Horizon Europe -hankkeen hakemusvalmistelun kulmakivet

Hakemuksen valmistelu koordinaattorina Horizon Europe -ohjelmaan on tavoiteltava tilanne organisaatiolle ja projektityötä tekeville asiantuntijoille. HE-ohjelman hakemukset ovat isoja sekä euroissa että partnereiden lukumäärässä mitattuna. Yhteistyötaitoja, projektin kokonaisuuden hallintaa ja tutkimusosaamista tarvitaan etenkin, kun ollaan koordinaattorina vastuussa valmistelusta.

Tässä kirjoituksessa kerrotaan HORIZON-HLTH-2023-ENVHLTH-02 ‒ Evidence-based interventions for promotion of mental and physical health in changing working environments (post-pandemic workplaces) -hakuun lähetetyn rahoitushakemuksen valmistelukokemuksista.

Konsortio kannattaa rakentaa tarkasti

Tutkimuksen idea. Hyvän hakemuksen perustana on hyvä tutkimusidea, joka sopii tutkimus- ja innovaatiohankkeen hakukuulutukseen ja on riittävän kunnianhimoinen, tässä tapauksessa Vitality at Work. Tutkimussuunnitelman aihio perustuu idealle, joka kantaa ideavaiheesta lähtien valmiiseen hakemukseen asti ja innostaa myös partnereita.

Konsortion rakentaminen. Asiantuntijamme osallistuivat tammikuussa EU:n Horizon-ohjelman pitching- & brokerage-tapahtumaan, jossa etsittiin kumppaneita. Tapahtuman jälkeen lähetettiin Webropol-kysely potentiaalisille hankekumppaneille.

Kyselyn tarkoituksena oli selvittää yksityiskohtaisemmin organisaatioiden kompetensseja ja halukkuutta osallistua konsortioon, hakemuksen valmisteluun ja työpakettien vetämiseen. Kyselyyn vastanneiden joukosta valittiin organisaatiot, joiden kanssa käytiin kahdenväliset neuvottelut. Konsortion muodostamisessa arvioitiin etenkin partnerin soveltuvuus työpakettien toteutukseen, mutta myös  sijainti Euroopan kartalla. Kaikki vastanneet koottiin listaksi, mikä myöhemmin osoittautui kullanarvoiseksi. Valmisteluprosessin kesken jättäneen partnerin tilalle löytyi parissa päivässä listalta toinen korkeakoulu.

Ammattimainen hakemusvalmistelu. HE-hakemusten valmistelu on intensiivistä ryhmätyötä. Asiantuntijat keskittyvät sisältöön ja hakemustekstin kirjoittamiseen. Organisaation tukipalvelut vastaavasti huolehtivat hakemuksen hallinnollisista asioista, kuten partnerisopimuksista, budjetin luonnostelusta ja tietojen keräämisestä konsortion jäseniltä.

Työnjako on hyvä keskustella selväksi heti alussa. Ryhmältä vaaditaan intoa ja sinnikästä asennetta. Erityisesti HE-hakemusten valmistelussa tarvitaan vakuuttavaa sisällön ja tutkimuksen osaamista, kielitaitoa ja tohtorin tutkintoa. Neuvottelutaidot ovat tarpeen keskusteluissa konsortion kanssa. Koordinaattorin odotetaan pitävän kokonaisuuden langat käsissään ja johtavan valmisteluprosessia.

Asiantuntijoilla on oltava intoa, sinnikäs asenne ja kyky vaihtaa tempoa omassa työssä. Menestys HE-rahoitushauissa on pitkäjänteisen työn tulosta.

Siedä, veny, neuvottele

Sanapilvi olisi ehkä seuraavanlainen: tukipalvelut, riittävästi työaikaa valmisteluun, TKI-osaaminen, sisällöllinen kompetenssi, venyminen yllättävissä tilanteissa, kompromissien tekeminen, työn korkea laatu, keskeneräisyyden sietäminen, kiire, kielitaito, erilaisten kulttuurien kohtaaminen, johtaminen, konsultin palvelut, neuvottelutaidot, tohtorin tutkinto. 

Opit näkyviin. HE-hakemusvalmistelun koordinoinnista haluttiin oppia. Hakemuksen lähettämisen jälkeen keräsimme kyselyllä partnereilta palautetta valmisteluprosessista.

Saimme koordinaattorina arvosanaksi 3,5/5. Kiitokset koskivat ideaa, positiivista asennetta, yhteistyötaitoja ja hakemuksen viimeistelyä. Konsortion mukaan olisimme voineet olla itsevarmempia projektin johtamisessa ja päätösten tekemisessä. Saatu palaute kannustaa meitä LABin Hyvinvointi-yksikön asiantuntijoita tarttumaan jatkossakin vaativiin hakemusvalmisteluihin.

Lähteet 

GDJ. 2016. Johnson, G. Euroopan Unionin liput, tähdet, EU. Pixabay. Viitattu 27.6.2023. Saatavissa https://pixabay.com/fi/vectors/euroopan-unionin-liput-t%C3%A4hdet-eu-1328256/