Yritysvastuun merkitys on vuosien saatossa laajentunut suorien ympäristöhaittojen minimoinnista ja lakien noudattamisesta kohti kokonaisvaltaisempaa yhteiskunnallista vaikuttavuutta ja ilmastotekoja. Yritysvastuu kiinnostaa sekä henkilöstöä, asiakkaita että sidosryhmiä, ja sitä voidaan pitää kaiken hyväksytyn, kannattavan ja kestävän liiketoiminnan edellytyksenä.
Vastuullisuus edellyttää vanhojen toimintamallien uudelleenarviointia yritystoiminnan kaikilla osa-alueilla, mutta se myös mahdollistaa parannuksia sosiaalisista, taloudellisista ja ympäristönäkökulmista (Yrittäjät 2024.) Tiina Nykänen (2023) tarkasteli datan merkitystä vastuullisiin tapahtumiin liittyvässä päätöksenteossa (Kuvio 1) osana YAMK-opinnäytetyötään Vastuullinen tapahtumatuotanto ja tapahtumatuotannon kehittäminen VTT:llä.
Data ja mittarointi tukemaan tapahtumatuotannon päätöksentekoa
Tapahtumat ovat yksi yrityksen tärkeimmistä työkaluista asiakasuskollisuuden, brändikokemuksen ja työntekijöiden sitouttamisen kannalta. Koska tapahtumatuotanto vaikuttaa aina ihmisiin, vaatii resursseja ja aiheuttaa ympäristövaikutuksia, tapahtumien tuottamaa arvoa on tärkeää mitata. Yrityksillä on valtavasti sekä henkilöihin että omiin ja yritysten välisiin toimiin liittyvää dataa. Datan hyödyntäminen myötävaikuttaa toimintojen tehostamiseen ja datavastuullisuutta kannattaakin tarkastella tapahtumatuotannon yhteydessä kaikkia osa-alueita läpileikkaavana teemana. (Lyyti 2023, 8; Nykänen 2023, 12; Parikka & Härkönen 2020, 5, 13.)
Tapahtumatuotannon tärkein päätös on tarveperusteinen päätös tapahtuman järjestämisestä tai siihen osallistumisesta. Vastuullisia toimintamalleja tukevan päätöksen tueksi tarvitaan riittävästi dataa resurssitarpeista ja strategista näkemystä tapahtuman tärkeydestä. Yrityksillä on tyypillisesti useita järjestelmiä, mistä tapahtumatietoja voi kerätä. Yhtenäinen mittariston perusrunko mahdollistaa tapahtumien paremman seurannan, vertailun ja arvion onnistumisesta. Esimerkiksi hyödyllistä dataa osallistujista tulisi kerätä koko tapahtuman elinkaaren ajan. (Nykänen 2023, 10–11; Scene Arts 2024.)
Mitä dataa kannattaa kerätä
Kaikkea dataa ei kannata kerätä, vaan mittaristoon tulee valita laadullisia ja määrällisiä mittareita tapahtuman eri osa-alueilta, kuten osallistujamäärä, kokonaiskulut järjestelyjen ja matkojen osalta, osallistujakokemuksen arvo, avoin palaute ja arvioitu hiilijalanjälki. Lisäksi kannattaa valita tapahtuman tavoitteeseen suhteutettavia mittareita. Kaupallisista tapahtumista voi mitata potentiaalisten asiakkaiden määrää tai myyntiputken arvoa; henkilöstö- tai sidosryhmätapahtumista puolestaan vaikuttavuus- ja muutostavoitteita, kuten uuden oppimista tai saatua näkyvyyttä. Kerättävää dataa tai henkilötietoja tulee miettiä myös osallistujan edun ja turvallisuuden kannalta. Datan tulee olla tarveperusteista ja tietoja tulee käyttää vain tapahtumaprosessien, palveluiden, ohjelman tai asiakassuhteiden kehittämiseen. (Nykänen 2023, 15–16; Saali 2023.)
Arvokasta dataa voidaan kerätä myös luomalla tapahtumaa varten tapahtumasovellus, joka sisältää mm. verkostoitumistyökalut ja ohjelma, jolloin osallistujat tarjoavat mielellään dataa luomalla oman profiilinsa (Scene Arts 2024).
Datan systemaattinen hyödyntäminen ja läpinäkyvyys yrityksen sisällä tukevat päätöksentekoa, riittävien resurssien allokointia ja yhteistyötä sekä parantavat työn mielekkyyttä ja tapahtumatuotannon tehokkuutta. Vastuullisuutta rakennetaan tapahtuman jokaisessa vaiheessa, ja parhaat hyödyt saadaan dataa hyödyntäen.
Kirjoittajat
Tiina Nykänen on valmistunut LAB-ammattikorkeakoulun Uudistava johtaminen, insinööri (YAMK) -koulutusohjelmasta ja toimii brändi- ja tapahtumapäällikkönä VTT:llä.
Lea Heikinheimo, TkT, toimii yliopettajana LAB-ammattikorkeakoulun Uudistava johtaminen, insinööri (YAMK) -koulutusohjelmassa.
Lähteet
Lyyti. 2023. From resilience to competence – Events in 2022 and event trends of 2023. Report. Lyyti. Viitattu 1.6.2023. Saatavissa rajoitetusti https://www.lyyti.com/guides/from-resilience-to-competence-events-in-2022-and-event-trends-of-2023
Nykänen, T. 2023. Vastuullinen tapahtumatuotanto ja tapahtumatuotannon kehittäminen VTT:llä. YAMK-opinnäytetyö. LAB-ammattikorkeakoulu, teknologia. Lahti. Viitattu 8.6.2023. Saatavissa https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2023060621791
Parikka, H. & Härkönen, T. 2020. Yritysvastuu ulottuu dataan – Näkökulmia ja ehdotuksia vastuullisen datan käytön edistämiseksi. Sitra muistio. Viitattu 31.5.2023. Saatavissa https://www.sitra.fi/app/uploads/2020/10/yritysvastuu-ulottuu-dataan.pdf
Scene Arts. 2024. Tapahtumien järjestäminen – suunnittelu ja tuotanto. Viitattu 4.1.2024. Saatavissa https://scenearts.fi/tapahtuman-jarjestaminen/
Saali, H. 2023. Kuinka onnistua tapahtumamarkkinoinnissa – vinkit tapahtuman järjestäjälle. Digiportaat 2.0. Viitattu 28.3.2023. Saatavissa https://digiportaat.fi/kuinka-onnistua-tapahtumamarkkinoinnissa-vinkit-jarjestajalle/
Yrittäjät. 2024. Yritysvastuu. Viitattu 4.1.2024. Saatavissa https://www.yrittajat.fi/tietopankki/liiketoiminta/yritysvastuu/
