Työelämän viestintäkanavien määrä on kasvanut nopeasti viime vuosien aikana. Sähköpostin rinnalla organisaatioissa käytetään Teamsia, intranetiä sekä erilaisia pikaviestintäsovelluksia. Digitaalisten työkalujen tavoitteena on helpottaa yhteistyötä ja nopeuttaa tiedonkulkua, mutta käytännössä viestinnän määrä ja kanavien runsaus voivat myös kuormittaa henkilöstöä. Aiemmissa tutkimuksissa on todettu, että digitaalisiin työympäristöihin liittyvät tekijät, kuten viestitulva ja jatkuva tavoitettavuus, voivat lisätä henkilöstön kuormitusta (Marsh ym. 2024). Lisäksi tutkimuskirjallisuudessa on havaittu, että digitalisaatio on lisännyt merkittävästi tiedon määrää ja johtanut ilmiöön, jota kuvataan informaatiotulvaksi, mikä vaikeuttaa olennaisen tiedon tunnistamista (Arnold ym. 2023).
Monessa organisaatiossa ongelmana ei ole enää tiedon puute, vaan sen hajanaisuus. Sama asia voidaan viestiä useassa eri kanavassa, osa tiedosta katoaa pitkiin viestiketjuihin ja osa henkilöstöstä ei välttämättä tiedä, mistä ajankohtainen tieto tulisi löytää. Tällöin haaste ei liity teknologian puutteeseen, vaan siihen, ettei viestinnälle ole muodostettu riittävän selkeitä yhteisiä toimintatapoja ja pelisääntöjä.
Kanavien määrä ei takaa toimivaa tiedonkulkua
Opinnäytetyössä tarkasteltiin logistiikka-alalla toimivan yrityksen sisäistä viestintää. Tutkimuksessa nousi esiin, että viestinnän keskeisimmät haasteet liittyivät tiedon hajanaisuuteen, osastojen väliseen tiedonkulkuun sekä epäselviin viestintäkäytäntöihin. Organisaatiossa oli käytössä runsaasti erilaisia viestintäkanavia, mutta niiden roolit eivät olleet kaikilta osin selkeitä henkilöstölle. Tämä johti tilanteisiin, joissa tieto hajautui useisiin eri kanaviin ja viestinnän seuraaminen koettiin ajoittain haastavaksi (Schroderus 2026).
Havainto ei ole poikkeuksellinen, sillä myös aiemmissa tutkimuksissa on todettu, että organisaatioissa käytetään usein useita rinnakkaisia viestintäkanavia, mikä voi vaikeuttaa tiedon löytämistä ja viestien kohdentumista oikein. Tkalac Verčičin ym. (2020) mukaan sisäisen viestinnän toimivuus ei riipu pelkästään käytössä olevien viestintäkanavien määrästä, vaan erityisesti siitä, kuinka johdonmukaisesti niitä käytetään ja kuinka selkeitä niiden käyttötarkoitukset ovat henkilöstölle. Tutkimuksessa todetaan, että useiden rinnakkaisten viestintäkanavien käyttö voi hajauttaa tietoa useisiin eri paikkoihin ja heikentää tyytyväisyyttä sisäiseen viestintään.
Selkeät viestinnän käytännöt ratkaisevat
Organisaatioissa viestinnän kehittämistä lähestytään usein uusien työkalujen ja kanavien käyttöönoton kautta. Käytännössä toimiva viestintä rakentuu kuitenkin enemmän yhteisistä toimintatavoista kuin teknologiasta. Jos henkilöstö ei tiedä, missä tieto sijaitsee tai mitä kanavaa tulisi käyttää eri tilanteissa, viestintä voi muuttua epäyhtenäiseksi ja kuormittavaksi. Selkeät viestintäkäytännöt ja yhteinen ymmärrys kanavien käyttötarkoituksista voivat vähentää tiedon hajanaisuutta sekä helpottaa henkilöstön arkea enemmän kuin uusien välineiden käyttöönotto (Pietilä 2023, 61).
Jos organisaatiossa ei ole sovittu selkeästi siitä, mitä tietoa eri kanaviin kuuluu välittää ja kuka vastaa tiedon päivittämisestä, tieto hajautuu useisiin eri paikkoihin. Tämä vaikeuttaa ajankohtaisen tiedon löytämistä sekä lisää kokemusta siitä, että viestintää on paljon, mutta olennainen tieto ei silti tavoita henkilöstöä oikeaan aikaan. Myös viestintäkanavien jatkuva seuraaminen voi lisätä työntekijöiden kuormitusta, jos viestintäkäytännöt ovat epäselviä tai tieto on hajallaan useissa eri järjestelmissä.
Kun viestinnän vastuut, käytettävät kanavat ja toimintatavat ovat henkilöstölle yhtenäiset, tiedonkulku muuttuu ennakoitavammaksi ja viestinnän seuraaminen helpottuu. Tällöin viestintä tukee paremmin työn arkea eikä kuormita henkilöstöä tarpeettomasti. Toimivan sisäisen viestinnän kannalta olennaista ei siis ole viestintäkanavien määrä, vaan se, miten organisaatiossa sovitaan yhteisistä toimintatavoista, tiedon jakamisesta ja viestinnän vastuista.
Kirjoittajat
Laura Schroderus valmistuu LAB-ammattikorkeakoulusta tradenomiksi.
Ullamari Tuominen toimii logistiikan lehtorina LAB-ammattikorkeakoulussa.
Lähteet
geralt. 2019. Altmann, G. Yhteystiedot, tiimi, toimisto. Pixabay. Viitattu 11.5.2026. Saatavissa https://pixabay.com/fi/photos/yhteystiedot-tiimi-toimisto-4017260
Marsh, E., Perez Vallejos, E. & Spence, A. 2024. Digital workplace technology intensity: qualitative insights on employee wellbeing impacts of digital workplace job demands; Frontiers in Organizational Psychology. Vol (2). Viitattu 11.5.2025. DOI https://doi.org/10.3389/forgp.2024.1392997
Pietilä, S. 2023. Case study on supporting employee engagement with internal communication. Viitattu 9.5.2026 Saatavissa https://aaltodoc.aalto.fi/server/api/core/bitstreams/2dd8a4c9-b15e-4ffb-864c-5e9792845e44/content
Schroderus, L. 2026. Sisäisen viestinnän nykytilan analyysi ja kehittämistarpeet. Opinnäytetyö, tradenomi (AMK). LAB-ammattikorkeakoulu. Viitattu 9.5.2026. Saatavissa https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2026052215692
Tkalac Verčič, D. & Sriramesh, K. 2020. Managing internal communication: How the choice of channels affects internal communication satisfaction. Public Relations Review. 46(3). Viitattu 25.5.2026. Saatavissa DOI https://doi.org/10.1016/j.pubrev.2020.101926
