöönotto yrityksessä vaatii ensin sisäistä validointia ja prosessin dokumentointia, mikä voi kestää muutaman kuukauden.
Kirjoittajat
Liisa Uosukainen työskentelee tietojenkäsittelyn lehtorina LAB-ammattikorkeakoulussa. Hän toimii IT-asiantuntijana Kehitä tietojohtamista kokeilemalla -hankkeessa ja Taloushallinnon taiturit: Modulaarinen kokonaisharjoitus -hankkeessa.
Marianne Viinikainen työskentelee taloushallinnon lehtorina LAB-ammattikorkeakoulussa. Hän toimii BI-asiantuntijana Kehitä tietojohtamista kokeilemalla -hankkeessa ja projektipäällikkönä Taloushallinnon taiturit: Modulaarinen kokonaisharjoitus -hankkeessa.
Mia Saario on lahtelaisen Tamtron Precision Oy:n HSEQ Manager.
Lähteet
evgeniafor. 2017. Weights, Weight, Scales image. Pixabay. Viitattu 1.11.2024. Saatavissa https://pixabay.com/photos/weights-weight-scales-old-rusty-2704621/
