Oli leipomo suuri tai pieni, niin johto tarvitsee päätöksien tueksi kustannusseurannasta saatua tietoa. Yritystä ei voida johtaa tai kehittää, mikäli tieto prosesseista on puutteellista ja vanhentunutta. Kustannusseuranta ei kuitenkaan toimi ainoastaan eri alustojen tai työkalujen avulla, vaan siihen tarvitaan ammattitaitoista osaamista ja henkilökunnan panosta. Tämän vuoksi henkilökuntaa tulee kouluttaa ja heillä tulee olla tietämys siitä, miksi kustannusseurantaa tehdään ja mikä on seurannan tarkoitus.
Leipomoalan kiristynyt kilpailu luo paineita kustannusseurannan kehittämiselle
Nykypäivänä kilpailu leipomoiden välillä on kireää. Siihen vaikuttaa muun muassa myymäläleipomotoiminnan ja paistopistetoiminnan kasvu (Hyrylä 2021,3). Kuluttajat ovat nykyisin myös hintatietoisia ja sen vuoksi ostokäyttäytyminen on muuttunut. Kuluttajat suosivat alhaisia hintoja, alennustuotteita, kampanjoita ja kauppojen omia merkkejä. Samaan aikaan kansainväliset kilpailijat yrittävät vallata markkinoita tarjoamalla halvempaa hintaa kuluttajille. (Fazer 2022, 12.)
Kovan kilpailun vuoksi leipomoiden tulee oppia hyödyntämään kustannusseurannassa digitaalisia työkaluja ja alustoja, jotta tieto olisi ajantasaista ja korjaavia toimenpiteitä voidaan tehdä tarvittaessa nopeasti leipomon eri prosesseissa.
Kustannusseurannalla tehdään yritykselle säästöjä
Suikkasen (2023) tekemän tutkimuksen mukaan kustannusseurannassa tulisi olla järjestelmä, jonka avulla leipomot voivat minimoida hävikkiä, suunnitella menekkiä sekä tunnistaa kulut, jotka kohdistuvat tiettyyn tuotteeseen ja sen tuotantoprosessiin. Leipomoissa syntyy myös sivuvirtoja, joiden juurisyy olisi hyvä saada selville jo tuotantoprosessin alkuvaiheessa.
Sivuvirrat liittyvät usein hävikkiin. Hävikin syntyminen ja sen alkuperä on selvitettävä, ja lopuksi syy tulee kirjata ylös. Pitkällä aikavälillä hävikin muodostaminen syö yrityksen voittoa. Oikeanlaisella mittaamisella yritys kehittää prosessejaan, niin raaka-aine- kuin valmistuotehävikin osalta.
Johto ei ole yksin vastuussa
Leipomon tulisi löytyy sopiva tapa seurata kustannuksia yhdessä henkilökunnan kanssa. Henkilökunnalla tulee olla riittävän yksinkertaiset välineet kustannusten seurantaan. Monimutkaiset prosessit ja seurantavälineet voivat tuoda mittaus- ja motivaatio-ongelmia. Seurannan tulee olla laaja-alaista tuotannon eri prosesseissa, sillä kustannuksia syntyy monenlaista syistä. Seurannassa pitää huomioida muun muassa raaka-aineet, laitteet, tuotanto, pakkausmateriaaliat ja erilaiset tuotannon sivuvirrat.
Kustannusseurannasta syntynyt data on tärkeä tuoda esille palavereissa, jotta johdolla sekä henkilöstöllä olisi riittävästi tietoa kustannusten synnystä. Kehittämisprojektiin tulisikin osallistua leipomon jokainen työntekijä. Myös kouluttamisen tulee panostaa, jotta uuden toimintatavan käyttöönotto onnistuu.
Kirjoittajat
Tanja Suikkanen opiskelee liiketalouden tradenomiksi (YAMK) LAB-ammattikorkeakoulussa ja työskentelee Helvis Express Oy:n toimitusjohtajana.
Marianne Viinikainen työskentelee taloushallinnon lehtorina LAB-ammattikorkeakoulussa ja toimii BI-asiantuntijana Kehitä tietojohtamista kokeilemalla -hankkeessa.
Lähteet
Hyrylä, L. 2021. Leipomoala – paikallisuudesta kansainvälisyyteen. TEM toimialaraportit 2021:5. Viitattu 4.12.2023. Saatavissa https://julkaisut.valtioneuvosto.fi/bitstream/handle/10024/163670/TEM_2021_5_T.pdf
Fazer. 2022. Taloudellinen katsaus. Viitattu 4.12.2023. Saatavissa https://www.fazer.fi/globalassets/fazer-group/pdfs/talouskatsaus-2022.pdf
stevepb 2015. Buissinne, S. Kolikot, laskin, talousarvioon. Pixabay. Viitattu 4.12.2023. Saatavissa https://pixabay.com/fi/photos/kolikot-laskin-talousarvioon-1015125/
Suikkanen, T. 2023. Kustannusseurannan tehostaminen: case Leipomo Satun Makiat Oy. Opinnäytetyö. LAB-ammattikorkeakoulu. Viitattu 4.12.2023. Saatavissa https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2023120534383
