Hankintojen strateginen rooli ja hankintojen merkitys kustannusten alentamisessa ovat vielä monelle vieras kokonaisuus. Hankintatoimi nähdään lähtökohtaisesti vain tukitoimintona, eikä hankintojen merkittävyyttä ole riittävästi ymmärretty. Van Weelen (2014, 170–171) mukaan hankintojen rooli organisaation strategiassa on kuitenkin kasvanut ja on alettu ymmärtää hankintojen merkitys organisaation tulostavoitteisiin nähden. Organisaatiot keskittyvät yhä enemmän ydintoimintaansa ja ulkoistavat toimintoja, jolloin hankintojen kustannustehokkuus on tärkeässä roolissa. Kun hankintastrategiaa kehitetään, pitää sen linkittyä vahvasti organisaation toimintasuunnitelmaan. Hankintojen strateginen johtaminen on kokonaisuus ja osa organisaation toimintaa, jota johdetaan tietoperusteisesti riittävillä resursseilla ja hankintaosaamisella (Valtiovarainministeriö 2020, 5).
Tietojohtaminen hankintojen kehittämisessä
Valtionhallinnossa on viime vuosina hankintojen toteuttamista digitalisoitu ja tehostettu, mikä edellyttää oikeanlaista osaamista sekä osaamistason ylläpitoa (Valtiovarainministeriö 2020, 6). Riittävän osaamisen arviointi, palveluiden kehittäminen ja oikea tilannearvion tekeminen vaativat kaikki tietoa päätöksenteon tueksi. Tiedon luominen ja välittäminen tapahtuvat vuorovaikutuksessa, joka on osa tiedolla johtamista. Tavoitteena on se, että tieto ja organisaation älykkyys ilmenevät yhteisenä ajatteluna ja vuorovaikutuksella tuotetaan parempaa älykkyyttä. Tietoa jaetaan kaikille, jotka sitä tarvitsevat. (Virtanen & Stenvall 2014, 102–103, 120, 122.)
Hankintojen johtamista voidaan tietojohtamisen keinoin kehittää ja sitouttaa hankintoja toteuttavat henkilöt tavoittelemaan yhteisiä päämääriä ja tavoitteita. Tietojohtamisessa kyse on myös oikeasta asenteesta ja sen tulisikin olla osa jokapäiväistä työskentelyä, hiljaisen tiedon ja kokemusten jakamista ja sitä kautta parhaiden käytänteiden laajempaa soveltamista. Kirjalliset ohjeistukset eivät yksistään riitä, vaan yhteisöllinen tekeminen, toimiva kommunikaatio, yhdessä oppiminen ja hiljaisen tiedon jakaminen ovat keinoja, joilla saadaan aikaan yhtenäistä laadukasta toimintaa ja ihmiset sitoutettua yhteiseen tekemiseen.
Valtiovarainministeriön (2020, 5–7) julkaisemassa kansallisessa julkisten hankintojen strategiassa todetaan, että organisaatioiden tulee edistää strategisten tavoitteiden saavuttamista hankintojen avulla, kehittää hankintaosaamista laajasti ja johtaa hankintoja tietoperusteisesti. Tältä pohjalta lähdettiin kehittämään hankintaprosessia Kaakkois-Suomen poliisilaitoksella Korhosen (2020) opinnäytetyössä, joka toteutettiin tutkimuksellisena kehittämishankkeena. Hankkeessa kehitettiin hankintaprosessia muun muassa yhtenäistämällä hankintojen toteuttamista ja keskittämällä hankintatehtäviä. Kehittämishankkeessa havaittiin, että aiemmin totutut tavat eivät enää palvele johtoa päätöksenteossa eikä toiminta ole kustannustehokasta. Tietojohtamisen keinoin hankintojen strategista roolia voidaan tulevaisuudessa kasvattaa, asettaa yhteisiä tavoitteita ja saavuttaa kustannussäästöjä.
Kirjoittajat
Päivi Korhonen on valmistunut joulukuussa 2020 tradenomiksi (YAMK) LAB-ammattikorkeakoulusta liiketalouden ja matkailun alan uudistava johtaminen –koulutusohjelmasta.
Sirpa Varajärvi toimii lehtorina LAB-ammattikorkeakoulun liiketoimintayksikössä.
Lähteet
Korhonen, P. 2020. Hankintaprosessin kehittäminen Kaakkois-Suomen poliisilaitoksella. YAMK-opinnäytetyö. LAB-ammattikorkeakoulu. [Viitattu 29.11.2020]. Saatavissa: http://www.urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2020111923432
Valtiovarainministeriö. 2020. Kansallinen julkisten hankintojen strategia 2020. [Viitattu 16.11.2020]. Saatavissa: http://julkaisut.valtioneuvosto.fi/bitstream/handle/10024/162418/Kansallinen%20julkisten%20hankintojen%20strategia.pdf?sequence=1&isAllowed=y
Van Weele, A. 2014. Purchasing and supply chain management. 6th edition. Hampshire, United Kingdom: Cengage Learning.
Virtanen, P. & Stenvall, J. 2014. Älykäs julkinen organisaatio. Helsinki: Tietosanoma Oy.
Kuvat
Kuva 1. Hassan, M. 2018. 3213924. Pixabay [Viitattu 16.11.2020]. Saatavissa: https://pixabay.com/images/id-3213924/
