Lean-ajattelun hyödyntäminen palveluasumisen yksikön päivittäisjohtamisessa

Päivittäisjohtaminen on työntekijöiden tukemista, ohjaamista ja valmentamista, delegointia sekä yhdessä tekemistä. Henkilöstö on organisaation merkittävin voimavara ja on siksi johtamisen osa-alueista tärkein. (Sydänmaanlakka 2012, 109–111.) Maijalan ym. (2020, 18) mukaan lean-ajattelun mukaisessa päivittäisjohtamisessa korostuu luottamukseen perustuva valmentava johtaminen. Lisäksi johtamisen tulee olla osallistavaa ja arvostavaa. Torkkola (2017, 49–50) toteaa, että visuaalisuus kuuluu lean-ajatteluun ja se tekee päivittäisjohtamisen viestinnästä tehokasta ja avointa, mistä Kanban-taulu (ks. kuva 1) on hyvä esimerkki. Taulun avulla on nähtävissä, missä vaiheessa mikäkin työ on menossa. Visuaalinen seinätaulu tuo työyhteisöön avoimuutta ja läpinäkyvyyttä, kun työntekijät näkevät helposti työtilanteen kokonaiskuvan.

Hoitotyön arjen johtamisen visuaalinen työkalu

Vänni (2024) kehitti opinnäytetyössään palveluasumisyksikön arjen hoitotyön organisointia. Työn virtauksessa oli ajoittain pullonkauloja asukkaiden avuntarpeiden samanaikaisuuden takia, jolloin asukas joutui odottamaan hoitajan apua. Päivässä oli myös hetkiä, jolloin hoitaja odotteli asukkaan avunpyyntöä.

Päivittäisjohtamisen taulun avulla pyrittiin rakentamaan asukkaiden säännönmukaisille hoivatarpeille aikaikkunoita, jolloin työtehtävät jakaantuisivat tasaisemmin koko päivälle. Lisäksi päivittäisjohtamisen taulun tavoitteena oli parantaa tiedonkulkua. Muutosvastarinta on tavallista, kun toimintatapoja lähdetään kehittämään. Taulua kehitettiin työpajatyöskentelyjen avulla, ja ensimmäisen version käyttöönotto sujui pienten hankaluuksien saattelemana. Taulun käytöstä kerättiin palautetta hoitajakokouksissa, ja paranneltu versio taulusta ja tehtäväkorteista otettiin käyttöön kahden kuukauden kuluttua ensimmäisen version lanseerauksesta. Prosessin edetessä oli nähtävissä muutosvastarinnan väheneminen taulua kohtaan, ja pian tauluun toivottiin paljon yksityiskohtaisempia asioita näkyville. (Vänni 2024, 4–5, 55–56, 59.)

Muutosvastarinnasta työprosessien sujuvoittamiseen

Kanban-taulun käyttöönotto herätti ristiriitaisiakin tunteita, ja työyhteisössä oli kehittämistyön alkuvaiheissa havaittavissa muutosvastarintaa. Taulun tarkoituksena on kuitenkin helpottaa hahmottamaan työjonossa olevat työt, keskeneräiset työt ja valmiit työt, jolloin hallinnan tunne lisääntyy ja toisaalta kaoottisuuden kokemus vähenee (Kallankari 2019, 252). Lean-ajattelu oli palveluasumisyksikössä uusi asia, ja sen tuoma muutos aiheutti epävarmuuttakin. Kallankari (2019, 32) toteaa, että osallistamalla henkilöstö muutokseen mahdollistetaan onnistunut muutos ja samalla saadaan koko organisaation osaaminen hyödynnettyä.

Lähteet

Kallankari, S. 2019. Muutoksen johtaminen arjessa. Opas sosiaali- ja terveydenhuoltoon. Helsinki: Duodecim.

Maijala, R., Eloranta, S. & Ikonen, T. 2020. Lean-ajattelu ja Lean-päivittäisjohtaminen yliopistosairaaloissa. Sosiaalilääketieteen aikakausilehti, 57 (1), 17–29. Viitattu 16.2.2024. Saatavissa https://doi.org/10.23990/sa.78049

Sydänmaanlakka, P. 2012. Älykäs organisaatio. Helsinki: Talentum.

Torkkola, S. 2017. Lean asiantuntijatyön johtamisessa. Helsinki: Alma Talent.

Vänni, H. 2024. Neuroliiton palveluasumisyksikön päivittäisjohtamisen kehittäminen Lean-ajattelun avulla. YAMK-opinnäytetyö. LAB-ammattikorkeakoulu, sosiaali- ja terveysala. Lahti. Viitattu 5.3.2024. Saatavissa https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202403043786